עובד ביקש חופשה שלושה חודשים מראש והיא אושרה. במהלך שלושה החודשים הוא רכש כרטיסי טיסה, מלונות ודברים נוספים לקראת החופשה, בתאריכים בהם היא מתוכננת.
אלא שכשבוע לפני היציאה לחופשה, המנהל הישיר שלו מודיע לו שיהיה עליו לדחות את החופשה משום שצפוי להיות עומס עבודה גדול מאוד בתאריכי החופשה שלו.
העובד מסרב לדחות את החופשה בטענה שבר שילם על כל מרכיבי החופשה (טיסות וכו) ובטענה שלא יצא לחופשה כבר כמעט שנה.
דילמה מורכבת זו חוזרת על עצמה לא מעט פעמים במקומות העבודה, ואין לה פתרון חד משמעי.
גם לעובד וגם למנהל יש טיעונים תקפים, והפתרון הטוב ביותר דורש איזון עדין בין זכויות משפטיות, מדיניות החברה ותקשורת יעילה.
נקודת המבט של העובד:
הטיעון של העובד הוא חזק. הוא קיבל אישור רשמי לחופשתו שלושה חודשים מראש, שזו תקופה משמעותית.
בתום לב, הוא התחייב להתחייבויות כספיות שאינן ניתנות להחזר על סמך אישור זה.
ביטול כעת, יביא להפסד כספי משמעותי, יחד עם האכזבה הרגשית והפסיכולוגית של אובדן חופשה שציפה לה כל כך.
מנקודת מבטו של העובד, החברה חוזרת בעצמה מהסכם קודם, דבר שמרגיש לא הוגן ולא מכבד.
הפרת אמון זו היא סיבה עיקרית לאיום שלו להתפטר. העובד מרגיש שחייו האישיים ורווחתו מתעלמים ממנו לטובת נוחות החברה.
נקודת המבט של המנהל:
גם המנהל נמצא במצב קשה. אחריותו העיקרית היא להבטיח את הפרודוקטיביות של הצוות ולעמוד ביעדי הארגון.
עומס עבודה גדול ובלתי צפוי מהווה סיכון משמעותי לחברה, ויציאתו לחופשה של עובד, בעיקר אם הוא עובד מפתח בצוות, עלולה לסכן פרויקטים קריטיים.
סביר להניח שהמנהל מרגיש שהוא עושה את מה שצריך כדי להגן על הארגון.
יתכן שהוא גם נמצא תחת לחץ מצד הממונים עליו לבצע את העבודה. בקשת המנהל לדחות את החופשה, למרות שעיתוי זה גרוע, נובעת מדאגה אמיתית להצלחת החברה ומהאמונה שנוכחות העובד חיונית.
איך יכול מנהל משאבי האנוש לפתור את הדילמה:
תפקידו של מנהל משאבי אנוש הוא לתווך ולמצוא פתרון המגן על האינטרסים של החברה תוך שימור עובד יקר ערך.
להלן 4 צעדים שעל מנהל משאבי האנוש לנקוט כדי לפתור קונפליקט בין עובד שנדרש לדחות חופשה שאושרה 3 חודשים מראש לבין מנהל שצופה עומס עבודה:
1 הכרה בעמדת העובד:
על מנהל משאבי האנוש תחילה לאמת את תסכולו של העובד ולהכיר בהשפעה הכלכלית והאישית של הביטול. התנצלות כנה על השינוי ברגע האחרון היא קריטית לבניית אמון מחדש.
2 פשרה בנושאים פיננסיים:
על החברה להסכים להחזיר לעובד את כל ההוצאות שאינן ניתנות להחזר הקשורות לחופשה, כולל טיסות ולינה.
זה מוכיח תום לב ומתקן את ההפסד הכספי שנגרם כתוצאה מפעולות החברה.
3 ניהול משא ומתן על תאריך חופשה חדש:
על מנהלי משאבי אנוש להפגש עם העובד והמנהל כדי לקבוע תאריך חופשה חדש ומובטח בעתיד הקרוב. זה מראה על מחויבות החברה לכבד את ימי החופשה של העובד.
4 טיפול בעומס העבודה:
במקביל, על מנהל משאבי האנוש לעזור למנהל למצוא פתרון לעומס העבודה הכבד שאינו מסתמך אך ורק על נוכחותו של העובד.
זה יכול לכלול גיוס עובד זמני, קביעת סדרי עדיפויות מחדש של משימות או חלוקת העבודה בין חברי צוות אחרים.
נקיטת צעדים אלה מאפשרת למנהלי משאבי האנוש להראות לעובד שרווחתו מוערכת, למתן את הנזק הכלכלי המיידי שלו וליצור נתיב קדימה שימנע את עזיבתו.
המפתח הוא להעביר את השיחה מנתיב של 'מי צודק' למסלול של 'איך נוכל לפתור את זה יחד'. גישה זו משמרת את הקשר המקצועי ומבטיחה המשכיות עסקית.
