בעולם ניהול משאבי האנוש והשכר בישראל, תהליך ההפקדה החודשי לקרנות הפנסיה, קופות הגמל וביטוחי המנהלים הפך מורכב ועתיר רגולציה, במיוחד מאז כניסת חובת הדיווח במבנה אחיד.
כדי לחסוך זמן יקר ולהימנע מהתעסקות בירוקרטית, ארגונים רבים בוחרים להיעזר בגורמים מתפעלים, לרבות סוכנויות הסדרים או חברות תפעול פנסיוני.
גורמים אלה מקבלים מהמעסיק את קבצי השכר ואת הכספים, גם את חלק העובד וגם את חלק המעסיק, ואמונים על פיצולם, שיוכם וניתובם לגופים המוסדיים השונים.
אבל כאשר מתרחש עיכוב בהעברת הכספים מצד הגורם המתפעל, המעסיק מוצא עצמו חשוף לקנסות, ריביות פיגורים ואף לסנקציות פליליות, גם אם מבחינתו הכסף יצא מחשבון החברה במועד.
מיקור חוץ של תהליכי שכר וניהול סיכונים:
מחקרים של חברות הייעוץ הגלובליות מצביעים על כך שהשימוש במיקור חוץ בתחומי השכר והפנסיה חוצה מגזרים, אך מלווה באתגרי בקרה משמעותיים.
אימוץ מיקור חוץ בארגונים קטנים וגדולים:
ממחקרים של דלויט עולה, כי כ-62% מהעסקים הקטנים והבינוניים מסתמכים על ספקים חיצוניים לניהול תפעול השכר וההטבות הפנסיוניות בשל מחסור בכוח אדם מיומן.
עם זאת, גם כ-45% מהארגונים הגדולים משתמשים בגורמים מתפעלים כדי לנהל ריבוי קופות, סוכנים ומסלולים מורכבים של מאות עובדים.
פערי בקרה וסיכוני ציות:
מחקרים של PwC חושפים כי יותר מ-38% מהחברות המבצעות מיקור חוץ לתהליכי שכר ופנסיה אינן מבצעות בקרה חודשית מלאה על אישורי הקליטה הסופיים של הכספים.
כתוצאה מכך, תקלות טכניות או עיכובים מתגלים רק לאחר שמתקבלות התראות על פיגורים.
העלות הכלכלית של טעויות תפעול:
ממחקרים של גרטנר מצביעים על כך שארגונים המטמיעים מערכות בקרה אוטומטיות לניטור ספקי שכר ופנסיה מצמצמים בכ-70% את החשיפה לקנסות רגולטוריים ולאובדן זכויות עובדים.
הזווית המשפטית והניהולית – איך ניתן להמנע מקנסות ואיחורים:
על פי חוק הגנת השכר ותקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים בישראל, החובה להפקיד את הכספים עד ה-15 בחודש חלה ישירות על המעסיק.
מבחינת החוק וקרנות הפנסיה, הגורם המתפעל הוא שלוח של המעסיק. לכן, העברת הכסף בזמן לסוכנות אינה פוטרת את המעסיק מאחריות, אם הכסף לא נקלט בזמן בקרן הפנסיה. מצב זה מוגדר גם כהלנת שכר.
להלן 4 צעדים שעל מנהלי משאבי האנוש וחשבי השכר לנקוט כדי להגן על הארגון מפני תרחיש של איחור בהפקדת הכספים לביטוחים הפנסיוניים:
1 להקדים את מועד ההעברה לסוכנות:
יש להעביר את קבצי השכר והכספים לגורם המתפעל לכל המאוחר עד ה-5 או ה-7 בחודש, כדי להותיר מרווח ביטחון של מספר ימי עסקים לטיפול בתקלות טכניות או שגיאות נתונים לפני ה-15 בחודש.
2 דרישת היזון חוזר (משוב מסכם) חודשי:
אין להסתפק באישור שהכסף הועבר לסוכנות. יש לדרוש מהסוכנות להעביר מדי חודש את אישורי הקליטה הרשמיים מהגופים המוסדיים, המוכיחים כי הכסף שויך בפועל לחשבונות העובדים.
3 הסכם התקשרות (SLA) מחייב ושיפוי:
יש לעגן בהסכם מול הגורם המתפעל, כי כל איחור בהעברה שמקורו ברשלנות או בעיכוב של הסוכנות, יחייב אותה בשיפוי מלא של המעסיק בגין ריביות פיגורים, קנסות מנהליים או פגיעה בכיסוי הביטוחי של העובדים.
4 הפרדת חשבונות ובקרה שוטפת:
יש לוודא כי הכספים מועברים לחשבון נאמנות ייעודי של הסוכנות ולא לחשבונה השוטף.
כמו כן, יש למנות גורם פנים ארגוני שאחראי לבדוק ב-16 בחודש שכל ההפקדות נקלטו ללא חריגים.
בשורה התחתונה, הסתייעות בגורם מתפעל היא כלי ניהולי יעיל עבור משרדים קטנים וחברות גדולות כאחד, אבל היא אינה פוטרת את המעסיק מהאחריות המשפטית.
שילוב של הסכם שירות הדוק, לוחות זמנים מוקדמים ובקרה חודשית קפדנית יבטיחו את זכויות העובדים וימנעו מהארגון קנסות מיותרים.
