הצורך לגייס מספר משמעותי של עובדים בו זמנית, בין אם למחלקה חדשה, לצורך גיוס עונתי, פרויקט גדול שהחברה זכתה בו או התרחבות מהירה של החברה, מציב אתגר ייחודי לכל מנהל משאבי אנוש.
גישה אקראית להליך הגיוס יכולה להוביל לחוסר יעילות, חוויות מועמדים גרועות ותחלופה יקרה.
לפני פרסום מודעת הדרושים הראשונה, מנהל משאבי אנוש חייב לנקוט בשלושה צעדי הכנה קריטיים כדי להבטיח שתהליך הגיוס בנפח גבוה יהיה אסטרטגי, יעיל ומוצלח.
להלן 3 צעדים שעל מנהל משאבי אנוש לנקוט לפני תחילת הליך גיוס של קבוצה גדולה של עובדים חדשים:
1 ביצוע תכנון כוח אדם קפדני והערכת צרכים עכשוויים ועתידיים:
לפני תחילת גיוס המוני, מנהל משאבי אנוש חייב לקבל בהירות מוחלטת לגבי מה נדרש.
זה כרוך בעבודה צמודה עם ראשי מחלקות כדי להתקדם מעבר לבקשות פשוטות לספירת כוח אדם. ליבת שלב זה היא תכנון כוח אדם והערכת צרכים מפורטת.
מנהל משאבי אנוש צריך לזהות את התפקידים המדויקים, את ההתפלגות הנדרשת בין המחלקות, את תאריכי ההתחלה האידיאליים, ובעיקר לדעת מהו התקציב הדרוש.
חשוב מכל, עליו להגדיר את כישורי הליבה והכישורים שלא ניתן להתפשר עליהם, עבור כל הצוות.
לדוגמה, האם לגייס 50 נציגי מוקד שירות שחייבים להיות בקיאים במערכת CRM חדשה, האם לגייס 30 מפתחי תוכנה הנדרשים להיות בעלי ידע ומומחיות בשפת תוכנה ספציפית ועוד.
תיעוד נתונים ספציפיים אלה מאפשר לצוות משאבי האנוש ליצור תיאורי תפקידים סטנדרטיים ומדויקים ולמקד את מאמצי האיתור שלהם, ובכך למנוע בזבוז זמן על מועמדים לא מתאימים בהמשך.
תיאום זה מבטיח שמחפשים את המספר הנכון של מועמדים בעלי האיכות והכישורים הנכונים.
2 ביקורת והרחבה של תשתית הגיוס הקיימת:
תהליך גיוס שתוכנן לגיוס של מועמד אחד או שני מועמדים בחודש, יכסה את הלחץ של עשרים או שלושים בבת אחת.
לכן, מנהל משאבי האנוש חייב לבקר ולהרחיב את תשתית הגיוס הקיימת שלו כדי להתמודד עם הנפח הגבוה.
זה כרוך בהערכת כל שלב בפייפליין, החל ממערכת מעקב אחר המועמדים. יש לבדוק האם מערכת המעקב אחר מועמדים הנוכחית יכולה להתמודד עם הגיוס ההמוני הצפוי של מאות ואף אלפי בקשות, בלי לקרוס או לבלבל את צוות הגיוס.
על מנהל משאבי האנוש גם לתקנן מדריכי ראיונות ומדדי ניקוד כדי להבטיח הוגנות ועקביות בין פאנלים מרובים של ראיונות.
יתר על כן, יש לוודא ולהכשיר משאבים נוספים. לכן יש לבדוק האם יש צורך באנשי צוות גיוס זמניים, לוודא זמינות של מספיק חדרי ראיונות, או רישיונות לתוכנות של פגישות וירטואליות וכדומה.
אי-הרחבת התשתית תיצור צווארי בקבוק במיון ובראיונות מועמדים, מה שיוביל לאיטיות בהליך הגיוס ולחווית מועמדים גרועה שתגרום למועמדים טובים לנשור לפני תום ההליך.
3 לקבוע פרוטוקולי תקשורת ברורים והליך קבלת החלטות:
גיוס בנפח גבוה כרוך באופן טבעי בהרבה 'חלקים נעים', בהם מגייסים מרובים בחברות השמה, אנשי צוות גיוס רבים וכדומה.
כדי לשמור על מומנטום ולמנוע בלבול, על מנהל משאבי האנוש לבסס פרוטוקולי תקשורת ברורים ומדרג קבלת החלטות מוגדרים מראש.
המשמעות היא לקבוע מי מקבל את החלטת הגיוס הסופית עבור אילו תפקידים, קביעת הסכם רמת שירות קפדני לגבי כמה מהר מנהל הגיוס חייב לספק משוב לאחר ריאיון, וקביעת התדירות והפורמט של עדכוני סטטוס.
על המנהל ליצור מעין מדריך להליך הגיוס, המהווה מקור יחיד להגדרת דרכי הפעולה עבור כל התבניות, סטנדרטים למכתבי הצעות ונהלי בדיקת רקע נדרשים.
תקשורת עקבית ושקופה, פנימית בין צוות הגיוס, וחיצונית עם המועמדים, היא הבסיס למאמץ גיוס המוני יעיל. תקשורת כזאת מבטלת את הפוטנציאל לסיוט לוגיסטי והופכת אותו למכונה משומנת היטב.
