ארגונים רבים מקיימים שיחות משוב שבמהלכם מתקיים משוב דו כיווני: העובדים מקבלים משוב על ביצועיהם, ומביעים ביקורת על הארגון בכל הקשור לשיטות עבודה, שיטות ניהול ועוד.
לא מעט ארגונים שמבצעים את שיחות המשוב הללו רק כדי לסמן "וי" על כך שהשיחות אכן נערכו, אבל אין יישום מסקנות והארגון לא פועל על פי המשוב שקיבל מהעובדים.
במקום זה, ארגונים יכולים להשתמש בשיחות המשוב כדי להגדיר תהליכים המטפחים תרבות של צמיחה, וממקסמים את הפוטנציאל של מאגר הכישרונות של הארגון.
המטרה העיקרית של תהליך המשוב, היא לאתר את העובדים בעלי הפוטנציאל ולתרגם את הפוטנציאל הזה לתוצאות מוחשיות.
אלא שבפועל, חברות רבות נכשלות בשתי המשימות הללו – של זיהוי בעלי הפוטנציאל וההחלטה איך לתרגם אותו לתוצאות.
אף על פי שארגונים משקיעים מאמצים רבים כדי לזהות עובדים בעלי פוטנציאל, לעתים קרובות הם נכשלים בפעולות מעשיות לפיתוח ולניצול יעיל של כישרונותיהם.
כתוצאה מכך, תהליך המשוב מביא לעתים קרובות ליצירת מסמכי ביקורת מעוצבים בקפידה, שמאורגנים בתוך קלסרים שצוברים אבק, עד שיגיע המועד לקבלת המשוב של השנה הבאה.
כדי לשפר את התהליך, לאפשר לארגון להסיק את התובנות הנכונות מהמשוב, וליצור משוב אפקטיבי, צריך לנקוט ב-5 צעדים:
1 לקבוע דירוג ביצועים על פי מדדים ברורים:
על המנהלים לספק הערכה שמבוססת על עובדות, כלומר על הביצועים של העובד בפועל. בנוסף, ניתן לדרג את יכולות העובד על ידי הצגת מדדים התנהגותיים אובייקטיביים.
הערכת ביצועים צריכה להתבסס על יעדים שהוסכם עליהם מראש בין העובד למנהלו הישיר.
שיתוף פעולה בין עובדים למנהלים, בהגדרה של מה צריך להשיג וכיצד המשימות צריכות להתבצע, מספק מסגרת למדידת תוצאות בפועל מול יעדים שנקבעו.
2 טיפוח דיאלוג:
יש לעודד תקשורת פתוחה בין עובדים למנהלים במהלך סקירת הביצועים.
משוב שניתן בזמן אמת יכול לאפשר לעובד להבין טוב יותר את ההיגיון מאחורי ההערכות לגבי ביצועיו. כתוצאה מכך, העובד יהיה פתוח יותר לקבל את דירוג הביצועים שלו ולהיות מחויב לשיפור.
3 לבחון מעבר לביצועים נקודתיים:
ביקורת על עובד צריכה להתמקד בביצועים על פני זמן, תוך התחשבות בהיסטוריית הביצועים של העובד ולקחת בחשבון את המצבים השונים שבהם הוא פעל.
פרספקטיבה רחבה זו, מאפשרת הערכה מדויקת יותר של הפוטנציאל של העובד ושל התרומה שלו לארגון בטווח הארוך.
4 לחבר את המשוב על הביצועים ליוזמות פיתוח העובד:
חיוני לגשר על הפער בין תוצאות משוב הביצועים לבין תוכניות הפיתוח של העובדים. לשם כך יש לזהות תחומים שבהם עובדים בעלי פוטנציאל רב יכולים לשפר עוד יותר את כישוריהם ולספק להם הזדמנויות לצמיחה וקידום בארגון.
5 להקפיד על הערכה ומעקב מתמשכים:
משוב לעובדים לא צריך להיות אירוע של פעם בשנה. יש לבדוק שוב ושוב ולעדכן הערכות, כדי לשקף לעובדים שינויים בביצועים ובפוטנציאל.
