יצירת תוכנית אפקטיבית להערכה וביקורת פנימית בתוך מחלקת משאבי אנוש כרוכה בגישה שיטתית שתאפשר לוודא שתהליכי המחלקה יעילים, תואמים ומתאימים ליעדים הארגוניים.
מנהלי משאבי אנוש יכולים ליצור במחלקה שלהם, תוכנית הערכה וביקורת פנימית חזקה המקדמת אחריות, שיפור מתמיד והתאמה ליעדים הארגוניים.
להלן 12 צעדים שמנהלי משאבי אנוש יכולים לנקוט כדי להקים תוכנית להערכה וביקורת פנימית במחלקה שלהם:
1 להגדיר יעדים ואת היקף התוכנית:
הצעד הראשון הוא להגדיר בבירור את המטרות של תוכנית ההערכה והביקורת הפנימית.
המטרות עשויות לכלול הבטחת ציות לחוקים ולתקנות, שיפור תהליכי משאבי אנוש, שיפור שביעות רצון העובדים והתאמה של פעילויות משאבי אנוש עם יעדים עסקיים אסטרטגיים.
היקף התוכנית צריך לכסות את כל פונקציות משאבי אנוש, כגון גיוס, השתלמות, הדרכה ופיתוח, ניהול ביצועים, תגמול והטבות, יחסי עובדים וציות לדיני עבודה.
2 לפתח מדיניות ונהלים:
יש לקבוע מדיניות ונהלים מקיפים המתארים כיצד יתנהלו תהליכי ההערכה והביקורת.
זה כולל הגדרת תפקידים ואחריות, קביעת לוחות זמנים וקביעת תדירות הביקורות. המדיניות צריכה להבטיח שקיפות, הגינות ועקביות בתהליך ההערכה.
3 לקבוע מדדי ביצועים מרכזיים:
יש לזהות ולהגדיר מדדי ביצועים מרכזיים שישמשו למדידת האפקטיביות והיעילות של פונקציות משאבי אנוש.
מדדי הביצועים המרכזיים עשויים לכלול מדדים כגון זמן לאיוש משרה, שיעורי תחלופה של עובדים, שיעורי השלמת הכשרות, ציוני מעורבות עובדים ושיעורי ציות לדיני עבודה.
מדדי הביצועים המרכזיים צריכים להיות ספציפיים, ניתנים למדידה, ניתנים להשגה, רלוונטיים ומוגבלים בזמן.
4 איסוף וניתוח נתונים:
הטמעת מערכת חזקה לאיסוף וניתוח נתונים הקשורים למדדי הביצועים המרכזיים שהוגדרו.
זה עשוי לכלול שימוש בתוכנת משאבי אנוש כדי לעקוב אחר מדדים, ביצוע סקרים ואיסוף משוב מעובדים ומנהלים. איסוף נתונים מדויק ומקיף הינו חיוני להערכות וביקורות משמעותיות.
5 גיבוש צוות ביקורת פנימית:
יש להקים צוות ביקורת פנימית עם אנשים בעלי הכישורים והידע הדרושים של שיטות משאבי אנוש ודרישות רגולטוריות.
צוות זה יכול לכלול אנשי משאבי אנוש, מבקרים פנימיים, ובמידת הצורך יועצים חיצוניים. יש לוודא שצוות הביקורת פועל באופן עצמאי כדי לשמור על אובייקטיביות וחוסר משוא פנים.
6 ביצוע הערכות סיכונים:
יש לבצע הערכות סיכונים כדי לזהות תחומים במחלקת משאבי אנוש שעלולים להיות פגיעים לבעיות ציות לדיני עבודה, חוסר יעילות או סיכונים אחרים.
יש להתמקד בתחומים בסיכון גבוה במהלך הביקורות כדי להבטיח שבעיות קריטיות יטופלו באופן מיידי.
7 תכנון וביצוע ביקורת:
יש לפתח תוכנית ביקורת מפורטת המתארת את התחומים הספציפיים שיש לבקר, את השיטות שבהן יש להשתמש (למשל, ראיונות, סקירות מסמכים, תצפיות בתהליך), ואת ציר הזמן עבור כל שלב ביקורת.
יש לבצע את הביקורת על פי התוכנית, תוך הקפדה על בדיקה ותיעוד ממצאים יסודיים.
8 דיווח ומשוב:
יש להכין דו"חות מפורטים המסכמים את ממצאי הביקורת, לרבות תחומי חוזק, תחומים לשיפור, וכל מקרה של אי ציות לדיני עבודה.
יש לספק המלצות ניתנות לפעולה לטיפול בבעיות שזוהו. כמו כן יש לשתף דו"חות אלה עם מנהל משאבי האנוש ובעלי תפקידים רלוונטיים אחרים כדי להקל על קבלת החלטות מושכלת.
9 מעקב ושיפור מתמיד:
יש להטמיע תהליך מעקב על מנת להבטיח כי מבצעים את המלצות הביקורת וננקטות פעולות מתקנות.
יש להקים מנגנון שיפור מתמיד על ידי סקירה ועדכון שוטפים של תהליכי ההערכה והביקורת, שילוב משוב והתאמה לשינויים בסביבה הרגולטורית ובצרכים הארגוניים.
10 הדרכה ופיתוח מקצועי:
יש לוודא שצוות משאבי אנוש מקבל הכשרה נאותה על תהליכי ההערכה והביקורת, כמו גם על כל שינוי במדיניות, נהלים או תקנות.
פיתוח מקצועי מתמשך הינו חיוני כדי לשמור על צוות משאבי אנוש בעל ידע ויעיל.
12 ניצול טכנולוגיה:
יש למנף טכנולוגיה כדי לייעל את תהליכי ההערכה והביקורת. מערכות ניהול משאבי אנוש, כלי ניתוח נתונים ותוכנות תאימות יכולות לשפר את היעילות, הדיוק ויכולות הדיווח.
