כיצד בוחרים תוכנת משאבי אנוש?

כיצד בוחרים תוכנת משאבי אנוש?

בחירת תוכנת משאבי אנוש היא אחד האתגרים הגדולים ביותר במחלקת HR ובארגון כולו. מהן השאלות החשובות ביותר שצריכות להישאל ולהנחות אתכם בתהליך?

שיתוף
תכנת משאבי אנוש

תכנת משאבי אנוש

הביקוש לפתרונות טכנולוגיים לניהול ההון האנושי הוביל לכך שחברות ענק כמו SAP ו- ORACLE לצד חברות קטנות ובינוניות, זרות כמו מקומיות, ישקיעו הון עתק בפיתוח תכנות, אפליקציות ופיצ'רים חדשים ייעודיים לניהול ההון האנושי היוצאים לשוק כמידי יום. אז כיצד בוחרים פתרו אחד מתוך השפע האדיר? Ho Chee Tiong, מנהל מכירות בחברת UNIT4 Prosoft, מציע לכם טיפים לבחירת התוכנה הנכונה בריאיון לאתר משאבי אנוש HR Asia.

 

אז כיצד בוחרים את התכנה הטובה ביותר לניהול ההון האנושי בארגון?

מנהלי משאבי אנוש רבים פונים לטכנולוגיה במטרה למצוא פתרונות חסכוניים (חיסכון בזמן, במשאבים, בתהליכים, בבירוקרטיה). הם מחפשים תוכנה שתעשה עבורם את העבודה הקשה, תחסוך זמן עבודה, ניירת, תהליכים, תקשורת ובעיקר – תוביל את המחלקה לקיצור תהליכים.

[adrotate banner="64"]

הבהלה לתוכנת משאבי אנוש, כחלק מטרנד, מובילה מנהלים רבים לפעול מהר מדי להשגת התוצאות והם אינם מקבלים את ההחלטות הנכונות עבור הארגון. חברות רבות השקיעו הון בפרויקט מחשובי ובסופו של דבר, הן נותרו עם מערכות שנותנות מענה צר אך ורק לצרכים של מחלקת משאבי אנוש או שנותרו עם מערכות סטאטיות שאינן מספקות להם נתונים אנליטיים ואינן מאפשרות לארגון לפתח ולשדרג את התוכנה כך שתענה לצרכים חדשים ומשתנים.

כאשר ניגשים לפרויקט מחשובי, יש לקחת בחשבון את מכלול השיקולים הבאים:

  • תוכנת משאבי אנוש אינטגרטיבית או מערכות stand alone הנותנות מענה לפונקציות ספציפיות (מערכת גיוס עובדים, מערכת דיווח שעות וכיו"ב), הן בגדר השקעה של הארגון וצריכות לשרת את הארגון כולו ולא רק את מחלקת משאבי אנוש.
  • כאשר מדברים על טכנולוגיית משאבי אנוש, one size fits all פשוט לא עובד. אל תחפשו פתרון אצל חברות אחרות כי מה שמתאים לצרכים של חברה אחת לא בהכרח יתאים לצרכים של חברה אחרת. כדי לבחור את התכנה הנכונה עבור הארגון שלכם אתם צריכים להגיע לפרויקט הזה כשאתם יודעים בדיוק: מהם הצרכים הקיימים והעתידיים של הארגון, מה חסר לו כרגע, כיצד אתם רוצים לראות את הארגון בעתיד הקרוב והרחוק. רק כאשר תדעו בבירור לאן אתם שואפים להגיע ומה חסר לכם כדי להגיע לשם – תוכלו לבחור את הפתרון הטוב ביותר אד הוק.
  • תוכנת משאבי אנוש יכולה לשרת ארגון אחד באופן אופטימלי ולאו דווקא להתאים לארגון אחר ולא רק בגלל אופי הארגון והצרכים הייחודיים שלו. ישנם שיקולים נוספים שצריך לקחת בחשבון כאשר בוחנים ספקים ממדינות זרות ובפרט כאשר החברה מנהלת פעילות רב לאומית. יש לשאול שאלות כגון: האם התוכנה הזו תומכת בשפה/ות בה/ן מדברים בחברה? האם תוכנת השכר והמיסוי נותנת מענה לצרכים המקומיים וגלובליים של החברה? האם התוכנה נותנת מענה אופטימלי בהיבט של חוקי עבודה במדינת היעד ובמדינות השונות בהן קיימים חוקי עבודה וחוקי מיסוי שונים?
  • נושא שחשוב לתת עליו את הדעת הוא עניין האבטחה. חשוב לבדוק האם התוכנה מאפשרת לארגון לספק לעובדים שלו את מקסימום האבטחה שכן מדובר בניהול מידע אישי 'רגיש'. כאשר בוחנים את פרמטר האבטחה צריך להביא בחשבון שני היבטים: אבטחת מידע בפני גורמים חוץ ארגוניים (בעיקר כשהטרנד הבולט ביותר הוא שימוש בתוכנה כשירות software as a service בשילוב עם פתרון אחסון ענן). ההיבט השני הוא אבטחת מידע פנים ארגוני, כלומר המערכת צריכה לספק לכם את האופציות לנהל נכון את המידע, תוף ריכוז ושיתוף מסמכים אך יחד עם זאת תוך שיפור רמת האבטחה (באמצעות הרשאות, תוכנת מעקב אחר פעילות בתיקי עובדים וכיו"ב).
  • פרויקט מחשובי במחלקת משאבי אנוש, כמו כל פרויקט אחר בארגון, צריך להיות מכוון יעדים עסקיים business driven. מעבר לביצוע אוטומטי, גם אם הוא חוסך משאבים ארגוניים (שמסתכמים בחיסכון בתקציב) כבר איננו מצדיק את ההשקעה. החוכמה היא לעבור לשימוש בתכנה המאפשרת לארגון לצמוח בהיבט של: פיתוח תקשורת פנים ארגונית, העצמת תרבות הלמידה ושיתוף הידע בארגון, הקניית כלים מדידים להערכת עובדים, הערכת צוותים, הערכת פרויקטים, מתן כלים מתקדמים למיון עובדים כדי להבטיח עלייה באיכות הגיוס ועוד. זכרו, פרויקט מחשובי הוא צעד עסקי והשקעה כלכלית לא מבוטלת (גם עבור ארגונים שאינם סובלים מבעיית תקציב), על כן, מבחן התוצאות הוא המבחן העסקי. השאלות שצריכות להישאל לאורך תהליך בחירת התכנה הן: האם התוכנה הזו תצליח להניע את הארגון להשגת יעדים עסקיים? האם הארגון יגייס עובדים טובים יותר? האם העובדים יעבדו טוב יותר? האם התכנה הזו תסייע לנו לחלק את העוגה (הרווחים) בצורה מושכלת, הגיונית והוגנת יותר?

הכנס אסטרטגיות משאבי אנוש 2012 יעסוק, בין השאר, בתכניות למימוש אסטרטגיה עסקית דרך תכנות משאבי אנוש. ההרשמה לכנס בעיצומה! 

אין תגובות

השאר תגובה