בתקופות של מגבלות תקציביות, מנהלי משאבי האנוש ניצבים בפני המשימה המאתגרת של אופטימיזציה של חלוקת עומסי העבודה בלי לגייס עובדים נוספים.
מניעת שחיקה של העובדים שנשארו בארגון ושהוטלו עליהם משימות נוספות, בתרחיש בו חלק מהעובדים פוטרו ובגלל מגבלות תקציב לא ניתן לגייס עובדים נוספים, דורשת גישה אסטרטגית, אמפתית ופרואקטיבית.
יש שלושה צעדים שיכולים לסייע למנהל משאבי האנוש להתמודד עם סוגייה זו: מינוף אופטימיזציה של טכנולוגיה ותהליכים, טיפוח תרבות ארגונית של גמישות ותמיכה, והעצמת עובדים באמצעות פיתוח מיומנויות ואוטונומיה.
להלן פירוט 3 הצעדים להתמודדות עם הגברת עומס העבודה על עובדים בעקבות פיטורים:
1 קידום ומינוף טכנולוגיה ותהליכים:
מנהל משאבי האנוש יכול לקדם מינוף אופטימיזציה של טכנולוגיה ותהליכים כדי להקל על עומסי העבודה.
זה כרוך בשיתוף פעולה עם ראשי מחלקות כדי לזהות משימות שניתן להפוך לאוטומטיות או לייעל אותן.
מנהלי משאבי האנוש יכולים להמליץ על פתרונות תוכנה במחירים נוחים עבור משימות אדמיניסטרטיביות חוזרות ונשנות, ניהול פרויקטים או תקשורת.
זה יאפשר להפחיד חלק מהעומס על העובדים שקיבלו עוד משימות, ולשחרר את זמנם למשימות קריטיות יותר.
זה עשוי לכלול הטמעה של מערכת ניהול משאבי אנוש חדשה לאוטומציה, שימוש בכלים שיתופיים להפחתת עומס יתר של הודעות לעובדים, ולעיתים שימוש בטפסים דיגיטליים להחלפת תהליכים מבוססי נייר.
מעבר לטכנולוגיה, משאבי אנוש יכולים לקיים סדנאות או דיונים כדי לזהות זרימות עבודה לא יעילות ולעודד צוותים לסיעור מוחות על פתרונות.
ניתוח תהליכים קיימים מאפשר למנהלי משאבי האנוש לאתר צווארי בקבוק ולהציע תכנון מחדש של משימות כדי למקסם את היעילות, וליצור ביעילות סיוע 'וירטואלי' לכוח העבודה הקיים. גישה זו דורשת עין חדה לפרטים תפעוליים ונכונות לאתגר נורמות מבוססות.
2 תרבות ארגונית של גמישות ותמיכה:
טיפוח תרבות ארגונית של גמישות ותמיכה הוא קריטי כאשר המשאבים מוגבלים.
מנהלי משאבי האנוש יכולים לקדם וליישם הסדרי עבודה גמישים, לרבות גמישות בשעות העבודה ויותר אפשרויות לעבודה מרחוק, במידת האפשר.
גמישות זו יכולה להפחית משמעותית את הלחץ ולשפר את האיזון בין עבודה לחיים אישיים, גם אם עומס העבודה הכולל נותר גבוה.
יתר על כן, על מנהלי משאבי אנוש לקדם באופן פעיל רשתות תמיכה פנימיות. זה יכול לכלול הקמת תוכניות חונכות עמיתים, יצירת פלטפורמות שיתוף ידע פנימיות, או אפילו ארגון מפגשים לא פורמליים לצורך החלפת טיפים להפחתת עומס.
חשוב לציין, כי על מנהלי משאבי אנוש להכשיר מנהלים לזהות את סימני השחיקה ולעודד תקשורת פתוחה לגבי אתגרי עומס עבודה ללא חשש מצעדי ענישה מצד ההנהלה.
יצירת סביבה שבה עובדים מרגישים שמקשיבים להם ותומכים בהם, מאפשרת למנהלי משאבי האנוש למתן את המחיר הפסיכולוגי של עומסי עבודה כבדים ולעודד חוסן.
3 פיתוח מיומנויות העובדים והרחבת האוטונומיה שלהם:
העצמת עובדים באמצעות פיתוח מיומנויות והרחבת האוטונומיה שלהם יכולות להפוך את כוח העבודה לגמיש ומעורב יותר.
מנהלי משאבי האנוש יכולים לזהות פערים במיומנויות בתוך צוותים ולהקל על יוזמות הכשרה הדדית, מה שמאפשר לעובדים לקחת על עצמם מגוון רחב יותר של משימות ולתמוך בעמיתים בעת הצורך.
צעד זה בונה יכולת פנימית ובה בעת משפר את צמיחת העובדים ואת שביעות הרצון שלהם.
בנוסף, מתן אוטונומיה רבה יותר לעובדים לגבי האופן והמועד בו הם משלימים את משימותיהם, במסגרת גבולות סבירים, יכול להפחית משמעותית את תחושות השחיקה.
כאשר לעובדים יש תחושה של שליטה על עבודתם, הם לרוב בעלי מוטיבציה גבוהה יותר ופחות חשים שהם טובעים בעבודה.
מנהלי משאבי האנוש יכולים לעבוד עם מנהלי הצוותים כדי להאציל יותר סמכות קבלת החלטות ולעודד גישה מוכוונת תוצאות במקום הקפדה על מספר שעות עבודה.
השקעה בכישרונות הקיימים, והעצמתם בשליטה רבה יותר, מאפשרות למנהלי משאבי האנוש לסייע בחלוקת עומס העבודה בצורה יעילה יותר ולטפח כוח עבודה עמיד ומעורב למרות המגבלות התקציביות.
