רצף עקבי של ביצועים נמוכים בקרב עובדים יכול לשתק את הפרודוקטיביות, לדכא את המורל של העובדים והמנהלים ובסופו של דבר לגרום לצניחה בתוצאות העסקיות של הארגון.
כאשר שרשרת של כשלים משתרשת בביצועי העובדים, כשכשלון גורר כשלון, ונראה כמצב שקשה לצאת ממנו, למנהל משאבי אנוש יש עמדה ייחודית להתערב וליישם פעולות אסטרטגיות כדי להפוך את המגמה על פיה ולעצור את שרשרת הכשלונות.
להלן 3 צעדים קריטיים שמנהל משאבי אנוש צריך לנקוט כדי לעצור את שרשרת הכישלונות:
1 ביצוע ניתוח שורש מקיף ואיסוף נתונים:
הפעולה הראשונה והחשובה ביותר עבור מנהל משאבי אנוש היא להתקדם מעבר לתצפיות שטחיות ולהעמיק בבדיקת הסיבות הבסיסיות לכשלים בביצועים.
זה דורש ניתוח שורש שיטתי, לא רק של ביצועים נמוכים אינדיבידואליים של כל עובד בנפרד, אלא ניתוח הדפוסים בצוותים או במחלקות.
על מנהלי משאבי אנוש לאסוף נתונים כמותיים ואיכותיים כאחד. מבחינה כמותית, זה כרוך בניתוח סקירות ביצועים, מדדי פרודוקטיביות, שיעורי השלמת פרויקטים ודוחות שגיאות.
מבחינה איכותית, המשמעות היא שיש לערוך ראיונות חשאיים של אחד על אחד עם עובדים (כולל בעלי ביצועים גבוהים ונמוכים), עם ראשי צוותים ועם ראשי מחלקות.
המטרה היא לזהות קווים משותפים: האם לעובדים חסרות מיומנויות ספציפיות, האם יש נתק בתקשורת או בציפיות, האם הכלים או המשאבים אינם מספיקים, האם סביבת העבודה תורמת ללחץ או לשחיקה, האם התרבות הארגונית מתגמלת שלא במתכוון בינוניות או מענישה יוזמה וכדומה.
בדיקה מעמיקה זו תחשוף האם הבעיה טמונה בגיוס, בהכשרה, בסגנונות ניהול, בחלוקת עומסי עבודה או בבעיות מערכתיות בארגון.
ללא הבנה ברורה של הסיבות לכשלים, כל התערבות ככל הנראה לא תהיה יעילה.
2 הטמעת הכשרה, פיתוח והקצאת משאבים ממוקדים:
לאחר זיהוי גורמי השורש, על מנהל משאבי אנוש חייב פתרונות ממוקדים.
אם קיימים פערים במיומנויות, על מנהלי משאבי האנוש לתכנן ולספק תוכניות הכשרה ספציפיות, בין אם באופן פנימי ובין אם במיקור חוץ.
זה עשוי לכלול מיומנויות טכניות, מיומנויות רכות כמו תקשורת ופתרון בעיות, או פיתוח יכולות ניהול למנהלים.
על ההכשרה להיות מעשית ורלוונטית למשימות היומיומיות. לאחר מכן יש להקפיד על הזדמנויות ליישום ומשוב.
מעבר להכשרה, על מנהלי משאבי האנוש להעריך את הקצאת המשאבים. יש לבדוק האם העובדים מצוידים בכלים, בטכנולוגיה ובתמיכה הנכונים כדי להצליח.
זה יכול לכלול שדרוג תוכנה, מתן גישה טובה יותר למידע, או אפילו ארגון מחדש של צוותים כדי לאזן עומסי עבודה בצורה יעילה יותר.
אם מנהלים מסוימים מזוהים כחלק מהבעיה, יש צורך קריטי בתוכניות ייעודיות לאימון ופיתוח יכולות ניהול.
תוכניות אלה יכולות להקנות למנהלים את המיומנויות החסרות, להדריך אותם ולדרוש דין וחשבון בונה מצד הצוותים שלהם. המוקד כאן הוא על העצמת העובדים עם היכולות והאמצעים לבצע.
3 קביעת ציפיות ביצועים ברורות, תחומי אחריות ומשוב:
קטיעת שרשרת של כשלים מחייבת קביעת ציפיות ביצועים ברורות לחלוטין.
על מנהלי משאבי אנוש, בשיתוף פעולה עם ראשי מחלקות, לוודא שתיאורי התפקיד מדויקים, שמדדי הביצועים המרכזיים ניתנים למדידה ומובנים, ושהמטרות האישיות תואמות את יעדי הארגון.
בהירות זו מספקת אמת מידה שבאמצעותה ניתן להעריך את הביצועים באופן עקבי.
לא פחות חשוב – על מנהלי משאבי האנוש להטמיע נוהג יסודי של לקיחת אחריות ומשוב מתמשך.
המשמעות היא שיש להטמיע צעדים שהם מעבר לסקירות שנתיות וכוללים שיחות קבועות, מפגשי אימון ושיחות משוב בונות.
עובדים צריכים להבין לא רק מה מצופה מהם, אלא גם איך הם מתפקדים מול ציפיות אלה באופן מתמשך.
על תהליכי ניהול הביצועים להיות שקופים, הוגנים ועקביים. כמו כן, עליהם לטפל בביצועים נמוכים באופן מיידי באמצעות תוכניות פעולה מתקנות, תוך הכרה בשיפורים ותגמול על שיפור.
כל זה מטפח תרבות ארגונית שבה מכירים באחריות משותפת, ושיפור מתמיד הוא הנורמה. תרבות ארגונית כזאת מאפשרת לקטוע את מעגל כישלונות העבר.