שמירה על פרטיות העובדים בעידן הדיגיטלי מהווה אחריות קריטית עבור מנהלי משאבי אנוש, בפרט לאור הכמות ההולכת וגדלה של נתונים אישיים ומקצועיים שנוצרים ומאוחסנים במערכות הדיגיטל של הארגון.
עם עליית הפופולריות של העבודה מרחוק, והתרחבות השימוש בכלי תקשורת דיגיטליים ובטכנולוגיות משאבי אנוש מתקדמות, התרחב הפוטנציאל לפרצות נתונים ובעיות פרטיות.
להלן 10 אסטרטגיות שמנהלי משאבי אנוש יכולים לנקוט כדי לשמור על פרטיות העובדים:
1 להבין את חוקי הפרטיות:
מנהלי משאבי אנוש חייבים להישאר מעודכנים לגבי חוקים ותקנות הפרטיות הרלוונטיים, כגון תקנת הגנת המידע הכללית (GDPR) באירופה וחוקי הגנת מידע אחרים הרלוונטיים לעובדים בישראל.
עמידה בתקנות אלו היא חיונית כדי למנוע עונשים משפטיים ולהבטיח שנתוני עובדים יטופלו באחריות.
הכשרה סדורה ועדכונים על חוקים אלה לאנשי משאבי אנוש יכולים לעזור לשמור על ציות לדיני העבודה.
2 מדיניות הגנה חזקה על מידע:
יש לפתח ולאכוף מדיניות הגנה איתנה על מידע המתארת את האופן שבו נתוני עובדים נאספים, מאוחסנים, מעובדים ומשותפים.
מדיניות זו צריכה לפרט בקרות גישה, שיטות הצפנת נתונים ופרוטוקולים לשמירה ומחיקה של נתונים. יש לקבוע הנחיות ברורות למי יכול לגשת למידע רגיש ובאילו נסיבות.
3 להשתמש בטכנולוגיית משאבי אנוש מאובטחת:
יש להשקיע בפתרונות טכנולוגיים מאובטחים של משאבי אנוש המעניקים עדיפות להגנה על נתונים.
תוכנת משאבי אנוש צריכה לכלול תכונות אבטחה מובנות כגון הצפנה, אימות רב-שלבי ועדכוני אבטחה קבועים.
עבודה עם ספקים בעלי מוניטין העומדים בתקני אבטחה בתעשייה יכולה להפחית באופן משמעותי את הסיכון לפרצות מידע.
4 עריכת ביקורת פרטיות באופן קבוע:
ביקורת פרטיות שגרתית יכולה לסייע בזיהוי נקודות תורפה אפשריות בטיפול בנתוני עובדים.
ביקורות אלו צריכות לסקור את יומני הגישה לנתונים, אמצעי אבטחה ועמידה במדיניות פנימית ותקנות חיצוניות.
יש להשתמש בממצאים מביקורות אלה כדי לשפר את נוהלי הגנת המידע באופן מתמיד.
5 ללמד את העובדים על פרטיות הנתונים:
מודעות וחינוך העובדים הם מרכיבים חיוניים באסטרטגיית פרטיות חזקה.
מנהלי משאבי אנוש צריכים לספק מפגשי הדרכה בנושא שיטות עבודה מומלצות לפרטיות נתונים, כולל החשיבות של אבטחת סיסמאות, זיהוי ניסיונות דיוג והבנת מדיניות החברה בנושא הגנת מידע.
תזכורות ועדכונים קבועים יכולים לחזק את ההכשרה הזו.
6 הגבלת איסוף הנתונים:
יש לאסוף רק את הנתונים הדרושים למטרות משאבי אנוש. יש להימנע מאיסוף מידע אישי מופרז שאינו רלוונטי ישירות לעבודה או נדרש על פי חוק.
הגבלת איסוף הנתונים ממזערת את כמות המידע הרגיש בסיכון לחשיפה.
7 שיפור בקרות הגישה:
יש להטמיע בקרות גישה קפדניות כדי לוודא שרק צוות מורשה יוכל לגשת לנתוני עובדים רגישים.
בקרות גישה מבוססות תפקידים יכולות לעזור להגביל את הגישה לנתונים בהתבסס על תחומי האחריות של התפקיד.
יש לסקור ולעדכן באופן קבוע את הרשאות הגישה כדי לשקף שינויים בתפקידים ובתחומי אחריות.
8 ליישם אנונימיזציה של נתונים:
במידת האפשר, יש להשתמש בטכניקות אנונימיזציה ומיסוך נתונים כדי להגן על זהויות העובדים.
גישה זו שימושית במיוחד בעת ניתוח נתוני משאבי אנוש עבור מגמות ותובנות, מכיוון שהיא מאפשרת שימוש בנתונים מבלי לחשוף מידע אישי.
9 סביבות עבודה מרוחקות מאובטחות:
לאור עליית הפופולריות של העבודה מרחוק, מנהלי משאבי אנוש צריכים להבטיח שמדיניות עבודה מרחוק כוללת הנחיות לחיבורי אינטרנט מאובטחים, שימוש ב-VPN ואחסון מאובטח של מסמכים פיזיים.
יש לספק לעובדים מכשירים מאובטחים. גם עדכון שוטף של תוכנת האבטחה יכול לסייע בהפחתת סיכונים.
10 הקמת ערוצי תקשורת ברורים:
יש לשמור על תקשורת פתוחה ושקופה עם העובדים לגבי נוהלי פרטיות הנתונים.
יש להודיע לעובדים על אילו נתונים נאספים, כיצד נעשה בהם שימוש ומהם האמצעים הקיימים כדי להגן על פרטיותם.
יש לאפשר קיום ערוצים ברורים לעובדים שמאפשרים לשאול שאלות או לדווח על חששות. זה יכול לשפר את האמון והציות למדיניות הפרטיות.
