בניית תוכנית מפורטת לקליטת עובד חדש מרחוק, שמתפרסת על פני שנה שלמה, היא המפתח למניעת עזיבת עובדים חדשים מרחוק, לפני שחלפה שנה מיום הצטרפותם לחברה.
תוכנית כזאת צריכה לכלול תוכניות משנה שהן למעשה משימות שיבוצעו בשלבים, כאשר בכל שלושה חודשים מיושמת תוכנית משנה אחרת, מתקדמת יותר.
כאמור, התוכנית מחולקת לרבעונים לא קלנדריים (שלושה חודשים ברבעון), עם הפרדה ברורה בין פעולות המתבצעות על ידי הבינה המלאכותית לבין תפקידם של מנהל משאבי האנוש והמנהלים בארגון בנושא אמפתיה וגישה אנושית.
השילוב של הבינה המלאכותית מאפשר למנהל משאבי האנוש להיות בכל מקום בלי להתעייף.
הבינה המלאכותית היא זו שעושה את הניטור והאדמיניסטרציה, ומנהל משאבי האנוש נכנס לתמונה בדיוק ברגעים שבהם העובד זקוק למילה טובה, לעצה מקצועית או לתחושה שמישהו באמת רואה אותו.
להלן רשימת משימות אסטרטגית לקליטת עובד חדש מרחוק בשנת 2026 – שנת הקליטה הראשונה:
רבעון 1 (חודשים 1-3): נחיתה רכה וביטחון טכנולוגי:
המטרה: הפחתת חרדה ויצירת פרודוקטיביות מהירה.
תרומתה של הבינה המלאכותית: שליחת חבילת קבלת פנים דיגיטלית מותאמת אישית שבוע לפני תחילת העבודה.
הפעלת עוזר אישי מבוסס בינה מלאכותית למענה על שאלות טכניות ושאלות לגבי נהלים, בכל שעות היממה.
הקצאת מסלול למידה במיקרו-למידה הכולל סרטונים קצרים ומבחנים.
תרומתו של מנהל משאבי האנוש: שיחת ברוך הבא אישית ביום הראשון, במסגרתה יש להתמקד בחזון ובתרבות הארגונית, לא בנהלים.
מינוי חונך חברתי: יש למנות עמית שישמש כחונך חברתי לעובד החדש מרחוק, כדי ליצור חיבור אנושי ראשוני בצוות.
הגדרת הצלחות קטנות: יש לקבוע יעדים ברי-השגה לחודש הראשון כדי לייצר תחושת מסוגלות.
רבעון 2 (חודשים 4-6): מניעת תסכול מהעובד החדש וצניחת המוטיבציה:
המטרה: זיהוי סימני ניתוק וחיזוק המקצועיות. בדרך כלל, כחצי שנה לאחר תחילת העבודה, עובדים חדשים מתחילים לחוש ניתוק ותסכול.
הם כבר לא נחשבים לעובדים חדשים ולכן כבר יש פחות להיטות לעזור להם. במקביל, הם מתחילים להחשף לתופעות שליליות שעד אז נמנעו מהם.
תרומתה של הבינה המלאכותית – ניתוח הסנטימנט. ברגע שהמערכת מזהה ירידה במעורבות העובד החדש, דרך הערוצים הדיגיטליים, היא שולחת התרעה למנהל משאבי האנוש.
מעקב ביצועים חכם: בשלב זה, הבינה המלאכותית מציגה למנהל משאבי האנוש את תמונת המצב האובייקטיבית על קצב הלמידה של העובד החדש מול היעדים.
תרומת מנהל משאבי האנוש: בחודש החמישי לעבודתו של העובד החדש, על מנהל משאבי האנוש לקיים איתו שיחה עמוקה, כדי לבדוק האם התפקיד הוא מה שהוא ציפה שיהיה ואיך הוא מרגיש מבחינה חברתית. זהו הזמן הקריטי למנוע עזיבה.
משוב 360 ראשון: יש לאסוף חוות דעת מהעמיתים ושיקופן לעובד בצורה בונה.
רבעון 3 – (חודשים 7-9) – השתרשות חברתית וצמיחה:
המטרה: יצירת חיבורים מחוץ לצוות האורגני ופיתוח קריירה.
תרומתה של הבינה המלאכותית: מיפוי מיומנויות וכישורים. בשלב זה, הבינה המלאכותית מציעה לעובד פרויקטים חוצי-ארגון שמתאימים לכישורים שלו.
הדרכה מתקדמת: יש להתאים את תכני הלמידה בנושאי ניהול וחדשנות לפרופיל העובד.
תרומת מנהל משאבי האנוש: זה השלב שבו העובד החדש נחשף להנהלה. יש להזמין אותו להציג פרויקט או רעיון בפורום רחב יותר.
שיחת קריירה: יש לדון עם העובד החדש על הצעדים הבאים שלו בארגון, כולל ניוד אפשרי, כדי להראות לו אופק ארוך טווח.
רבעון 4 (חודשים 10-12) – מעובד חדש לשגריר וחונך חברתי:
המטרה: סגירת מעגל והפיכתו של העובד החדש לחלק בלתי נפרד מה-DNA הארגוני.
תרומתה של הבינה המלאכותית: ניתוח הצלחת הקליטה – הבינה המלאכותית מסכמת את שנת הקליטה ומפיקה תובנות עבור מנהל משאבי האנוש על איכות התהליך.
סקר שביעות רצון שנתי: יש לקבל משוב מהעובד על כל שנת הקליטה.
תרומתו של מנהל משאבי האנוש: יש לחגוג את השלמת השנה הראשונה, באופן פומבי וגם על ידי בונוס התמדה.
בשלב זה כדאי להפוך את העובד החדש לחונך חברתי לעובד חדש שנקלט. זו הדרך הטובה ביותר לחזק מחוברות.
