גישת הניהול ה'רזה' ושיטת הגיוס 'בדיוק בזמן' (JIT) לפרויקטים מסוימים, הם שני מושגים הקשורים זה לזה, שמתארים גישה או שיטה שמטרתה למקסם את הערך שמיוצר בחברה, תוך מזעור בזבוז המשאבים.
שיטות אלה הן אמנם יעילות מאוד בהקשרים מסוימים ובעלות יתרונות חשובים, אבל יש להן גם חסרונות, בפרט בפרויקטים קריטיים.
אם כן, מהו ניהול 'רזה'. ניהול 'רזה' הוא למעשה גישה המתמקדת במתן ערך מקסימלי ללקוח תוך בזבוז מינימלי של משאבים.
להלן 5 עקרונות הליבה של גישת הניהול ה'רזה':
1 הגדרת ערך:
יש לזהות בבירור מה הלקוח באמת מעריך ומוכן לשלם עבורו. כל דבר שאינו תורם לערך זה נחשב לבזבוז.
2 למפות את הערך המיוצר על ידי העובדים:
יש להעריך את כל השלבים הכרוכים באספקת המוצר או השירות, מההתחלה ועד הסוף. זה עוזר לזהות משימות של עובדים שאינן מוסיפות ערך, כלומר, בזבוז.
3 יצירת זרימת עבודה:
יש לוודא שהשלבים שכן מייצרים ערך, מבוצעים בצורה חלקה ללא הפרעות, עיכובים או צווארי בקבוק. זה כרוך לעתים קרובות בפירוק מחיצות בין צוותים ומחלקות ותפקידים צולבים.
4 לייתר רק מה שצריך:
יש לייצר רק את מה שצריך ומתי שצריך, בהתבסס על דרישת הלקוח בפועל, במקום לגרום לעובדים לעבוד על משימות מיותרות. זה ממזער מלאי וייצור יתר.
5 חתירה לאפס משימות מיותרות:
יש ליישם שאיפה מתמדת לחיסול בזבוזים ולשיפור תהליכים באמצעות למידה מתמשכת. זה מטפח תרבות ארגונית של שיפור מתמיד.
מהי שיטת גיוס בדיוק בזמן (Just-in-Time):
גיוס Just-in-Time (JIT), מהווה יישום ישיר של עקרונות הניהול ה'רזה', וכרוך בפריסת משאבי כוח אדם רק בזמן ובמקום שהם נחוצים במדויק כדי לענות על הביקוש הנוכחי.
זה מתבטא לעתים קרובות במניעת גיוס יתר, על ידי הסתמכות על עובדים זמניים או פרילנסרים לתקופות קצובות בעונת השיא.
במקביל, יש לוודא שהעובדים עובדים רק על משימות שבאמת נחוצות באותו רגע. המטרה היא למזער את עלויות העבודה, להימנע מזמן סרק ולשמור על כוח אדם אג'ילי ביותר.
להלן 6 יתרונות של שיטת הגיוס בזמן (JIT) והניהול ה'רזה':
1 יעילות עלויות:
גם ניהול 'רזה' וגם גיוס JIT מפחיתים באופן דרסטי בזבוז, כולל עודף מלאי, ייצור יתר ועבודה מיותרת. זה מתבטא בעלויות תפעול נמוכות יותר ורווחיות משופרת.
2 יעילות ופרודוקטיביות מוגברים:
ייעול תהליכים וביטול פעילויות שאינן מוסיפות ערך מייעלים את זרימות העבודה, מה שמוביל לתפוקה גבוהה יותר לכל עובד.
3 אספקה ותגובות מהירות יותר:
עקרונות הניהול ה'רזה' מקצרים את זמני ההובלה על ידי הסרת צווארי בקבוק, ומאפשרים השלמת פרויקטים מהירה יותר ותגובה מהירה יותר לדרישות משתנות של הלקוחות או לתנאי השוק.
4 איכות גבוהה יותר:
התמקדות בערך ובשיפור מתמיד מאפשר למתודולוגיות הניהול הרזה להוביל לעיתים קרובות למוצרים ושירותים באיכות טובה יותר, שכן ניתן לזהות ולבטל באופן שיטתי פגמים ושגיאות.
5 גמישות ואג'יליות של גיוס בזמן:
הגיוס בזמן (JIT) מאפשר לארגונים להגדיל או להקטין במהירות את כוח העבודה שלהם בתגובה לדרישות הפרויקטים המשתנות, ובכך להפחית את המחויבות והוצאות התקורה הכרוכות בגיוס קבוע.
6 הוצאות תקורה מופחתות:
בעזרת גיוס בזמן (JIT Staffing), חברות יכולות להימנע מהעלויות הכרוכות בתחזוקת כוח עבודה גדול וקבוע במהלך שפל בביקוש, לרבות חסכון בעלויות של הטבות, הכשרה וזמן חוסר פעילות.
להלן 5 חסרונות של שיטת הגיוס בזמן (JIT) ושל הניהול ה'רזה':
1 רגישות לשיבושים:
מודלים של איוש JIT תלויים במידה רבה בגורמים חיצוניים. שיבושים בשרשרת האספקה, עליות פתאומיות בביקוש או היעדרויות בלתי צפויות של עובדים (כמו בקשות לחופשה קולקטיבית עקב שחיקה) עלולים לפגוע קשות ביכולת הארגון לספק את התוצאות.
2 שחיקה ומורל עובדים:
הלחץ המתמיד לפעול עם צוות מינימלי עלול להוביל לעומס יתר על העובדים, ללחץ מוגבר ולשחיקה.
זה יכול לגרום ליותר היעדרויות, לירידה בשביעות רצון בעבודה ולעלייה בתחלופה. כל אלה יבטלו את החיסכון בעלויות הראשוניות.
3 חוסר יתירות והכשרה צולבת:
גישה הניהול רזה לאיוש עשויה לגרום לכך שפחות עובדים עוברים הכשרה צולבת, וליצור נקודות כשל בודדות אם עובד מפתח אינו זמין.
4 תלות במשאבים חיצוניים:
הסתמכות רבה על עובדים זמניים או פרילנסרים עלולה להוביל לפחות ידע ארגוני, למחויבות נמוכה יותר למטרות ארוכות הטווח של הארגון, ולבעיות בבקרת איכות אפשרית, אם כישרונות חיצוניים אינם בעלי רמת איכות גבוהה באופן עקבי.
5 אתגרי יישום:
הניהול ה'רזה' דורש שינוי ארגוני משמעותי, כולל מחויבות ההנהלה הבכירה, הכשרת עובדים ונכונות לאתגר נהלים מבוססים. זה יכול להיות מורכב ולגזול זמן.
לסיכום, ניהול 'רזה' וגיוס בדיוק בזמן (JIT) מציעים אמנם יתרונות חשובים מבחינת יעילות והפחתת עלויות, אבל הצלחתם, במיוחד בפרויקטים קריטיים, תלויה בתכנון קפדני, ניהול סיכונים איתן ובמאמץ מודע לאזן בין יעילות לבין רווחת העובדים וחוסן הארגון.
