הטמענו תהליך הדרכה שחסך לארגון 150,000 ש"ח בשנה!

הטמענו תהליך הדרכה שחסך לארגון 150,000 ש"ח בשנה!

כיצד בונים מערך הדרכה נכון וחסכוני לניהול הדרכות ארגוניות באמצעות כלים טכנולוגיים? אלו הדרכות ניתן להעביר בלומדה ומה היתרון של שימוש בוידאו בתהליך הדרכת העובדים?

שיתוף
הדרכת עובדים שחוסכת כסף

ראיינו את זיו גלבוע, מנהל שותף בחברת Improv-IT, המלווה ארגונים בתהליכי למידה והדרכה באמצעות פתרונות מתקדמים לשילוב בין מתודולוגיות ותוכנה, לקראת כנס ההדרכה השנתי, על היתרונות שניתן להשיג ביישום נכון של הדרכה ארגונית.

רקע כללי: זיו גלבוע הינו מהנדס תעשייה וניהול בהכשרתו, בוגר הטכניון. הוא מגיע מרקע עשיר שכולל ייעוץ לארגונים (בארץ ובארה"ב) עבור חברת הייעוץ TEFEN, במסגרת תפקיד זה עסק גלבוע בעיקר בייעוץ לארגונים בתחום של שיפור תהליכים וביצועים. לאחר מכן הוא הצטרף לחברת פלאפון בתפקיד של מנהל אגפים. במשך כ-8 שנים ניהל גלבוע שני אגפים כשחלק ניכר מתפקידו היה ליזום, לפתח ולבקר תהליכי למידה תוך פיתוח והטמעת מתודולוגיות חדשות בתקופות של שינויים ותמורות בארגון.

בהמשך הקריירה שלו הגיע גלבוע לתפקיד מנכ"ל של חברת רנסיס לניהול סקרי עובדים, הערכות עובדים, הערכות שביעות רצון וכיו"ב. רנסיס פיתחה למעשה את התשתית הטכנולוגית לניהול הסקרים הללו. במסגרת תפקיד זה הוא פגש את ענבר גת-שחם, שותפה מנהלת בחברת Improv-IT. זיו גלבוע: "ענבר הביאה איתה ידע עשיר במתודולוגיות למידה והדרכה ואני הבאתי את הידע הטכנולוגי וזה מה שיצר את החיבור החזק".

ענבר עצמה גם תרצה בכנס ההדרכה השנתי על אינטגרציה של שיטות הדרכה להתאמה מרבית למודרך ותציג את מודל GEAR ללמידה אפקטיבית.

למידע נוסף ורישום לכנס ההדרכה – לחץ כאן!


 

המושב אותו תנהל בכנס ההדרכה השנתי עוסק במתודולוגיות למידה, מה חדש ומה מתחדש בימים אלה בתחום זה?

עולם הלמידה עובר שינוי דרמטי בשנים האחרונות! המודלים הישנים היו חד ממדיים. הם כללו הרצאה פרונטלית וסימולציה. עדיין עובדים כך בארגונים רבים. אך לצד זאת, בשנים האחרונות יש חדירה של מגמות חדשות לעולמות ההדרכה. עם ההתפתחות הטכנולוגית, הרשתות החברתיות והפתרונות מבוססי ענן, ניתן כיום ליישם עקרונות למידה בדרכים מגוונות. כלים אלה משרתים את עקרונות הלמידה. כשמדברים על הדרכה / למידה חשוב לזכור שלפני המתודולוגיה יש עקרונות. הארגון רוצה מעורבות לומד. השתתפות פעילה מגדילה את הסיכוי לקלוט, לזכור, להטמיע.

יתרון נוסף בעולם ההדרכה של ימינו, בו יש שפע, הוא האפשרות להנגשה. הרצאה פרונטלית בגישה המסורתית היא מוגבלת בהגדרתה. כדי שמקסימום העובדים יבינו צריך להציע להם מקסימום דרכים וכלים. מתודולוגיית הדרכה צריכה לשרת את הארגון. היא צריכה להביא בחשבון את התקציב שעומד לרשות הארגון, את לוחות הזמנים שהארגון קובע. הארגון רוצה לראות תוצאות לכן המתודולוגיה צריכה להוביל לתוצאות מדידות ברורות. מתודולוגיית למידה אפקטיבית צריכה להתאים ללומדים מצד אחד ולארגון מנגד.

מהי תרומתה של הטכנולוגיה לעולמות ההדרכה, האם היא מוסיפה עוד כלי לסל הכלים או שהיא ממש משנה ומעצבת את תחום ההדרכה בארגון?

הטכנולוגיה מאפשרת לנו להנגיש. מה זו הנגשה? זה אומר שמעתה הארגון ייתן הרבה יותר מפתרון אחד. לא יכפו עוד על עובד סוג אחד של למידה או מבחן. לומדים בעלי צרכים מיוחדים מאוכלוסיות שונות (מבוגרים, עולים חדשים או עובדים שעברית איננה שפת האם שלהם, עובדים עם הפרעות קשב וריכוז או כל סוג אחר של עובדים לרבות עובדים עם מוגבלויות). כל אחד יוכל למעשה להשתלב בארגון דרך הדרכה שמתאימה יותר לצרכים האישיים המשתנים של כל מודרך.

איך זה קורה בפועל? לומדה יכולה להיות בכמה שפות להבדיל מהרצאה פרונטלית. כמו כן, הלומד יכול לשלוט בקצב, להאט, לקחת הפסקות, לחזור אחורה לנושא שהוא לא הבין לעומק… הלומד שולט בקצב וזה מאפשר להרבה אנשים להגיע לתוצאות אפקטיביות בתהליך הלמידה. הטכנולוגיה מאפשרת לנו להנגיש תהליך למידה לציבור גדול יותר באוכלוסייה בצורה אפקטיביות יותר. כיום אנו מכניסים תהליכי למידה למובייל ובכך אנו נפתחים לעוד קבוצת לומדים.

כלי הלמידה החדשים, שמתאפשרים בעיקר באמצעות הטכנולוגיה, צריכים להוכיח את עצמם בהיבט הכלכלי הטהור כדי שארגון ישקיע. האם אפשר להוכיח שההשקעה משתלמת ואם כן כיצד?

מתודולוגיות למידה מתקדמות והחיבור לטכנולוגיות ולעולם המתפתח שבו אנו פועלים אכן מצדיקים את ההשקעה. לדוגמה נוכל להציג את אחת מהפעילות שלנו בחברת ביטוח. נכנסנו למערך תמיכה טכנית בתוך החברה. זה מערך שקלט מספר מאוד מצומצם של עובדים במשך השנה, משהו כמו 4 עובדים חדשים בכל חודש.

אמנם מספר העובדים שנקלטו היה מצומצם אך הארגון השקיע במערך הדרכה (קורסים, מבחנים, אוריינטציה ביום הראשון וכיו"ב). היות שמדובר במספר כל כך קטן של עובדים, ההשקעה הייתה עצומה והיא גזלה משאבים חיוניים של עובדים טובים שנלקחו להדרכה למשך כ-10 ימי עבודה בחודש.

הפתרון שלנו לארגון היה המרת הקורס ותהליך הקליטה המסורתי בתהליך למידה עצמי עם התערבות. המודל שבנינו אפשר לעובדים החדשים ללמוד את החומר באמצעות לומדה בשילוב עם התערבות של מדריך שנכנס מידי פעם, מסביר, מלבן, מכוון, בוחן ונותן משוב.

המהלך הזה היה כל כך חשוב לא רק בגלל שהוא חסך לארגון משאבים אדירים אלא משום שהוא אף אפשר לארגון להסתכל על הלמידה בזמן אמת. בהרצאה פרונטלית של מדריך לא ניתן לראות כמה לומדים באמת קולטים? כמה מתקשים? במה מתקשים יותר? הלומדות מאפשרות את ההסתכלות הזו וזה מאפשר לקבל תמונה רחבה יותר על הקבוצה ועל היחיד. כך לדוגמה, אם הלומדים נוטים להתקשות בשלב מסוים, אולי כדאי להכניס מדריך לתת חיזוק או להוסיף חומר. אם עובד ספציפי מתקשה אולי כדאי לחזק אותו. זה גם כלי סינון במקרים מאוד ספציפיים.

ההסתכלות הזו מייעלת את תהליך הלמידה וחוסכת תהליכי השלמת ידע בעתיד. בעבר עובד במחלקה הטכנית היה נקלט באופן מלא תוך 4-5 חודשים. בחודשים הראשונים הוא היה נתקל בבעיות וקשיים ואז הוא היה משאיר לקוחות על הקו, ניגש לקבל סיוע באמצע העבודה וכיו"ב. זה פגע ברווחיות של הארגון. כיום העובד נקלט בצורה מלאה תוך חודשיים.

שלב נוסף בתהליך הקליטה שבו טיפלנו באמצעות טכנולוגיה היה האוריינטציה ביום הראשון לעבודה. גם כאן פינינו את המדריך על ידי כך שהפכנו את האוריינטציה כולה למשחק מחשב. כעת, במקום שיעשו לעובד החדש סיור בבניין ויקרינו בפניו מצגת, הוא מקבל את כל המידע על הארגון באמצעות אפליקציה.

איך מעבירים אוריינטציה של יום ראשון לאפליקציה במחשב?

העובד מקבל את כל המידע בצורה אחידה ומדויקת דרך האפליקציה. כלי זה מאפשר לנו לתת לעובדים החדשים חוויה מעבר לידע אפקטיבי. בצורה הזו העובד לא רק קולט מידע שמעבירים לו אלא הוא נאלץ ממש ללמוד בצורה אקטיבית. האפליקציה מסבירה לו את מבנה הארגון ומטילה עליו משימות כמו לדעת כמה דוחות מפיקה מחלקת הזמנות בשבוע? או כמה העברות כספיות היא מבצעת? זה אופטימיזציה של תהליך הלמידה תוך הפיכתו לתהליך חווייתי.

ומה הרווח הישיר של הארגון שמצפה להחזר מידי או כמה שיותר מהר?

ההחזר לארגון הוא ודאי והוא אדיר. במקרה של חברת הביטוח אני משער שזה חיסכון של לפחות 150,000 ש"ח בשנה באופן ישיר, ראשית כל פינינו מנהל הדרכה וזה חיסכון של משכורת מלאה. שנית חסכנו לעובדים ולמנהלים זמן עבודה שבעבר הם הקדישו לסיוע לעובדים החדשים. זמן ההשתלבות של עובד חדש התקצר כאמור בכ-2-3 חודשים וזה בא לידי ביטוי ביותר פניות שהם קיבלו ובשירות מקצועי יותר שהם היו מסוגלים לספק- וכל אלו גם אם לא ניתן למדוד בחסכון ישיר שווים לארגון הרבה כסף.

איך עוד ניתן לחסוך בתקציב באופן כל כך ברור ומדיד באמצעות טכנולוגיה ועדיין להגיע לתוצאות לא פחות טובות אם לא יותר?

פלטפורמת הווידיאו היא דוגמה מצוינת. יש מקומות שבהם לא ניתן לוותר על הסבר פרונטלי של מומחה בתחום. במקרים האלה ניתן לעשות שימוש בסרטון הדרכה / הרצאה מצולמת. כך למעשה מצלמים את המומחה בתחומו פעם אחת ואז משתמשים בסרטון זה בכל פעם שרוצים להעביר הדרכה לעובדים חדשים או ותיקים בתחום. זה כלי אדיר שחוסך זמן רב למומחה ומאפשר לאנשים רבים ללמוד מהידע שלו.

אילו יתרונות נוספים, מעבר ליתרונות כלכליים, יש לכלי הדרכה טכנולוגיים חדשניים?

ישנם יתרונות רבים וחשובים כמו אחידות ונגישות. אנחנו עובדים עם גוף ממשלתי גדול הכולל 30 סניפים בכל הארץ. הגוף הזה מספק שירותים בכמה תחומים לאוכלוסיות רבות ומגוונות. העובדים נדרשים כולם להיות בקיאים בכמות עצומה של נהלים, חוקים, טפסים. הם צריכים להכיר הרבה מאוד עולמות תוכן. כולם צריכים את אותו מידע ובאותה רמה. היינו צריכים ליצור אחידות ונגישות כל הזמן. דרך בניית מערכת לומדות הצלחנו לייצר מערכת פתוחה ונגישה כל הזמן. גם להעביר ידע במספר תחומים וגם לתת אפשרות לעובדים לחזור כל הזמן אחורה ולהשלים, כל אחד בקצב שלו.

בעבר היו פערים בין העובדים החדשים לוותיקים. היו כאלה ששאלו עמיתים וקיבלו אינפורמציה לא נכונה. היו פערי ידע וזה יצר חוסר אחידות באיכות השירות. כיום יש לכולם מערכת אחת שנותנת מידע נגיש ברמה אחידה וכל אחד יכול לעשות בה שימוש בזמן שמתאים לו ולפי הקצב שנכון לו.


זיו גלבוע נבחר להיות מנהל מושב גישות מתודיות בלמידה בכנס ההדרכה השנתי. במסגרת המושב ירצו דנה מנור, מנהלת הלמידה והפיתוח הארגוני בחברת IBM ישראל, ומוניקה אברבוך, מבנק הפועלים. בנוסף למושב זה יערכו עוד 4 מושבים שונים בכנס וכן הרצאות מליאה.

למידע נוסף ורישום לכנס ההדרכה – לחץ כאן!

אין תגובות

השאר תגובה