ניהול זמן ותפוקת עובדים הם מהאתגרים המרכזיים של מנהלי משאבי אנוש בעידן העבודה ההיברידית.
כאשר מנהלים חשים כי העובדים אינם מנצלים את הזמן ביעילות, התפקיד של מנהל משאבי האנוש אינו להפוך לשוטר, אלא לבנות מערך מדידה חכם ולספק כלים לשיפור.
להלן 4 צעדים למדידת מידת היעילות של ניהול זמן העובדים:
מדידה אפקטיבית אינה מתמקדת בספירת שעות נוכחות, אלא בבחינת ערך ותפוקה. חברות המחקר המובילות מציעות כמה כלים ומתודולוגיות למדידת ניהול הזמן.
1 ניתוח נתוני עבודה דיגיטליים:
החוקרים של חברת המחקר גרטנר מצביעים על עלייה בשימוש בכלי ניתוח פרודוקטיביות המנטרים מדדים פסיביים, לרבות זמן תגובה לאימיילים, משך פגישות וזמן עבודה מרוכז באפליקציות ליבה.
2 מדדי תפוקה ותוצאות:
במקום למדוד תשומות, חברת מחקר מסויימות, בהן חברת מקינזי, ממליצות להתמקד בתוצאות.
הגדרת יעדים ברורים מאפשרת לזהות האם העובד עומד בלוחות הזמנים ובאיכות הנדרשת, ללא קשר למספר ההפסקות שלקח.
3 סקרי מחוברות והערכה עצמית:
ממחקרים של חברת גאלופ עולה, כי קיים קשר ישיר בין רמת המחוברות של העובד לארגון לבין יעילות ניצול הזמן שלו.
סקרים תקופתיים יכולים לחשוף מרכיבים שהם 'זוללי' זמן ארגוניים, כמו בירוקרטיה עודפת או עומס פגישות.
4 בחינת עומסים אובייקטיבית:
מחקר של חברת PwC מדגיש את החשיבות של מיפוי תהליכים כדי לבדוק אם חוסר היעילות נובע מחוסר מיומנות של העובד, או שמא מתהליכים ארגוניים מסורבלים המעכבים אותו.
אם כן, איך יכול מנהל משאבי האנוש לתקן את חוסר היעילות ולקדם יעילות גבוהה של ניהול זמן.
להלן 4 מישורים בהם על מנהל משאבי האנוש לפעול במקרים בהם מתברר שניהול זמן העובדים אינו יעיל:
1 תרבות ארגונית של 'צום פגישות' וצמצום רעשים:
ממחקר של דלויט עולה, כי עובדים רבים חווים עומס קוגניטיבי בשל ריבוי משימות ופגישות מיותרות.
מנהל משאבי האנוש יכול להוביל מדיניות של ימים ללא פגישות או קיצור פגישות מ-60 דקות ל-25 דקות.
2 הכשרות וסדנאות לניהול זמן:
אספקת כלים פרקטיים לעובדים, הקניית מיומנויות כמו תיעדוף משימות, וניהול יומן חכם.
3 הטמעת טכנולוגיות ואוטומציה:
לעיתים הזמן אינו מנוצל ביעילות כי העובדים תקועים במשימות ידניות שחוקות. שילוב כלי בינה מלאכותית ואוטומציה יכול לפנות זמן יקר לעבודה מהותית.
4 שיחות משוב ממוקדות:
הנחיית המנהלים הישירים לקיים שיחות אחד על אחד שאינן ביקורתיות, אלא תומכות, במטרה להבין את חסמי הפרודוקטיביות (כמו למשל שחיקה או חוסר בהירות של המשימות).
בשורה התחתונה, ניהול זמן לקוי הוא לרוב סימפטום ולא הבעיה עצמה. מעבר ממדידת תשומות למדידת תפוקות, יחד עם יצירת סביבת עבודה המפחיתה הסחות דעת, יאפשרו למנהלי משאבי האנוש להזניק את הפרודוקטיביות הארגונית בצורה בריאה ולאורך זמן.
