זכייה בפרויקט בהיקף גדול מהרגיל ועונתיות בעסקי הארגון הן שתיים מהתופעות שבעטיין נדרשת החברה להגביר את היקף הגיוסים בתקופות ספציפיות.
יש ארגונים – בהם חברות תוכנה בתחומים מסויימים – שברבעונים מסויימים הביקוש למוצרים או לשירותים שלהם גדול יותר לעומת רבעונים אחרים שבהם הביקושים קטנים יותר.
בעקבות פרויקטים גדולים כאלה או הגדלה בביקושים למוצרים או לשירותים כתוצאה מעונתיות, עולה גם הביקוש לכוח אדם.
מצב זה מציב את מנהלי משאבי האנוש בפני הצורך להגדיל ביעילות את היקפי הגיוס ולוודא שהארגון יכול לעמוד בעומס עבודה מוגבר ביעילות תוך שמירה על רמות גבוהות של מחוברות עובדים ושביעות רצון לקוחות.
הגדלת היקף גיוס כוח האדם כדי לעמוד בביקוש עונתי היא אתגר קריטי עבור מנהלי משאבי אנוש, והוא דורש תכנון וביצוע קפדניים כדי להבטיח שהארגון יוכל לעמוד ביעילות בעומס עבודה מוגבר.
להלן 7 צעדים שמאפשרים למנהלי משאבי האנוש להגדיל ביעילות את כוח האדם כתוצאה מביקוש העונתי:
1 חיזוי ותכנון:
- לנתח נתונים היסטוריים: יש לסקור נתונים היסטוריים כדי לחזות את הנפח והתזמון של הביקוש העונתי. ניתוח זה יכול לעזור לקבוע את מספר העובדים הנוספים הדרושים ואת הכישורים הספציפיים הנדרשים.
- תכנון כוח אדם: יש לפתח תוכנית כוח אדם מפורטת המתארת דרישות כוח אדם, לוחות זמנים לגיוס וצרכי הדרכה. תוכנית זו צריכה לקחת בחשבון תקופות שיא ומשך הביקוש המוגבר.
2 אסטרטגיות גיוס גמישות:
- גיוס זמני ועונתי: יש להשתמש בעובדים זמניים או עונתיים כדי לעמוד בביקוש מוגבר. רצוי לשתף פעולה עם חברות השמה כדי למצוא ולהעסיק עובדים זמניים במהירות.
- עובדים במשרה חלקית ופרילנסרים: כדאי לשקול להעסיק עובדים במשרה חלקית או קבלנים עצמאים שיכולים לספק תמיכה נוספת בתקופות שיא ללא התחייבויות ארוכות טווח.
- חבר מביא חבר לעבודה זמנית: יש לעודד עובדים קיימים להפנות מועמדים לתפקידים זמניים. תוכניות חבר מביא חבר יכולות לעזור למצוא עובדים אמינים ומהימנים במהירות.
3 הכשרה והדרכה יעילות:
- תהליך קליטת עובדים חדשים יעיל: יש לפתח תהליך קליטה יעיל לעובדים זמניים ועונתיים כדי להבטיח שהם פרודוקטיביים במהירות האפשרית. זה כולל מפגשי התמצאות וגישה למשאבים הדרושים לפני היום הראשון בעבודה.
- הכשרה ספציפית לתפקיד: יש לספק הכשרה תמציתית, ספציפית לתפקיד המתמקדת במשימות ובתחומי האחריות. יש להשתמש בפלטפורמות למידה מתוקשבות, בהדרכות וידאו והדרכה מעשית כדי לזרז את תהליך הלמידה.
- תוכניות חונכות: יש להקצות עובדים מנוסים כמנטורים לצוות הזמני כדי לספק הדרכה, לענות על שאלות ולהבטיח קליטה חלקה.
4 טכנולוגיה ואוטומציה:
- אוטומציה של משימות חוזרות: יש להטמיע כלי אוטומציה לטיפול במשימות שחוזרות על עצמן ולהפחית את עומס העבודה על הצוות הזמני. זה יכול לכלול תזמון אוטומטי, עיבוד שכר והזנת נתונים.
- תוכנת ניהול כוח אדם: יש להשתמש בתוכנת ניהול כוח אדם כדי לתזמן ביעילות משמרות, לעקוב אחר נוכחות ולנהל שכר עבור עובדים זמניים. תוכנה זו יכולה לסייע באופטימיזציה של הקצאת כוח אדם ולהפחית עומסים אדמיניסטרטיביים.
5 שיפור מחוברות ושימור עובדים:
- סביבת עבודה חיובית: יש לטפח סביבת עבודה חיובית ומכילה שבה עובדים זמניים מרגישים מוערכים. זה יכול לשפר את המעורבות והפרודוקטיביות שלהם.
- שכר תחרותי: יש לספק חבילת שכר תחרותית הכוללת הטבות כדי למשוך ולשמר עובדים זמניים באיכות גבוהה. כדאי לשקול להציע תמריצים או בונוסים עבור ביצועים יוצאי דופן.
- הזדמנויות לתפקידים קבועים: יש להדגיש הזדמנויות עבור עובדים זמניים לעבור לתפקידים קבועים אם הם מתפקדים היטב. זה יכול להניע אותם לעבוד קשה יותר ולהישאר מחויבים בתקופת השיא.
6 תקשורת יעילה:
- ציפיות ברורות: יש לתקשר בבירור את הציפיות מהעובדים, את תקני הביצוע ואת משך ההעסקה לעובדים הזמניים. זה עוזר למנוע אי הבנות ומבטיח התאמה ליעדים הארגוניים.
- עדכונים שוטפים: יש לעדכן את כל העובדים לגבי הביקוש העונתי, ציפיות עומס העבודה וכל שינוי בלוחות הזמנים או בתחומי האחריות. עדכונים שוטפים יכולים לעזור לשמור על השקיפות והמורל.
7 ניטור והערכה:
- מעקב אחר מדדי ביצועים: יש לעקוב אחר מדדי ביצועים מרכזיים כדי להעריך את האפקטיביות של הצוות הזמני ואת ההצלחה הכוללת של מאמצי הרחבת בסיס כוח האדם. זה יכול לכלול אחוזי פרודוקטיביות, ציוני שביעות רצון לקוחות ואחוזי שגיאות.
- איסוף משוב: יש לאסוף משוב מהעובדים הזמניים ומהעובדים הקבועים כדי לזהות תחומים לשיפור. כדאי להשתמש במשוב זה כדי לחדד את תהליכי ההטמעה, תוכניות ההדרכה ואסטרטגיות ניהול כוח האדם עבור דרישות עונתיות עתידיות.
