תהליך הראיון
ישנם גזלני זמן רבים במקום העבודה, ועובדים לעיתים לא יודעים לנהל את הזמן בצורה נכונה – מה שטורם לחוסר יעילות ארגונית ולתפוקה נמוכה. בעוד יש גזלני זמן שיכולת ההשפעה שלנו נמוכה (למעט אכיפה) כגון גלישה במדיה החברתית (ויש שיגידו שיצירת הקשרים החברתיים תורמת לארגון בטווח הארוך), ישנם גזלני זמן שביכולת הארגון לצמצם או אף למנוע, והבעיה אינה רק הזמן שמוקדש לאותם גזלני זמן אלא גם הסחת הדעת שנגרמת מהעיסוק הזה. רובין מאדל (Robin Madell) מ-U.S News כותבת על עוד כמה גורמים שמפריעים למועסקים לנצל ביעילות את הזמן שלהם במקום העבודה:
ניהול זמן – ניהול לקוי של הודעות נכנסות
צלצולים והתראות עלולים לשבש את היום שלכם או של העובדים אם נותנים להם לעשות זאת. לעובדים רבים יש יותר מרחב תמרון ממה שהם חושבים שיש להם בהחלטה האם לענות לשיחת טלפון או לענות מיד לדוא"ל נכנס. עדיף להקדיש זמן ביום לחזרה לשיחות טלפון ולמענה לדוא"ל. כדאי גם לסגור את תיבת ההודעות הנכנסות כדי לא לקבל התראה בכל פעם שנכנס דוא"ל.
הפתרון: אפשר להקדיש את 10 הדקות האחרונות בכל שעה למענה לדוא"ל.
ניהול זמן – הישאבות אל מלכודות זמן
כמה פעמים ביום קורה לכם שאתם מתחילים לעבוד על משימה בעדיפות גבוהה ואז מוצאים את עצמכם סוטים הצידה למשימות חשובות פחות שחוטפות מכם את המיקוד? אלה הן מלכודות הזמן, ביניהן תכנון פגישות ללא סדר יום, הודעה על דדליינים מעורפלים כמו "מוקדם ככל האפשר", האפשרות שאחרים יפריעו לכם באמצעות "מדיניות הדלת הפתוחה". נוסף על כך, כשאנו עסוקים מאוד, אנו מוותרים על תכנון, כאשר למעשה תכנון הוא הדבר הראשון שעלינו לעשות.
הפתרון: כשאנחנו עסוקים וחושבים שאין לנו זמן לתכנן, בדיוק אז אנחנו צריכים לתכנן.
ניהול זמן – השתתפות בפגישות הלא נכונות
חברות רבות מתכננות פגישות שכוללות אנשי צוות שלא באמת צריכים להיות בהן. אם אתם מקבלים הזמנות לפגישות שאינן נראות רלוונטיות למשרה או לתפקיד שלכם, דברו עם המנהלים הישירים שלכם. פגישות שחייבים להשתתף בהן אך אין להן השלכה ישירה על תפקידם של העובדים או על יכולתם לתרום לפרויקט, הן בזבוז הזמן הגדול ביותר בעבודה לדעתם של חלק מהמומחים.
הפתרון: מידע שעבר בפגישה יכול להיות מתוקשר לעובדים שלא נכחו בה על ידי סיכום שיישלח במייל או כמה דקות של עדכון בשיחה עם קולגה או מנהל.
ניהול זמן – עיסוק בדברים שצריך להאציל לאחרים או להעביר למיקור חוץ
הימנעות מבזבוז זמן משמעותה מיקוד הזמן והאנרגיה המוגבלים שלכם במשימות ופרויקטים החשובים ביותר לעסק וליעדים המקצועיים שלכם. לכן זוהי טעות בקריירה להשקיע את המשאבים היקרים שלכם בעניינים קטנים או בעבודה שמישהו אחר יכול לעשות. מדובר בעיקר במשימות חוזרות על עצמן שניתן לטפל בהן אוטומטית או להעביר למיקור חוץ או להכשיר מישהו אחר לבצע אותן כדי לפנות זמן לעבודה על דברים שמצריכים את הכישורים הייחודיים לכם. אם תפנו אפילו שעות בודדות בשבוע לכל עובד בארגון השינוי עשוי להיות גדול כיוון שתוכלו לנצל אותן לעבודה על דברים שיש להן משמעות גדולה יותר.
הפתרון: מנהל משאבי האנוש, באופן ישיר או תוך הנחייה של המנהלים בארגון, צריך לרכז את הפעילויות שניתן להעביר מהעובדים "היקרים" לעובדים זולים יותר או למיקור חוץ.
