כאשר מנגנוני איזון בין עבודה לחיים אישיים בארגון משתבשים, ומופר האיזון שבין העבודה לחיים האישיים, הדבר מתבטא בתסמינים ברורים: שחיקה מוגברת של עובדים ומנהלים כאחד, עלייה בהיעדרויות, ירידה במעורבות עובדים ועלייה בשיעור העזיבה.
עבור מנהל משאבי אנוש, זהו סימן לכך שמדיניות החברה ותרבותה הארגונית אינן תואמות את צרכי העובדים.
תפקידו העיקרי של מנהל משאבי אנוש הוא לפעול כמומחה אבחון ואדריכל אסטרטגי כדי לזהות את גורמי השורש וליישם פתרונות ממוקדים וארוכי טווח.
שלב האבחון – זיהוי שורש הבעיה:
הצעד הראשון שעל מנהל משאבי האנוש לעשות הוא להתקדם מעבר לתסמינים ולזהות מדוע האיזון בין עבודה לחיים האישיים נכשל. לעיתים רחוקות מדובר בבעיה בודדת.
איסוף נתונים:
על מנהל משאבי אנוש לאסוף נתונים אובייקטיביים וסובייקטיביים.
מדובר בנתונים כמותיים, כמו למשל, מדדי עומס עבודה בפרויקט, שעות נוספות במחלקה, שיעורי חופשת מחלה וכו, ונתונים איכותניים כמו למשל, סקרי עובדים אנונימיים המתמקדים בלחץ וגמישות, או ראיונות הישארות ממוקדים וכו.
זיהוי גורמים בתרבות הארגונית:
על מנהל משאבי האנוש לזהות האם הבעיה היא כשל מדיניות, או כשל תרבותי.
לעיתים קרובות האיזון בין חיים אישיים לעבודה נכשל בגלל תרבות ארגונית של זמינות מתמדת הנדרשת מהעובדים כתוצאה מציפיות ההנהלה, ולא על ידי מדיניות רשמית.
אם מנהלים שולחים אימיילים באופן קבוע מאוחר בלילה, המדיניות של שעות גמישות אינה רלוונטית.
מנהלי משאבי אנוש חייבים לזהות את המנהלים או המחלקות הפועלים כצווארי בקבוק של התרבות הארגונית.
שלב הפתרון – יישום תיקונים מערכתיים:
ברגע ששורש הבעיה ידוע, על מנהל משאבי אנוש ליישם פתרון תלת-שלבי המכוון למדיניות, טכנולוגיה ותרבות ארגונית.
תכנון מחדש של מדיניות ותהליכים:
אם הבעיה היא עומס עבודה מופרז, על מנהלי משאבי האנוש לעבוד עם המנהלים במחלקות ומנהלי הצוותים כדי להגדיר מחדש היקפי פרויקטים ולוחות זמנים מציאותיים.
אם מדובר בחוסר גמישות, על מנהלי משאבי האנוש למסד ולקדם תוכניות כמו שבועות עבודה של ארבעה ימים או שעות ליבה מדורגות.
המפתח הוא קביעת גבולות ברורים, כגון מדיניות 'אין לשלוח אימיילים אחרי השעה 19:00, וקבלת הסכמה של ההנהלה לאכיפה.
הכשרת מנהלים ואחריות:
זהו השלב המכריע ביותר. על מנהלי משאבי האנוש להכשיר מנהלים לא רק במדיניות ניהול עבודה, אלא גם בניהול למען תוצאות.
מנהלים זקוקים לאימון בהאצלת סמכויות יעילה, זיהוי סימני שחיקה בצוותים שלהם, ודוגמה אישית של שיטות עבודה בריאות לניהול עבודה.
מדדי ניהול עבודה, כמו למשל, שעות נוספות בצוות, ציוני מעורבות וכו, צריכים להיות משולבים בסקירות הביצועים של המנהל עצמו.
הגדלת המשאבים:
עבור שחיקה הקשורה למשאבים, הפתרון עשוי להיות ישיר כמו אישור תקציב לגיוס עובדים נוספים או יישום טכנולוגיה חדשה לאוטומציה של משימות אדמיניסטרטיביות.
על מנהלי משאבי האנוש להציג את הטיעון הפיננסי: עלות השחיקה והתחלופה המתמשכת עולה בהרבה על עלות גיוס כישרונות נוספים או השקעה בכלים ליעילות.
בשורה התחתונה, המעבר מניהול ריאקטיבי לשינויים מערכתיים אסטרטגיים ומבוססי נתונים, מאפשר למנהל משאבי האנוש לכייל מחדש בהצלחה את גישת החברה, ולהפוך את ניהול העבודה והאיזון בין חיים אישיים לעבודה, מסיסמה ריקה ליתרון תחרותי ארוך טווח.
