הפקת אירועים: מגשימים את חלומות הארגונים

הפקת אירועים: מגשימים את חלומות הארגונים

רונן גליק, מנכ"ל 'רונן הפקות': "קודם כל אומרים 'כן' ואחר כך שוברים את הראש איך לבצע. אין דבר כזה בלתי אפשרי"; "הלקוח אף פעם לא ייצא מאוכזב"

שיתוף
רונן גליק, מנכ

רונן גליק, מנכ"ל רונן הפקות

"חברת ביטוח מסוימת ביקשה שנארגן עבורם יום כייף לעובדים, הכולל ארוחת צהריים בשטח עם בשר על האש וגם טיפוס צוקים. יש מקום מסויים באיזור מדבר יהודה מתחת לישוב ענתות, בו נמצא קיר הטיפוס הגדול ביותר בארץ, והוא מאושר על ידי התאגדות המטפסים בארץ", מספר רונן גליק, המנכ"ל והבעלים של חברת רונן הפקות, שיציג בכנס משאבי אנוש שיתקיים ב-21 באוקטובר בכפר המכביה.

"פרויקט כזה דורש הרבה מאוד משאבים. ראשית, הביטוח שלנו כחברת הפקה הוא מאוד יקר, כולל הביטוח שעשינו לכל עובד.

"שנית, שכרתי אדם שיעסוק רק בפרויקט הזה במשך שבוע שלם, כולל כל האישורים הרפואיים של כל עובד ועובדת, וכל האישורים של מרכז הטיפוס הישראלי ועוד.

"מדובר באישורים שמחייבים עמידה בקריטריונים מאוד נוקשים. העובדים היו צריכים לעבור בדיקות מאמץ, בדיקות לב, וכו. בנוסף, היה צורך לשכור את החברה שעוסקת בטיפוס. כלומר היו כאן הרבה מאוד מרכיבים וקריטריונים שלא נמצאים בהפקה רגילה.

"ידעתי מראש שהעלויות יהיו גבוהות, ושיקח זמן להתארגן עם כל האישורים. לשם המחשה, קבלת כל האישורים לבדה, עוד לפני כל דבר אחר, דרשה עבודה של כשבועיים שלושה. ולמרות האתגרים מבחינת הלוגיסטיקה, האישורים, הביטוחים, עלויות וכו, עמדנו בזה.

"לאחר הטיפוס היתה ארוחת הצהריים. עובדי חברת הביטוח (הלקוח) נהנו מאוד, ובחרו בנו לחברה שתבצע את ימי הכייף הבאים שלהם".

תוכל לתת דוגמה למקרה בו התרחשה תקלה והתמודדתם איתה בזמן?

"ארגנו אירוע עם פארק חבלים שהקמנו על פי בקשת הלקוח. במהלך האירוע התבקשנו להקרין קטע וידאו למוזמנים. האירוע היה ביום שישי בשעה 14.00. יום לפני כן הזמנתי את הספק עם המקרן כדי לוודא שאור השמש לא יפגע באיכות הצפייה בסרטון.

"במהלך הבדיקות הכול נראה בסדר, אבל למחרת באירוע עצמו התברר לי שהצפייה לא טובה מספיק. כלומר לא רואים מספיק טוב. לא כפי שקיווינו. הייתי חייב למצוא מייד פתרון.

"ביום שישי בשעה 12.00 בצהריים שלחתי את החבר'ה של המשרד שלי אל ספק טלוויזיות ומסכים. הוצאתי אותו מהחנות והוא סיפק לי שני מסכים של 50 אינטש כל אחד, כדי שניתן יהיה להקרין כראוי.

"כלומר, על אף כל הבדיקות המקדימות שעשינו, בסופו של דבר האחריות היא עלי. אני לא משאיר את הלקוח באוויר. הלקוח אף פעם לא ייצא מאוכזב".

מהי בעצם ליבת הפעילות שלכם?

"אנחנו חברת הפקות ואירועים. מפיקים את כל האירועים שחברות חולמות עליהם, בכל הארץ".

יש דברים שלא תעשו?

"אנחנו אף פעם לא אומרים ללקוח 'לא'. גם לדברים הכי מוזרים ומשוגעים שיש, אנחנו אומרים 'כן' ואחר כך שוברים את הראש איך לבצע. אני לא רק מבטיח אלא גם מקיים".

מהן הפעולות החשובות ביותר שאתם מבצעים כדי להכין אירוע?

"לפני שמתחילים אירוע, הדבר הראשון והחשוב ביותר הוא לבצע סיור מקדים במיקום המיועד. ועדיף לעשות את הסיור המקדים עם הלקוח עצמו, כדי לוודא שהם יודעים מה המיקום ושזה בדיוק מה שהם רוצים.

"יתרה מכך, חייבים להגיע בדיוק בשעות שהלקוח רוצה לקיים את האירוע. לדוגמה, אם הוא רוצה לקיים את האירוע בזריחה, צריך לעשות סיור מקדים במקום בשעות הזריחה.

"גורם נוסף הוא הקפדה על השגת כל האישורים. בראש ובראשונה אישורים מהמשטרה ואם זה בשטח אז גם אישורים של רשות שמורת הטבע והגנים וכו'.

"הגורם השלישי הוא כפי שכבר הזכרתי, לא אומרים 'לא' ללקוח. קודם כל אומרים 'כן' ואחר כך שוברים את הראש איך לבצע. הגענו למסקנה שכל דבר הוא בר ביצוע.

"אנחנו אוהבים שאנשים מגיעים רגועים ולא צריכים לדאוג לאישורים, להגברה, לתאורה, לאוכל וכו'. אנחנו עושים הכול".

איזה סוגים של אירועים עשיתם ואתם עושים?

"אירועי חברה, טיולי ג'יפים, טיולי רייזרים (ג'יפים פתוחים), טיפוס צוקים, מסעות אופנים אתגריים, 'מלחמות' לייזר תג ועוד.

"בנוסף, אנחנו עובדים בשיתוף פעולה עם חברה שמבצעת משחקי חשיבה בשטח למבוגרים. כולל שאלות מנחות, ומשחקים היתוליים ועוד. הכול יכול להתבצע בשטח, גם תוך כדי נסיעה בג'יפים.

"במסגרת האירועים שאנחנו מפיקים החברה שלנו מעניקה שירותי קייטרינג בשטח, כולל שולחנות עם מפות. הכול ערוך בצורה מכובדת, ברמה גבוהה ובאווירה חגיגית".

אילו מרכיבים היית אומר שחייבים להיות בכל הפקת אירוע לארגון, כדי שהוא יצליח?

"ראשית כל, סיור לוקיישן זה חובה. לא ניתן לבצע אירוע בלי לבדוק קודם כל במסגרת סיור מכין, את המקום שהאירוע מיועד להיות בו. שנית, יש לדאוג מראש לכל האישורים מהמשטרה, מרשות שמורות הטבע וכו, ולא פחות חשוב: ביטוח.

"המרכיב השלישי הוא ספקים. חייבים לעבוד עם ספקים טובים ומוכחים שעבדת איתם בעבר, ושאם אנחנו מבקשים מהם דברים ספציפיים, נקבל בדיוק את מה שרצינו.

"זה מה שעושה את ההבדל בין אירוע מוצלח לאירוע לא מוצלח. ברגע שעובדים עם ספקים שכבר הוכיחו את עצמם בעבר, אני יודע שהאירוע יעבור בצורה הטובה ביותר.

"בשורה התחתונה, הדבר החשוב ביותר הוא הגשמת כל החלומות לארגון. גם אם זה דורש כוח אדם ייחודי. כאמור, אנחנו קודם כל אומרים 'כן' ואחר כך שוברים את הראש איך לבצע. וכפי שציינתי אין דבר כזה בלתי אפשרי".

תוכלו לפגוש את רונן גליק ולשמוע עוד על האירועים שחברתו מפיקה לארגונים, בכנס משאבי אנוש שיתקיים ב-21 באוקטובר בכפר המכביה

אירוע סוף שנה למנהלי משאבי אנוש

אין תגובות

השאר תגובה