מעבר דירה של הארגון כולו למשרדים חדשים מתרחש לעיתים יותר קרובות משחושבים.
בין אם הארגון נאלץ לצמצם עלויות ולעבור למשרדים קטנים יותר או לעיר אחרת, או בשל ירידה בהיקף כוח האדם, או בעקבות הרחבת העבודה מהבית שמותירה משרדים רבים ריקים, או בשל התרחבות הארגון וגידול במספר העובדים, או מכל סיבה אחרת, ארגונים עוברים דירה לעיתים לא רחוקות.
והשאלה היא מה תפקידו של מנהל משאבי האנוש במעבר הזה ומהן המשימות הקריטיות שעליו לבצע כדי לוודא מעבר חלק ותקין.
למעשה, כאשר ארגון עובר למשרדים חדשים בבניין אחר, למנהל משאבי האנוש יש תפקיד מכריע בהצלחת המעבר, שהוא הרבה מעבר לתיאום הלוגיסטיקה.
משימתו העיקרית של מנהל משאבי האנוש היא להבטיח מעבר חלק לכל העובדים על ידי ניהול התקשורת, התייחסות לחששות העובדים ושמירה על המורל לאורך כל התהליך.
משימות טרום מעבר:
הרבה לפני הגעת משאיות ההובלה, מנהל משאבי האנוש חייב להוות מרכז מידע עבור העובדים והמנהלים כאחד.
ראשית, עליו להעביר את תוכנית המעבר לכל העובדים. זה כולל מתן לוח זמנים ברור, הכתובת החדשה, ופרטים על סביבת העבודה החדשה.
שקיפות היא המפתח להקלה על חרדה. על מנהלי משאבי האנוש גם לאסוף משוב מהעובדים על המיקום החדש, לטפל בכל פרט וחשש בנוגע לזמני נסיעה והסעות, חניה וכדומה.
גישה פרואקטיבית זו עוזרת לעובדים להרגיש שהם נשמעים ומוערכים.
בהמשך, מנהלי משאבי האנוש אחראים על עדכון מידע ומדיניות חיוניים.
במסגרת זו, יש לשנות את הכתובת החדשה בכל המסמכים המשפטיים, במסמכי העובדים ובמערכות הפנימיות.
על מנהלי משאבי האנוש גם לסקור ולעדכן כל מדיניות הקשורה למקום העבודה, כגון נהלי בטיחות, קודי לבוש וכו, כדי לשקף את הסביבה החדשה.
ולבסוף, על מנהל משאבי האנוש לנהל את הלוגיסטיקה עבור העובדים.
זה כולל יצירת מדריך אריזה מפורט, חלוקת ארגזי מעבר דירה וקביעת תאריך ושעה ספציפיים לכל מחלקה לאריזה.
עליהם גם לעבוד עם מחלקת ה-IT כדי לוודא שכל המחשבים האישיים והציוד מנותקים ומחוברים מחדש כראוי במיקום החדש.
משימות לאחר המעבר:
העבודה לא מסתיימת לאחר פירוק הארגז האחרון. על מנהל משאבי האנוש לוודא שהמשרד החדש מרגיש כמו בית עבור העובדים שעובדים במשרד, גם אם רק בחלק מימי השבוע.
חשוב מאוד לארגן אירוע קבלת פנים כדי לעזור לעובדים להרגיש בנוח בסביבתם החדשה.
זה יכול להיות יום פתוח או פעילות גיבוש צוות שמעודדת היכרות עם החלל החדש.
זאת ועוד, על מנהלי משאבי אנוש להיות זמינים גם כדי לטפל בבעיות מיידיות לאחר המעבר.
זה יכול להיות עזרה לעובד למצוא את שולחן העבודה החדש שלו ועד לפתרון בעיות עם תחנת העבודה, הריהוט, מתקני המשרד ועוד.
נוכחות ייעודית של מנהלי משאבי האנוש במהלך הימים הראשונים יכולה להפחית משמעותית את הלחץ ולשפר את חוויית העובד הכוללת.
שבוע או שבועיים לאחר המעבר, על מנהל משאבי אנוש לאסוף משוב מהעובדים כדי לראות מה עובד ומה לא.
ניתן לעשות זאת באמצעות סקר או שיחות אישיות בלתי פורמליות. משוב זה הינו חיוני לביצוע התאמות קלות וכדי לוודא שהמשרד החדש מהווה סביבה פרודוקטיבית וחיובית לכולם.
בשורה התחתונה, התמקדות בתקשורת, רווחת העובדים ותמיכה לוגיסטית, מאפשרת למנהל משאבי האנוש לוודא שמעבר המשרד אינו רק שינוי כתובת אלא צעד חיובי קדימה עבור הארגון כולו.
