דמיינו שמועסק שלכם מודיע שאיבד את הטלפון הנייד שלו במסעדה. זה היה המכשיר הפרטי שלו, אבל הוא, כמו מועסקים רבים אחרים, השתמש בו באופן קבוע כדי לענות לדוא"ל מהעבודה וכדי להגיע למידע חסוי של הארגון. מה תעשו? האם אתם יכולים "לנקות" את המכשיר מרחוק?
מדיניות BYOD ("הביאו את המכשיר שלכם לעבודה"), בין אם באופן רשמי ובין אם לא, הפכה לדבר נפוץ במקומות העבודה והביאה איתה כמה וכמה אתגרים. לכן חשוב שלארגון יהיו נהלים ברורים שיקבעו באופן יעיל ציפיות בין המעסיקים לבין המועסקים בנוגע לשימוש במכשירים הניידים.
וויליאם ג'. טרנואוו, יושב ראש Neal, Gerber & Eisenberg’s Labor & Employment Practice Group, מציג באתר insidecounsel.com כמה נקודות מפתח שיש להתייחס אליהן בנהלי BYOD:
תשלום עבור המכשיר
יש מעסיקים שאינם משלמים כלל בעוד אחרים משלמים חלק מהעלות או משלמים קצבה חודשית לכיסוי רכישת מכשיר. הסכום הוא לא הסוגיה העיקרית כאן אלא אופן התשלום במדיניות ה-BYOD בארגון. זה יחסוך מהעובדים את הבלבול לנוכח החשבונות החודשיים שהם מקבלים.
בעלות על המכשיר
האם המכשיר שייך למועסק או למעסיק? לעתים התשובה היא השאלה מי משלם עבורו, אך כאשר מדובר במכשיר שמשמש גם לצרכים אישיים וגם לצרכי עבודה, התשובה מורכבת יותר. לכל הפחות על המעסיקים להסביר בנהלי ה-BYOD שכל תוכנה שמשמשת להגעה אל החומר של החברה היא רכוש המעסיק. כך גם לגבי כל מידע המאוחסן במכשיר ומשמש את המועסק לטיפול בענייני עבודה. כך המועסק מקבל גישה אל החומר של החברה והמעסיק יכול לנטר את פעילותו הקשורה לעבודה. מדיניות BYOD צריכה לכלול גם הסבר שאומר שמדי פעם יהיה צורך לבדוק את המכשיר ועליו להיות זמין לכך.
אבטחת המכשיר
איך מעסיק יכול להגן על המידע שלו מפני אובדן או גנבה? על המעסיק לעבוד עם יועץ משפטי כדי לקבוע מדיניות שאומרת כיצד לטפל במצבים כאלה לפני שהם קורים, ולהבטיח שהמועסקים מבינים את המדיניות. "מחיקת" המכשיר היא מוצא אחרון. דברים אחרים שניתן לעשות הם דרישת המעסיק מהמועסק להגן על הסיסמה שלו, התקנת תוכנת הצפנה ועדכונה, חיוב המועסק להודיע למעסיק מיד לאחר שהמכשיר אובד או נגנב, בקשה מהמועסקים לגבות את התוכן האישי להם על מכשיר אחר או על ענן, כך שאם מוחקים את המכשיר, הם לא יאבדו את החומר שלהם.
תשלום לעובדים שעתיים
האם עובדת שעתית שענתה לדוא"ל מהחברה באמצעות המכשיר לאחר שעות העבודה צריכה להיות מתוגמלת על כך? התשובה לשאלה הזאת צריכה להיות חלק ממדיניות ה-BYOD של הארגון.
פעילות שאינה קשורה לעבודה ורשתות חברתיות
לא ניתן למנוע לחלוטין מהעובדים להשתמש ברשתות החברתיות במהלך יום העבודה. מה שכן ניתן לעשות זה לשלב נהלים הקשורים לשימוש במדיה החברתית כחלק ממדיניות ה-BYOD. אפשר למשל לקבוע כמה זמן מותר לגלוש ברשתות האלה או להחליט שמותר לעשות זאת רק לאחר הפסקת הצהריים. אם זאת לא רצוי להחמיר מדי בהגבלות על השימוש במדיה החברתית. ניתן גם לקבוע נוהל שעל פיו המעסיק אינו משלם למועסק על השעות שבהן השתמש ברשתות החברתיות לצרכים שאינם קשורים לעבודה.
עוד על מגמות חדשות בעולם משאבי האנוש ניתן יהיה ללמוד במסגרת כנס GlobalHR – ניהול משאבי אנוש בעולם גלובלי.
למידע נוסף ורישום לכנס GlobalHR – לחץ כאן!
