מיקסום היעילות של פרויקטים שמנוהלים על ידי מנהל משאבי האנוש, באמצעות מעקב מקוון אחר פרויקטים, הינו חיוני לצורך ניהול ופיקוח יעילים על יוזמות משאבי אנוש, משימות ופרויקטים שונים בארגון.
מינוף יעיל של מעקב מקוון אחר פרויקטים מאפשר למנהלי משאבי אנוש לייעל את תהליכי זרימת העבודה, לשפר את שיתוף הפעולה, לעקוב אחר התקדמות כל פרויקט, לשפר ולייעל את הקצאת המשאבים וכו.
כל אלה יובילו בסופו של דבר ליעילות והצלחה רבה יותר בניהול יוזמות ופרויקטים של משאבי אנוש.
להלן 5 סיבות לחשיבות שיש למעקב מקוון אחר פרויקטים במשאבי אנוש:
1 ייעול זרימת עבודה:
כלי מעקב מקוונים של פרויקטים מאפשרים למנהלי משאבי אנוש לייעל את תהליכי זרימת העבודה על ידי ריכוז מידע, משימות ומועדי פרויקט בפלטפורמה נגישה אחת.
זה מבטל את הצורך בשיטות מעקב ידניות, כגון גיליונות אלקטרוניים או דואר אלקטרוני, שעלולים לצרוך זמן רב ונוטים לבצע שגיאות.
מערכת מרכזית אחת מאפשרת למנהלי משאבי אנוש לעקוב בקלות אחר התקדמות הפרויקטים, להקצות משימות לחברי הצוות ולהבטיח עמידה בלוחות זמנים ביעילות.
2 לשפר את שיתוף הפעולה:
מעקב מקוון אחר פרויקטים מטפח שיתוף פעולה ותקשורת בין חברי צוות משאבי אנוש ובעלי תפקידי המפתח בארגון.
כלים אלה כוללים לעתים קרובות תכונות כגון עדכונים בזמן אמת, שיתוף מסמכים ואפשרויות להוספת הערות, המאפשרות לחברי הצוות לשתף פעולה בצורה חלקה ללא קשר למיקומם.
מנהלי משאבי אנוש יכולים להקצות משימות, לשתף עדכוני פרויקטים ולאסוף משוב מחברי הצוות באופן שיתופי ושקוף, מה שמוביל לשיפור הפרודוקטיביות ועבודת הצוות.
3 מעקב מקוון אחר התקדמות הפרויקט:
בעזרת מעקב מקוון אחר פרויקטים, מנהלי משאבי אנוש יכולים לעקוב מקרוב אחר ההתקדמות של יוזמות ופרויקטים של משאבי אנוש בזמן אמת.
הם יכולים לעקוב אחר אבני דרך מרכזיות, לזהות צווארי בקבוק או עיכובים פוטנציאליים ולנקוט באמצעים יזומים כדי לטפל בכל בעיה שעלולה להתעורר.
נראות של התקדמות הפרויקט מאפשרת למנהלי משאבי אנוש לקבל החלטות מבוססות נתונים, להקצות משאבים ביעילות ולהבטיח שהפרויקטים ישארו במסלול כדי לעמוד ביעדים ובמועדים שלהם.
4 לשפר לקיחת אחריות:
כלים מקוונים למעקב אחר פרויקטים מקדמים לקיחת אחריות בין חברי הצוות על ידי הגדרה ברורה של תפקידים, תחומי אחריות ותאריכים עבור כל משימת פרויקט.
מנהלי משאבי אנוש יכולים להקצות משימות לחברי צוות ספציפיים, לקבוע מועדים ולעקוב אחר ההתקדמות האישית לקראת סיום הפרויקט.
זה מטפח תרבות ארגונית של אחריות שבה חברי הצוות לוקחים אחריות על עבודתם ושואפים לעמוד בהתחייבויות שלהם, מה שמוביל להגברת הפרודוקטיביות והיעילות.
5 ייעול הקצאת המשאבים:
מעקב מקוון אחר פרויקטים מאפשר למנהלי משאבי אנוש לייעל את הקצאת המשאבים על ידי ניהול יעיל של עומס העבודה, תזמון משימות והקצאת משאבים על סמך זמינות ומערך כישורים.
הם יכולים לזהות פערי משאבים או עומס יתר, לחלק מחדש משימות לפי הצורך, ולהבטיח שהמשאבים מנוצלים ביעילות להשגת יעדי הפרויקט.
זה עוזר למנוע שחיקה, לשפר את האיזון בין העבודה לחיים האישיים, ולמקסם את היעילות הכוללת של צוות משאבי האנוש.
להלן 5 שיטות מומלצות למיקסום היעילות של פרויקטים במשאבי אנוש על ידי מעקב מקוון אחר פרויקטים:
1 לבחור את הכלי הנכון:
יש לבחור כלי מקוון למעקב אחר פרויקטים, המתאים לצרכים ולדרישות הספציפיות של צוות משאבי האנוש והארגון.
2 לספק הדרכה ותמיכה:
יש להציע הדרכה ותמיכה לחברי צוות משאבי אנוש כיצד להשתמש בכלי המקוון למעקב אחר הפרויקט ביעילות ולעודד אימוצו ושימוש בו.
3 לקבוע תהליכים ברורים:
יש להגדיר תהליכים ברורים, זרימות עבודה והנחיות לשימוש בכלי מקוון למעקב אחר הפרויקטים כדי להבטיח עקביות והתאמה בין צוות משאבי האנוש.
4 לקבוע יעדים ומדדים:
יש לקבוע יעדים, מטרות ומדדי ביצוע ברורים עבור פרויקטים ויוזמות של משאבי אנוש הנעקבים על ידי המערכת כדי למדוד התקדמות והצלחה.
5 שיפור מתמיד:
יש לסקור ולהעריך באופן קבוע את האפקטיביות של מערכת המקוונת למעקב אחר הפרויקטים, לאסוף משוב מהמשתמשים, ולהטמיע שיפורים לפי הצורך כדי להגביר את היעילות והפרודוקטיביות.
