בין כל סוגי ההתמודדות של מנהלי משאבי אנוש יש אתגר שמתרחש פעמים רבות ולא מקבל תשומת לב רבה: מצב בו כמה עובדים, שחשים מותשים ושחוקים, זקוקים לחופשה, אבל היעדרויותיהם של עובדים אלה באותם ימים או שבועות, מסכנות פרויקט בעל חשיבות קריטית לארגון.
המשמעות היא התמודדות עם סוגייה אתית ולוגיסטית מורכבת. תפקידו של מנהל משאבי האנוש במצב זה הוא רב-פנים, שדורש חשיבה אסטרטגית, תקשורת אמפתית והבנה עמוקה של רווחת העובדים והצרכים הארגוניים כאחד.
להלן 4 צעדים שעל מנהל משאבי האנוש לנקוט כדי להתמודד עם מצב בו כמה עובדים לוקחים חופשה בעת ובעונה אחת למרות שהארגון זקוק להם לצורך פרויקט חשוב:
1 לאסוף מידע מקיף.
על מנהל משאבי האנוש לאסוף מידע מקיף, הכרוך בהבנת המספר המדויק של העובדים המבקשים ימי חופש בעת ובעונה אחת, מהו הפרויקט הספציפי שעלול להמצא בסיכון, מה הדדליין שלו ומהן ההשלכות הפוטנציאליות של אי עמידה בו.
2 לברר את היקף השחיקה של כל עובד:
על מנהל משאבי האנוש לברר מהו ההיקף האמיתי של שחיקה של עובדים. כלומר, האם הבקשות לחופשה נובעות מתשישות אמיתית לאחר תקופה תובענית, או שיש גורמים בסיסיים אחרים.
זה עשוי להיות כרוך בדיונים חסויים עם עובדים, סקירת נתוני עומס עבודה והתייעצות עם בעלי תפקידי מפתח בצוות.
3 פתרונות אלטרנטיבים:
ברגע שההיקף של הבעיה ברור, העדיפות המיידית של מנהל משאבי אנוש היא להפחית את ההשפעה של החופשות שאמורות להתרחש בו זמנית.
זה יכול לכלול בחינת פתרונות אלטרנטיביים כמו הפתחת מספר ימי החופשה, אפילו במעט, כדי לוודא שלחלקים הקריטיים של הפרויקט יהיו מספק עובדים.
פתרון נוסף הוא להציע סבב שבמסגרתו חלק מהצוות יוצא לחופשה, ולאחר מכן החלק האחר, באופן שבו ניתן לוודא זרימת עבודה רציפה.
התנאי הוא שהעובדים יסכימו לכך. זה דורש ממנהל משאבי האנוש מיומנויות משא ומתן מצוינות, שכן עובדים שמרגישים שחוקים עלולים להיות רגישים לכל עיכוב או קיצור בחופשה הנחוצה שלהם.
במסגרת המשא ומתן, יהיה על מנהל משאבי האנוש לתקשר היטב את חומרת חשיבות הפרויקט ואת הפגיעה הארגונית הפוטנציאלית אם הוא לא יתקיים או שהארגון לא יעמוד בדדליין, תוך הכרה בהתחשבות של העובדים והבעת הבנה לצורך של העובדים במנוחה.
4 להתייחס לגורם השורש של שחיקת העובדים:
אם הבקשות לחופשות הגיעו לאחר תקופה מאמצת מאוד, שהובילה לתשישות נרחבת, זה מצביע על בעיה פוטנציאלית בניהול עומסי עבודה או הקצאת משאבים.
על מנהל משאבי האנוש ליזום סקירה של הפרויקטים האחרונים, להעריך את רמות האיוש שלהם, את הדדליינים ואת האיזון בין עבודה לחיים אישיים.
בדיקה כזאת יכולה להוביל להמלצות לשיפורים עתידיים, כמו גיוס צוות נוסף בחוזה המוגבל בזמן, או שכירת פרילנסרים לפרויקט ספציפי, יישום מתודולוגיות טובות יותר לתכנון פרויקטים והצגת יוזמות רווחה למניעת סיטואציות דומות.
יש להדגיש, כי למנהל משאבי האנוש יש תפקיד מכריע בשמירה על מורל ואמון העובדים.
גם אם יש כמה בקשות חופשה שמתעכבות, על מנהל משאבי אנוש לוודא שהעובדים שאת חופשתם עיכבו ירגישו ששמקשיבים להם ומעריכים את העוסדה שהם הסכימו לדחות את החופשה.
זה כרוך בתקשורת שקופה לגבי האתגרים שמציבה הסיטואציה, ומחויבות הארגון לתמיכה ברווחתם של עובדים אלה.
ניתן להציע צורות תמיכה אלטרנטיביות, כמו חופשה נוספת בתשלום במועד מאוחר יותר, הסדרי עבודה גמישים עם חזרתם מהחופשה, או אפילו מחוות הערכה קטנות כדי להכיר במסירותם בתקופה האינטנסיבית.
בסיכומו של דבר, מנהל משאבי אנוש בתרחיש זה משמש כגשר קריטי בין צרכי העובדים ליעדים עסקיים.
היכולת שלו לאזן בין אמפתיה לבין קבלת החלטות אסטרטגיות, תוך טיפוח תרבות ארגונית של הבנה ותמיכה, תקבע אם הארגון יצליח לעמוד בהצלחה ביעדי הפרויקט בלי להקריב את רווחתו ונאמנותו של הנכס החשוב ביותר: העובדים.
