"מנהלי משאבי אנוש מתמודדים עם האתגר להביא ערך שונה לארגון. הם מביאים אתם את עולם ההדרכה וההטמעה ולא רק דטה בייס, ומתמחים בתהליכים עסקיים רבים", כך פתח ארנון ברזילי, מנהל מכירות פתרונות עסקיים באורקל, את הרצאתו בכנס חדשנות בטכנולוגיות HR שנערך במלון דיויד אינטרקונטיננטל בתל אביב.
אורקל היא חברת מערכות מידע המעסיקה 108 אלף עובדים ב-146 מדינות. לדבריו של ברזילי, כאשר החברה מבקשת להכניס מערכת מחשובית חדשה לשימושם של העובדים – הצורך החשוב ביותר הוא לדעת איך להטמיע אותה בהצלחה בקרב העובדים. "כשארגון מבקש להשתמש בתוכנה חדשה מדברים הרבה על הפונקציונליות שלה, אך מחקרים מוכיחים שאחוז גבוה מההצלחה שלה טמון בשאלה האם המשתמשים יודעים להשתמש בה", אמר. "אם משתמש הקצה, בכל מחלקה בחברה, לא משתמש במערכת כמו שצריך – ההטמעה לא תצליח".
לצורך כך הדגים ברזילי את מערכת UPK, שמטרתה לסייע לעובדים בכל הנוגע ללמידת תוכנות ובשימוש בהן, מרמת הדפסת מסמך בוורד ועד שימוש מורכב בכל תוכנה אחרת. המערכת הנה מעין מדריך וירטואלי הנוצר בלחיצת כפתור: באמצעות הקלטה או צילום של המסך, והיא מכוונת את העובד פעולה אחר פעולה, תוך שימוש בשפה הארגונית כדי להקל על העובד.
סרט הוידאו נוצר כאשר המערכת יודעת לזהות איזה מקש במקלדת נלחץ ואיזה פעולות נעשו עם העכבר. כך למעשה מתועדים כל שלבי ההדרכה. יש חלון שמדריך אותי איך לבצת את פעולת ההדפסה. צילום הפעולות נעשה בלחיצת כפתור אחת, ללא צורך בעריכה עצמית של "מדריך למשתמש" הקיים כיום בארגונים, לאחר שגוזרים את תמונות המסך, מדביקים ומשתמשים בתוכנת "צייר".
ארגונים רבים אינם אוהבים לבחון את עובדיהם. אך במערכת יש גם אפשרות לבחון את המשתמש ואת רמת הידע שלו במערכת, ובהתאם למספר השגיאות מסתכם ציון. ברזילי ציין שהיתרון הגדול של הבחינה היא האפשרות לבחון גם את יכולת ההטמעה האמיתית של התוכנות. בנוסף, לכל החוששים: הבחינה ידידותית לעובד, וכאשר אם הוא שוגה בפעולה מסוימת – המערכת מעלה "פופ אפ" שמתריע על שגיאה שביצע, ומכוונת אותו לכפתור הנכון.
שירות עצמי
לאחר שהעובד עבר את המבחן והוא הוסמך להשתמש במערכת באופן עצמאי, הוא יכול להמשיך ולקבל הדרכה והכוונה על ידי המערכת. כאשר ממקמים את הסרטון בפורטל הפנימי המאובטח של החברה, הנגישות אליו היא תמידית ולכולם. כך שגם אם שכחנו כיצד לבצע הפעולה מסוימת, ניתן לקבל מענה מיידי.
המערכת מתאימה ל-50 משתמשים וגם לעשרות אלפים של משתמשים. לסיום, סיכם ברזילי את הרצאתו בהצגת האתגרים בה עומדת המערכת:
אתגר 1 – ניהול סיכונים. כי יש שליטה בתהליך ההטמעה, וישנו תהליך של לימוד תמידי ללא הגבלה.
אתגר 2 – הפחתת עלויות. יצירת תשתית לימוד אחידה לכלל המערכות בארגון והגדלת יעילות העבודה. הצורך לפנות למחלקת התמיכה של החברה פוחת בהרבה, לאחר שהמערכת מדריכה את המשתמש. הפחתת עלויות לימוד, ללא כיתה ועזרים, וללא כתיבת מסמכים. הכל בשירות עצמי.
אתגר 3 – קיצור משך זמן ההכשרה הנדרש לאימוץ תוכנות.
"הבעיה בארגונים היא שיש ידע על תוכנות שנצבר רק אצל עובד אחד", אמר." יש מומחה אחד לאקסל.. למה שהמידע הזה לא יהיה זמין לכולם?".
