ניהול זמן של מנהלים בארגונים עבר במהלך השנים כמה מהפיכות, אבל נראה שהמהפיכה הגדולה והמשמעותית ביותר בתחום זה התרחשה בעשור האחרון.
אם בשנת 2020 המיקוד היה בשיטות עבודה או קביעת סדרי עדיפויות למשימות ידניות, הרי שכיום, שש שנים מאוחר יותר, ניהול זמן הוא כבר לא עניין של משמעת עצמית, אלא של ניהול אנרגיה וסינרגיה טכנולוגית.
בעידן שבו הקצב הארגוני מהיר מאי פעם, מנהלים נדרשים לעבור מניהול יומן לניהול קשב אסטרטגי.
בעבר, ניהול זמן נתפס כניסיון נואש לדחוס כמה שיותר משימות לתוך 24 שעות. כיום, התפיסה הזאת התחלפה בהבנה שמנהל אפקטיבי הוא לא זה שעובד יותר שעות, אלא זה שמצליח לפנות לעצמו זמן למחשבה מסדר שני, אסטרטגיה ובניית קשרים אנושיים.
כלי הבינה המלאכותית הפכו לשותפים-מסייעים, שמאפשרים למנהלים להחזיר לעצמם את השליטה על המשאב היקר ביותר שלהם: תשומת הלב.
ממחקר של גרטנר עולה, כי בעקבות עומס היתר הדיגיטלי, מנהל ממוצע מקבל כיום כמות מידע הגדולה פי חמישה מזו שקיבל ב-2020.
ללא סינון טכנולוגי, כ-40% מזמן העבודה מתבזבז על אדמיניסטרציה, תיאומים וחיפוש מידע. ממחקר של מקינזי עולה, כי לוקח למנהל, בממוצע 23 דקות לחזור לריכוז מלא לאחר הפרעה.
ארגונים שלא מטמיעים תרבות ארגונית של קביעת זמן לעבודה בלבד ללא הסחות (Deep Work) חווים ירידה של כ-20% בפריון הניהולי.
אם כן, איך משפיעה הבינה המלאכותית על לוחות הזמנים. ממחקר של דלויט עולה, כי מנהלים המשתמשים ביישומי בינה מלאכותית לניהול זמן, חוסכים בממוצע 12 שעות שבועיות, אותן הם מפנים ליוזמות צמיחה.
בימים אלה, הבינה המלאכותית היא לא רק יומן חכם, היא מערכת חיזוי אקטיבית.
להלן 3 דרכים בהן משמשת הבינה המלאכותית כשותפה לניהול זמן חכם:
1 תזמון מבוסס שעות ריכוז:
מערכות בינה מלאכותית מנתחות את דפוסי הפריון של המנהל ומשבצות משימות מורכבות בשעות שבהן הוא בשיא הריכוז שלו, תוך חסימת זמן שקט ביומן באופן אוטומטי.
2 סיכום וניהול פגישות:
במקום להשתתף בכל פגישה, מנהלים נעזרים בבינה מלאכותית שמסכמת עבורם את עיקרי הדברים, מסיקה ומעבירה משימות לביצוע ומדגישה נקודות הדורשות החלטה.
ממחקר של PwC עולה, כי זהו הכלי המשמעותי ביותר לצמצום 'אינפלציית' הפגישות.
3 ניהול קשב דינמי:
הבינה המלאכותית מתפקדת כפילטר הודעות חכם, המציף רק את המידע הדחוף והחשוב ביותר ומשהה את הרעש הדיגיטלי לשעות פחות עמוסות.
האתגר של מנהל משאבי האנוש כיום הוא להפוך את ניהול הזמן לערך תרבותי.
להלן 2 צעדים שמאפשרים להפוך את ניהול הזמן לערך בתרבות הארגונית:
1 מדידת אימפקט ולא נוכחות:
ממחקר מכון של גאלופ עולה, כי עובדים ומנהלים המוערכים לפי תוצאות ולא לפי שעות עבודה, מדווחים על מחוברות גבוהה בכ-33%.
2 זכות הניתוק ככלי להגבר פרודוקטיביות:
בניית נורמות ארגוניות המאפשרות שעות של ניתוק מהעבודה ללא ייסורי מצפון, כדי למנוע שחיקה ולשפר את איכות קבלת ההחלטות.
בשורה התחתונה, ניהול זמן הוא כיום המבחן החשוב ביותר של הניהול המודרני.
השימוש בבינה מלאכותית מאפשר להוציא את הרובוט מהאדם ולהחזיר למנהל את היכולת להיות אנושי, יצירתי ואסטרטגי.
הארגונים המצליחים יהיו אלה שישכילו לרתום את הבינה המלאכותית כדי לייצר לעצמם את אמצעי הניהול והעבודה החשוב מכולם: זמן לחשוב.
