שמירה על האיזון העדין בין צעדים להערכת השקעתו של עובד מרחוק במשימות שלו, לבין כיבוד פרטיותו, מציב אתגר משמעותי בפני מנהלי משאבי אנוש.
המעבר המאסיבי לעבודה מרחוק טשטש את הגבולות המסורתיים בין פיקוח שגרתי על עובד לבין הפרת הפרטיות שלו.
לכן נדרשת גישה שקולה, מתחשבת ואתית להערכת ביצועים, אשר נותנת עדיפות לאמון ולשקיפות תוך הבטחת פרודוקטיביות ואחריות.
הגבול תלוי למעשה בהבנת הצרכים העסקיים הלגיטימיים לעומת פלישה בלתי מוצדקת לחייו האישיים של העובד.
להלן 4 עקרונות מפתח להבנת הגבול בין בחינת ביצועי העובד מרחוק לבין הפרת פרטיותו:
1 לבחון תוצאות ואיכות:
אחד העקרונות המרכזיים הוא להתמקד בתוצאות, תוצרים ואיכות הביצועים במקום במעקב מתמיד אחר פעילות העובד.
הערכת השקעתו של עובד צריכה להתמקד בעיקר באיכות ובזמן עבודתו, בתרומתו להשגת היעדים ומעורבותו הפרואקטיבית במשימות שהוקצו לו.
על מנהל משאבי האנוש להגדיר מדדים בבירור ולתקשר אותם היטב לכל עובד, תוך התמקדות בהישגים ולא בכמה שעות מושקעות או בפעילויות מקוונות ספציפיות.
גישה זו, המכוונת לפרודוקטיביות, מכבדת את האוטונומיה של העובדים שעובדים מהבית (מרחוק) לנהל את זמנם וסביבת העבודה שלהם ביעילות.
אם כן, איך ובאילו מקרים, בחינת העובד הופכת להפרת פרטיותו: הפרת הפרטיות של העובד מרחוק מתרחשת לעתים קרובות כאשר שיטות הערכה מתעמקות בחייו האישיים של העובד או עוקבות אחר פעילויות שאינן קשורות לעבודתו.
התקנת תוכנת ניטור פולשנית שמקליטה הקשות מקלדת, לוכדת צילומי מסך באופן מוגזם או עוקבת אחר היסטוריית גלישה אישית, היא הפרת פרטיות שחוצה גבולות אתיים ומשפטיים.
באופן דומה, דרישה לנוכחות וידאו מתמדת או דרישה מעובדים להיות זמינים למענה בכל שעות היממה, עלולה לפגוע בזמנם האישי וליצור לחץ מיותר.
המיקוד צריך להישאר תמיד על ביצועים הקשורים לעבודה ותקשורת במהלך שעות העבודה המוסכמות.
2 לקבוע מדיניות ברורה ושקופה:
יש לקבוע מדיניות ברורה ושקופה בכל הנוגע לציפיות ביצועים ונהלי ניטור.
יש לידע את העובדים לגבי הנתונים שנאספים, כיצד הם משמשים והסיבות העסקיות הלגיטימיות העומדות מאחוריהם.
בכל ניטור יש לבחור בשיטה הפחות פולשנית הדרושה להשגת מטרה עסקית לגיטימית. מעקב גורף ללא הצדקה ברורה, שוחק את אמון העובדים ומטפח טינה.
3 עדיפות לתקשורת ובניית אמון:
על מנהלי משאבי אנוש להציב בעדיפות גבוהה את התקשורת ובניית האמון עם העובדים המרוחקים.
בדיקות קבועות המתמקדות בהתקדמות העבודה, באתגרים שהעובד מתמודד איתם ובצורכי תמיכה, יכולות לספק תובנות חשובות לגבי השקעתו של העובד בלי לנקוט בניטור פולשני.
יצירת תרבות ארגונית של דיאלוג פתוח שבה עובדים מרגישים בנוח לדון בעבודתם ובכל מכשול פוטנציאלי, יכולה להיות יעילה יותר ממעקב הדוק, בזיהוי ובטיפול בבעיות ביצועים.
4 מודעות להבדלים תרבותיים ולתקנות משפטיות:
בנוגע לפרטיות העובדים במקומות שונים בעולם יש לזכור, כי מה שעשוי להיחשב ניטור מקובל במדינה אחת, עלול להוות הפרת פרטיות במדינה אחרת.
לכן על מנהלי משאבי אנוש להישאר מעודכנים בניואנסים המשפטיים הללו ולוודא עמידה בדרישות.
בשורה התחתונה, הגדרת הגבול בין בדיקות לגיטימיות של עובדים לבין הפרת פרטיותם, דורש שינוי חשיבה ממיקוד בנוכחות פיזית למיקוד בתוצאות ואמון בעובדים.
הערכה לגיטימית מתמקדת בתוצאות הקשורות לעבודה ובהתנהגות מקצועית במהלך שעות העבודה.
הפרת הפרטיות כרוכה בפלישה בלתי מוצדקת לחייו האישיים של העובד, במעקב מוגזם ובחוסר שקיפות.
מתן עדיפות לתקשורת ברורה, התמקדות בתוצרים, בתוצאות ובאיכות העבודה, וכיבוד האוטונומיה של עובדים מרחוק, מאפשרים למנהלי משאבי אנוש להעריך ביעילות את השקעת העובדים במשימותיהם, תוך שמירה על זכותם לפרטיות ועל טיפוח סביבת עבודה מרחוק שהינה פרודוקטיבית ובטוחה.
