מקרים רבים בהם מעסיקים לא ניהלו פנקס חופשה של עובדיהם כחוק, הסתיימו בפתחו של בית הדין לעבודה. מעבר לכך שאי ניהול פנקס שעות עבודה ומנוחה ע"י המעביד לפי חוקי העבודה מהווה עבירה פלילית, לעיתים לא יקבל בית הדין לעבודה את פנקס החופשה שנערך באופן רטרואקטיבי בסיום העבודה או לצורך ההליכים בבית הדין לעבודה, כראיה קבילה. מה שמביא לכך שרב המעבידים שלא ניהלו פנקס חופשה בזמן אמת לעובד, ייאלצו לשלם לעובד את פדיון החופשה המקסימלי.
בתוספת השנייה לחוק להגברת האכיפה של דיני העבודה נקבעה חובת ניהול פנקס חופשה ע"י המעביד אשר חייב לנהל פנקס שעות עבודה ולעדכן בו רישום מדויק לגבי: שעות מנוחה שבועיות, שעות נוספות, גמול שעות נוספות וגמול עבודה ביום המנוחה השבועית.מעבר לכך, שעות עבודה, רישום שעות מנוחה שבועית ושעות נוספות של העובדים יערך באמצעות פנקס שעות עבודה באופן שוטף ויכלול את רישום שעות העבודה בפועל.
בפנקס החופשה יירשמו ביחס לכל עובד הפרטים שייקבעו בתקנות. הפרטים שאמורים להיכלל בפנקס החופשה הם: שם פרטי, שם האב ושם משפחה, תעודת הזהות, מועד תחילת העבודה, מועדי החופשות שניתנו, דמי החופשה ששולמו ומועדם, פדיון חופשה ששולם ומועדו. כלל העובדים בישראל זכאים לניהול פנקס חופשה המרכז את הפרטים הנ"ל. החובה לנהל פנקס חופשה חלה על כלל המעסיקים, מלבד מעסיקים המנהלים כרטיסיה או רישום סדיר אחר, שאושר על ידי מפקח-העבודה האזורי ושבהם רשומים הפרטים הנ"ל.
על פי החוק נטל הראייה להוכיח כי העובד ניצל ימי חופשה או קיבל תשלום בגינם, מוטל על המעסיק באמצעות ניהול פנקס החופשה בהתאם לחוק.
מה קורה בפועל?
בפועל, מעסיקים רבים אינם עורכים פנקס חופשה נפרד כל עובד, אלא מנהלים את יומן החופשה בתלושי השכר של העובדים ובכך מנהלים את צבירת החופשה, ניצול החופשה ויתרת החופשה. במקרים אחרים המעסיק מעביר את האחריות על ניהול רישום שעות העבודה לעובד עצמו, כלומר העובד מנהל את הרישום באמצעות מחברת, יומן, קבצים וכדומה.
מדוע חשוב למעסיקים לנהל את פנקס החופשה של העובד בזמן אמת?
חובת ההוכחה, שמלוא החופשה השנתית ניתן בפועל לעובד, מוטלת על המעביד אשר חייב לנהל פנקס חופשה כמצוות סעיף 25 לחוק חופשה שנתית. כך שחובת ההוכחה מוטלת על הנתבע ולא על העובד התובע. על המעביד הנתבע להראות כי זכה התובע למלוא החופשה השנתית המגיעה לו. לפיכך מעסיק אשר לא ניהל פנקס חופשה כמצוות הדין מסתכן בכך כי בתביעת עובד לתשלום חופשה לא יוכל להוכיח את דמי החופשה ששולמו לעובד או מועדי חופשה שהעובד ניצל, ולכן ייאלץ לשלם לעובד את פדיון החופשה המקסימאלי בהיעדר ראיות מטעמו.
