בשנים האחרונות ניתן לראות ביותר ויותר חברות וארגונים תפקיד חדש בשם מנהל\ת משרד. תפקיד זה מרכז סמכויות שבעבר היו שייכות למשרדים אחרים, בהם גם מחלקת משאבי אנוש.
תפקידו של מנהל המשרד נמצא בצומת שבין תפעול, משאבי אנוש ותחזוקה. בהתאם לגודל החברה, מנהל המשרד עשוי לדווח לראש מחלקת התפעול, למנהל הכספים או למנהל משאבי האנוש.
להלן פירוט סוגי המשימות המוטלות של מנהל המשרד והסיבה לכך שנראה כאילו הוא שייך לשלוש מחלקות בו זמנית:
1 היבט התחזוקה:
אין ספק שתיקון צינור דולף הוא עבודת התחזוקה בלבד, אבל לוודא שיש כיסא ארגונומי חדש לעובד, או מחשב נייד חלופי היא משימת רכש של מנהל המשרד.
בדרך כלל, מנהלי המשרדים הם לא אלה שמסובבים את המפתח. הם 'שומרי הסף' והמתאמים. אם המזגן מתקלקל, מנהל המשרד מתקשר לטכנאי. אם שולחן מתנדנד, הוא מזמין חדש.
בעוד שמחלקת התחזוקה מתמקדת בבניין, לרבות מיזוג אוויר, אינסטלציה, חשמל וכו, מנהל המשרד מתמקד בכלים שהעובדים זקוקים להם כדי להיות פרודוקטיביים.
2 ההיבט של מחלקת משאבי אנוש:
כאשר עובדים מבקשים פינוקים במשרד, חטיפים, מעדנים, Happy Hour לצוות וכו, זה כלול בתרבות הארגונית.
מכיוון שמנהל המשרד נמצא פיזית במשרד ומנהל את התקציב עבור כל הדברים כמו מזון, אספקה וכו, הוא הופך למבצע בפועל של אסטרטגיית התרבות הארגונית של משאבי אנוש.
ההבחנה: מנהלי משאבי האנוש (או מחלקת משאבי אנוש) מטפלים בדברים ה'כבדים' יותר כמו חוזי עבודה, שכר, סכסוכים בין עובדים, גיוס, קליטה, הכשרה וכו.
מנגד, מנהל המשרד מטפל בחוויה, כמו למשל האם הקפה טוב, האם האווירה במשרד נעימה וגורמת לעובדים לרצות לבוא למשרד וכו.
להלן ההבדלים בין תכולת תפקידו של מנהל משאבי האנוש לתכולת התפקיד של מנהל המשרד על פי גודל חברה:
בסטרט-אפ קטן, מנהל המשרד כפוף ישירות למנכ"ל והוא עוסק בכל התחומים שתפקידו חולש עליהם כלומר במשאבי אנוש, בכספים, באדמיניסטרציה, בחטיפים וכו.
בחברה בגודל בינוני, מנהל המשרד כפוף ישירות למנהל משאבי האנוש או לסמנכ"ל הכספים. הוא עוסק בתרבות הארגונית, בלוגיסטיקה משרדית, ובאדמיניסטרציה בסיסית של IT.
בחברות הגדולות, מנהל המשרד כפוף ישירות למנהל התחזוקה או למנהל התפעול, והתפקיד כולל, בין השאר ניהול ספקים, תכנון חללים ובטיחות.
להלן ההבדלים המהותיים בין תפקיד מנהל משאבי האנוש לתפקיד מנהל המשרד:
מנהל משאבי אנוש: האם העובדים מוגנים מבחינה חוקית, מקבלים שכר ומקבלים הכשרות לפיתוח מקצועי.
מנהל המשרד: האם למשרד יש את כל מה שהוא צריך כדי שהעובדים יוכלו לבצע את עבודתם כראוי.
יצויין, כי בתחום ההייטק, תפקיד מנהל המשרד ממותג מחדש יותר ויותר כ-'מנהל חוויית מקום עבודה'.
תואר זה משקף טוב יותר את העובדה שמנהלי המשרד הם לא רק מנהלים את ההיבטים הטכניים של המשרד, אלא הם מנהלים את הדרך שבה העובדים מרגישים ומתפקדים כשהם עובדים מהמשרד.
בחברות קטנות יותר, מנהל המשרד הוא כמעט תמיד חלק ממחלקת משאבי אנוש (או שהוא עצמו מהווה את כל מחלקת משאבי אנוש).
בחברות גדולות יותר, הוא בדרך כלל ממוקם במחלקת תפעול או תחזוקה. בעוד שמחלקת משאבי האנוש מטפלת במשימות ממוקדות אדם, כמו תרבות ארגונית, גיוס, קליטה הכשרות, דיני עבודה, טאלנטים וכו, המיקוד העיקרי של מנהלי המשרד הוא סביבת העבודה הפיזית והיעילות תפעולית.
חלוקת תחומי האחריות בין מנהל המשרד למחלקת משאבי האנוש בנושאים דומים:
תחומי האחריות של מנהל משאבי אנוש: ניהול משא ומתן על ביטוח בריאות, טיפול בסכסוכי עובדים, וקליטת עובדים חדשים בהיבט חוזי עבודה, טפסים וכו.
תחומי האחריות מנהל המשרד: הזמנת חטיפים ומעדנים למשרד, תיקון שולחן עבודה או כלי עבודה אחר – מקולקל, וקליטה פיזית, לרבות הקצאת שולחן, כרטיס עובד, ציוד לעבודה מהבית וכדומה.
להלן דוגמה לניסוח מודעת דרושים לצורך גיוס מנהל משרד:
דרוש מנהל משרד מאורגן, פרואקטיבי ואנרגטי שיהיה הלב הפועם של סביבת העבודה של החברה.
על מנהל המשרד לוודא שהמשרד יפעל כמו מכונה משומנת היטב, וליצור סביבה שבה העובדים מרגישים נתמכים, בעלי מוטיבציה ושיש להם את כל הציוד והכלים הדרושים כדי לעשות את העבודה הטובה ביותר.
תחומי אחריות עיקריים:
תפעול ולוגיסטיקה: פיקוח על פעילות המשרד היומית, כולל חלוקת דואר, רכש, אספקה וניהול ספקים, לרבות צוותי ניקיון, משלוחי חטיפים ומעדנים, מכונת קפה וכו'.
ניהול תחזוקה: להיות נקודת הקשר העיקרית למחלקת התחזוקה. לתאם תיקונים לציוד מקולקל ולוודא שכל פרוטוקולי הבטיחות (תרגילי אש וכו') מעודכנים.
תמיכה במחלקת משאבי אנוש:
1 מימוש התרבות הארגונית וניהול חוויית עובד: לתכנן ולבצע אירועי צוות, מסיבות חג ופינוקים במשרד. לוודא שהאזורים המשותפים הינם מזמינים ופונקציונליים.
2 תיאום קליטת עובדים חדשים: סיוע בצד הפיזי של הקליטה כולל התפקיד לוודא שהעובדים החדשים מקבלים שולחנות עבודה, מחשבים ניידים ושאר ציוד הנדרש להם לצורך ביצוע תפקידם, כמו גם סיוע ב'תחזוקה' של מדיניות המשרד הפנימית.
תקצוב: ניהול תקציב המשרד, לרבות מעקב אחר הוצאות על אספקה ושירותים כדי להבטיח שהחברה נשארת בתוך גבולות התקציב.
כישורים נדרשים:
ניסיון של שנתיים או יותר בניהול משרד, אירוח או תפקידים אדמיניסטרטיביים.
הלך רוח של רצון לתקן ולשפר: מנהל המשרד לא בהכרח מתקן את המדפסת בעצמו, אבל עליו לדעת בדיוק למי להתקשר כדי לסיים את התיקון שלה בטווח המיידי.
כישורי תקשורת מעולים וגישה של אף משימה אינה קטנה מדי. ושליטה בכלים בסיסיים לניהול פרויקטים.
