אחד האתגרים המשמעותיים שניצבים בפני מנהלים בעידן מודל העבודה ההיברידי, הוא איך לקיים שיחות משוב יעילות ומועילות עם עובדים מהבית.
המגמה שתופסת תאוצה כיום בשוק העבודה היא לקיים שיחות משוב קצרות ותכופות לכל הפחות אחת לרבעון או אחת לחודש עם עדיפות לתדירות גבוהה יותר.
השאיפה לקיים שיחות משוב תכופות כאשר העובדים והמנהלים עובדים כמה ימים בשבוע מביתם, הופכת לאתגר לא פשוט מבחינת לוחות הזמנים.
למרות זאת חשוב לקיים את שיחות המשוב התכופות, שכן יש להן השפעה חיובית במידה משמעותית על המוטיבציה של העובדים.
עובדים שמקבלים פידבק מפורט ומסודר לגבי המשימות שהם ביצעו, מקבלים בכך מסר מהארגון, שהארגון רואה את מה שהם תרמו לחברה ומודע לתרומתם.
חשוב לזכור כי מטרת המשוב היא סיוע לעובד להשתפר. לכן הדרך להעביר אותו היא לא לנזוף בעובד או להדגיש בפניו את נקודות התורפה שלו.
לפעמים מנהלים חושבים שאם יתחילו במשוב על נקודות התורפה של העובד, לאחר מכן יעברו לחלק של נקודות החוזק ויסיימו עם עוד נקודות התורפה, המשוב על נקודות החוזק ירכך את הקושי שבקבלת ההערות לגבי נקודות התורפה.
אלא שמחקרים מראים כי שיטה זו יוצרת בלבול מבחינת העובד ואף מערערת את אמינות המשוב. לכן, על המנהלים להצמד לעובדות ולא לדבר על נקודות התורפה בדרך של נזיפה אלא כהענקת סיוע לשיפור.
במחקר שנערך על ידי חברת המחקרים האמריקאית גאלופ מדגישים החוקרים את התפקיד הקריטי שיש לשיחות משוב משמעותיות בין מנהלים לעובדים לצורך הגברת מחוברותם של העובדים, במיוחד בסביבת עבודה ההיברידית.
לדברי החוקרים, עובדים שעובדים מהבית ומגיעים למשרד במשך יומיים או שלושה ימים בשבוע הם עובדים בעלי מידת מחוברות ורווחה גבוהות יותר.
אבל בה בעת, לתדירות ולאיכות של משוב משמעותי שעובדים אלה מקבלים יש חשיבות גדולה יותר לעומת מספר הימים שהם עובדים מהבית.
החוקרים מציינים, כי שיחות משוב משמעותיות מאופיינות בהכרה בהישגי העובד, שיתוף פעולה, הצגת מטרות ברורות לעובד, אינטראקציות קצרות אך קבועות תוך התמקדות בנקודות החוזק של העובדים.
החוקרים של גאלופ ממליצים לשפר את הכישורים של המנהלים בכל הנוגע להעברת משוב.
הם טוענים כי יש לאמץ ניהול המבוסס על נקודות החוזק של העובדים, ולשנות את תפקיד המנהלים לכזה שדומה יותר לתפקיד של קואצ'ר, במטרה להבהיר לעובדים את היעדים, ולנהל איתם שיחות מתמשכות תוך בניית תחושת אחריות בקרב העובדים.
מהסקר של גאלופ עולה, כי מנהלים שעוברים הכשרה לשיפור המיומנות (של העברת משוב) חווים מחוברות גבוהה יותר לארגון, שיעורי התחלופה בקרב העובדים שלהם הינו נמוך יותר וביצועי הצוות שלהם משופרים.
כאשר מנהלים מפתחים הרגל לקיים שיחות משוב משמעותיות עם העובדים מדי שבוע, הארגון יכול לצפות למידת מחוברות מוגברת של העובדים ולביצועים משופרים. הרגל זה תורם רבות גם לבניית תרבות ארגונית שמעריכה העצמת עובדים.
