כאשר הנהלת החברה מאפשרת לחלק מהעובדים לעבוד מהבית באופן מלא או חלקי (לפי המודל ההיברידי) בעוד שהיא דורשת מעובדים אחרים לעבוד רק מהמשרד, חייבות להיות לה הצדקות ברורות, סבירות וניתנות להגנה כדי לוודא שהחלטות אלו אינן מפלות לרעה.
הבידול צריך להתבסס על אופי התפקיד, הצרכים העסקיים והדרישות התפעוליות ולא על הטיות סובייקטיביות או העדפה אישית.
כדי למנוע טענות לאפליה, על ההנהלה לאמץ גישה שקופה, עקבית ושוויונית למדיניות העבודה מרחוק.
במילים אחרות, ההחלטות צריכות להתבסס על גורמים אובייקטיביים כמו דרישות עבודה, צרכים עסקיים ויכולות אישיות של העובדים (למשל לעבוד באופן עצמאי) ולא על העדפות סובייקטיביות.
תקשורת ברורה לגבי מדיניות זו ופתיחות למשוב עובדים יכולים לטפח אמון ולמזער אי הבנות.
להלן 3 סיבות הוגנות ולא מפלות, להחלטה לאשר עבודה מהבית רק לחלק מהעובדים ולחלק לא לאשר זאת:
1 דרישות ותחומי אחריות ספציפיים לתפקיד:
תפקידים מסוימים דורשים מטבעם נוכחות פיזית לביצוע משימות חיוניות.
לדוגמה, תפקידים מול לקוחות. יתכן שעובדים בקמעונאות, אירוח, שירותי בריאות או תפקידים הדורשים אינטראקציה אישית עם לקוחות יצטרכו להיות באתר החברה כדי למלא את אחריותם ביעילות.
תפקידים תפעוליים או טכניים, לרבות עבודות הכוללות שימוש בציוד מיוחד, עבודה פיזית או מערכות הממוקמות באתר החברה, בהן ייצור, עבודת מעבדה או תחזוקת חומרת IT, כל אלה לא יכולות (עדיין) להתבצע מהבית.
סוג אחר של עובדים שיש קושי לאפשר להם לעבוד מהבית הוא עובדים שתפקידם כולל סודיות ואבטחה.
תפקידים המטפלים בנתונים רגישים, מידע מסווג או משימות הדורשות רשת מאובטחת עשויים לחייב עבודה מסביבת משרד מבוקרת.
הקישור של הזכאות לעבודה מרחוק ישירות לסוג המשימות הכרוכות בתפקיד, מאפשר להנהלה להוכיח שההחלטות מבוססות על צרכים תפעוליים, ולא על מאפיינים אישיים.
2 המשכיות עסקית ושיתוף פעולה בצוות:
תפקידים מסוימים דורשים נוכחות פיזית של עובדים באתר החברה כדי לשמור על זרימות עבודה, לטפח שיתוף פעולה או לתמוך בהמשכיות עסקית.
למשל תפקידים בהם הזמינות היא קריטית. כלומר, יש עובדים שבמסגרת תפקידם הם צריכים לקבל החלטות בזמן אמת, לנהל משברים וכו, וכדי שהכול יתנהל בצורה חלקה, הם צריכים להיות זמינים באתר חברה.
בנוסף, פרויקטים מסוימים עשויים לדרוש שיתוף פעולה מידי ואישי שלא ניתן לבצעו בצורה טובה בסביבה וירטואלית.
במקרה כזה ההנהלה יכולה לטעון שהעבודה באתר נחוצה כדי לשמור על זרימות עבודה ספציפיות או דינמיקה שיתופית וכי המדיניות נוסעת משיקולים עסקיים ולא שרירותיים.
3 מדדי ביצועים ומוכנות לעבודה מרחוק:
ההנהלה עשויה לבסס את הזכאות לעבודה מהבית על מוכנות אישית של כל עובד.
עובדים בתפקידים הדורשים רמות גבוהות של אוטונומיה, ניהול זמן ואחריות אישית, עשויים להיות מתאימים יותר לעבודה מרחוק.
לעומת זאת, אלו הנמצאים בהכשרה, או הזקוקים לפיקוח צמוד או שהתפקוד שלהם נמוך יחסית וכך גם ההישגים, עשויים להפיק תועלת מסביבת עבודה במשרד.
בנוסף, עובדים שחסרים להם כלים או תשתית לעבודה יעילה מהבית, כגון חיבור אינטרנט יציב או סביבה נטולת הסחות דעת, עשויים להידרש לעבוד במשרד כדי להבטיח פרודוקטיביות.
תקשורת ברורה של קריטריונים אלה לעובדים מאפשרת להם להבין את הסיבות וההיגיון מאחורי ההחלטה שעליהם לעבוד במשרד ומפחיתה את תחושות האפליה.
