לאילו מיילים יש להגיב?

לאילו מיילים יש להגיב?

ניהול תיבת הדואר האלקטרוני מצריך כישרון של ממש. הדבר משמעותי אף יותר כאשר חוזרים מחופשה והמיילים הנכנסים נערמים באופן מסיבי

שיתוף
הדוא

אין זה פשוט לדעת מה לקורא קודם, ומסובך יותר להחליט על אילו מיילים להשיב תחילה. 

הבעיה היא לא רק בכמות המיילים אלא בכך שחלקם מצריכים את תגובתך וחלקם אינפורמטיביים. עליך לאבחן אילו מיילים ממתינים לתשובות ואילו נועדו לעדכן אותך באינפורמציה.

להלן כמה טיפים שיסייעו לך להחליט:

רמזים

חלק מהמיילים ברורים בהיותם אינפורמטיביים, ישנם רמזים לכך כבר בכותרת המייל. בארה"ב למשל, אנשים רבים החלו לציין בכותרת המייל "תרגיש חופשי להעביר לארכיון", קח שתדעו עוד בטרם אתם נכנסים לקרוא את התוכן, שהמייל הזה מכיל מידע כגון סיכום אירוע, מחקרים, דו"חות, כתבות, וכל חומר אחר מעניין, שאינו אקוטי.

עם כותרת כזו, ברור לך שאתה לא מחויב להשיב למייל, ושהוא נועד רק לעדכן אותך בנושאים מעניינים רלוונטיים לתחום עיסוקך.

לא תמיד "תזכה" לקבל מייל שהכותרת שלו כל כך ברורה, ומבהירה בפשטות כיצד עליך להתייחס לכתוב. פעמים רבות תצטרך לחפש רמזים בעצמך על מנת להבין האם המייל כולל שאלות, מצריך תגובה והתייחסות. בדרך כלל תוכל לדעת לפי השולח, וגם באמצעות נושא הכותרת. כדי לסרוק מאות מיילים ולהחליט על מה מהם עליך להגיב, כדאי לעבור תחילה על כתובות השולחים ועל הכותרות, ולעשות סדר.

לחפש שאלות

דרך נוספת להבין במהירות אם מדובר במייל שמצריך תשובה היא, לנסות לאתר שאלות בגוף המייל. שאלות יכללו סימני שאלה ובדרך כלל יזכו לפסקה משלהן, או יתחמו פסקה מסוימת. גם כאן הדרך להבין זאת היא לסרוק במהירות את תוכן המייל ולמצוא אפיונים לשאלות.
בדרך כלל כבר בקריאת הפסקה הראשונה או השנייה, תוכל להבין את דחיפות השאלה ואת מהירות התגובה הנדרשת.

כדאי לסמן את המיילים שמצריכים את תגובתך המהירה, בסימון מיוחד. כך תזכור להתייחס אליהם תחילה, כשתסיים לארגן את תיבת הדוא"ל הנכנס שלך. טיפ נוסף הוא לסמן לעצמך במקום כלשהו במחשב את המיילים של אותם לקוחות או קולגות שלרב מצריכים התייחסות מהירה, כך שלהבא ברגע שתראה שהמייל מגיע מאותם גורמים, תדע להגיב להם בעדיפות.

לחפש סימנים לדרישה לתגובה

בפעמים הראשונות זה יותר מסובך, אח"כ זה כבר הופך להרגל ותדע כבר לאבחן במהירות אילו מיילים מצריכים את תגובתך. ישנם מיילים רבים שבאופן ברור אינם מצריכים תגובה, כגון משוב על פרויקט שהשלמת, תגובה למשהו שאתה שלחת, ייעוץ לטיפול במצב כלשהו, פרשנות לסיטואציה מסוימת, ועוד.

אך אם אתה חש מחויב להביע את עצמך או להבהיר את הנקודות שלך, כמובן שעליך להגיב. זה נכון במיוחד בסביבת עבודה המעודדת תקשורת זורמת. הדבר נכון גם לגביי ניוזלטרים, אימיילים בתפוצה רחבה וקישורים לעדכונים באתר או ברשתות החברתיות. גם את כל אלו תוכל לארגן בתיקיית הדוא"ל הנכנס שלך, בהתאם לדחיפות התגובות. דרך נוספת לדעת האם חשוב להגיב למייל ספציפי היא, לשים את עצמך במקום של שולח המייל ולחשוב, האם אתה היית מצפה לתגובה ומעוניין בה בהקשר של הנושא המדובר. ובמידה וכן, וודאי שעליך להשיב.

יריד משאבי אנוש 2022 - ריבוע

אין תגובות

השאר תגובה