היעדרויות לא מתוכננות של עובדים מהעבודה מציבות אתגר לא פשוט עבור ארגונים בכל המגזרים.
להיעדרות עובדים יש השפעה שהיא יותר מאי נוחות פשוטה. היעדרות של עובדים משפיעה ישירות על הפרודוקטיביות, מורל הצוות ובסופו של דבר, על התוצאות העסקיות של הארגון.
ניהול יעיל של היעדרות עובדים אינו רק עוד אחד התפקידים של מנהלי משאבי אנוש, אלא זו חובה אסטרטגית לשמירה על פעילות עסקית ארוכת טווח.
להלן 4 דרכים בהן היעדרויות העובדים משפיעות על עסקי הארגון:
1 היעדרות לא מנוהלת מובילה לירידה בפרודוקטיביות:
כאשר עובד נעדר, עומס העבודה שלו נופל לעתים קרובות על עמיתיו, שעומס העבודה שלהם והסטרס שהם נמצאים בו ממילא כבר גבוהים.
זה יכול לגרום לעיכובים בפרויקטים, לאי עמידה במועדים ולירידה באיכות העבודה.
2 השפעה לרעה על מורל הצוות:
היעדרות קבועה של אנשים מסוימים יכולה לעורר טינה בקרב אלו שצריכים למלא את מקומם באופן עקבי, מה שמוביל לכוח אדם חסר מוטיבציה ולעלייה פוטנציאלית במצב בו עובדים מגיעים לעבודה חולים כדי להספיק את כל המטלות.
זה כשלעצמו, מגביר את מספר העובדים החולים ומפחית את היעילות.
3 יותר עלויות:
מבחינה כלכלית, היעדרות מתורגמת לעלויות ישירות כגון דמי מחלה והצורך בעובדים זמניים או תשלום שעות נוספות עבור עובדים קיימים.
בעקיפין, הדבר עלול להוביל לחוסר שביעות רצון בקרב הלקוחות עקב עיכובים בשירות ונזק למוניטין.
4 עלייה בחופשות לא מתוכננות:
חוסר ניהול ברור של היעדרויות עלול ליצור סביבת עבודה שבה היעדרויות נתפסות כמקובלות, מה שמוביל לתרבות של ניתוק ועלייה בחופשות לא מתוכננות.
להלן 4 דרכים לניהול נכון של היעדרויות של עובדים:
1 יישום גישה רב-גונית:
הצעד הבסיסי הוא קביעת מדיניות נוכחות ברורה ומקיפה. מדיניות זו צריכה לפרט ציפיות בנוגע לנוכחות, נהלים לדיווח על היעדרויות, צעדים משמעתיים בגין חופשה שלא אושרה, וזכאות לסוגים שונים של חופשה, כמו למשל, חופשת מחלה, חופשה שנתית וכדומה.
חשוב מאוד לתקשר מדיניות זו ביעילות לכל העובדים ולאכוף אותה באופן עקבי.
2 מערכות מעקב:
על הארגונים להשקיע במערכות יעילות למעקב אחר היעדרויות. בין אם הן ידניות או מבוססות תוכנה, מערכות אלו מאפשרות למנהלי משאבי האנוש לנטר דפוסי היעדרויות, לזהות היעדרויות תכופות ולהבחין בין היעדרויות לגיטימיות להיעדרויות בעייתיות.
נתונים אלה הם בעלי ערך רב להתערבות פרואקטיבית.
3 טיפוח סביבת עבודה תומכת:
טיפוח סביבת עבודה תומכת הינו קריטי. זה כולל קידום רווחת העובדים באמצעות יוזמות כמו תמיכה ברווחה הנפשית, הסדרי עבודה גמישים במידת האפשר, ותרבות ארגונית שמעודדת תקשורת פתוחה.
טיפול בשורשי ההיעדרות, כגון לחץ או שחיקה, יכול להפחית משמעותית את חופשות הלא מתוכננות.
4 תהליך מובנה של חזרה לעבודה:
תהליך מובנה של חזרה לעבודה הינו חיוני. זה כרוך בהליך ברור לעובדים החוזרים לאחר היעדרות, כולל כל ההתאמות או התמיכה הנדרשים.
עבור היעדרויות ארוכות יותר, תקשורת סדירה וחזרה מדורגת יכולים להקל על המעבר ולהדגים את מחויבות הארגון לרווחת העובדים.
שילוב של מדיניות ברורה, מעקב יעיל, תרבות ארגונית תומכת ופרוטוקולים מובנים של חזרה לעבודה, מאפשר לארגון למתן את ההשפעות המזיקות של היעדרות ולטפח כוח עבודה מעורב ופרודוקטיבי יותר.
