כמה פעמים יצא לכם לערוך שיחת משוב לעובדים והרגשתם שהם לא באמת מקשיבים לכם? כמה פעמים גיליתם לאחר שיחת המשוב שהדברים נותרו בעינם?! אם התשובה היא שפעמים רבות, זה הזמן לחזק את שיחות המשוב שלכם.
איך מספקים משוב לעובדים שבאמת יקשיבו לו ויפעלו בהתאם לנאמר?
הכל מתחיל בכבוד הדדי. אם העובדים שלך מכבדים ומעריכים אותך כמנהל, הם יקשיבו. אם אתה מעריך אותם – הם יעריכו אותך. במידה וכבוד הדדי קיים ביניכם, נעבור לטיפים הבאים.
תפישת המשוב
העובד בוחן כיצד אתה תופש את שיחת המשוב ועד כמה אתה מקנה לה חשיבות. אם ארשת הפנים שלך רצינית ושפת הגוף שלך משדרת רצינות, אם האינטונציה שלך ברורה ורהוטה, העובד ייקח את הדברים ברצינות וסביר שלא יתעלם מהם.
העובד צריך לוודא שאתה תופש את שיחת המשוב כחשובה ומהותית, על מנת שהוא יתייחס אליה בהתאם.
דגש על הנושא
הדגש בשיחת המשוב צריך להיות על הנושא לא על העובד. חשוב להפריד ככל האפשר את העובד מהנושאים האמורים, כך שהוא לא ירגיש שמדובר ב"התקפה אישית", אלא ברצון לשינוי תהליכי עבודה.
לדוגמה: במקום לומר: "אני לא אוהב איך שאתה פונה ללקוחות..", תוכל לומר: "אולי ננסה פניה שונה ללקוחות, בדרך אחרת..". כך העובד פחות יירתע ויתגונן, ויאזין לך באמת.
ספק משוב על הבעיה, לא על האדם, לעולם אל תבצע התקפה אישית, ספר לעובד איך זה משפיע עליך.
הפוך את המשוב לספציפי
המפתח לספק משוב משמעותי הוא להפוך אותו ספציפי. חשוב להימנע מלהיות מעורפל כיוון שזה רק מבלבל את העובד ובסופו של דבר הופך את המשוב לחשוב פחות.
אם לדוגמה אתה רוצה לספק משוב לגבי מצגת ספציפית שהעובד העביר בחברה. במקום להגיד לעובד: "יכולת לעשות את המצגת טוב יותר".. (זה מעורפל ולא ברור היכן הבעיה). תוכל לומר:
"עבודה נהדרת על המצגת! אני באמת אהבתי איך השתמשת באנימציות כדי להדגיש את השיווק ולעשות את זה מעניין.. הערה קטנה אחת, אולי בפעם הבאה, תוסיף עוד כמה נתונים סטטיסטיים שימחישו את התהליכים. נסה לעשות את זה קצת יותר חזותי, אני חושב שתהיה לכך יותר השפעה."
זוהי דרך מצוינת לתת משוב למישהו. אם הם מקבלים משוב כל כך מדויק וספציפי, עם מחמאות לצדו, אין ספק שהם לא יעלבו אלא ירגישו שפרגנת להם, וישתדלו לבצע עבודה טובה יותר בפעם הבאה.
שימוש במילים כמו "בפעם הבאה" מראה לעובד שאתה רק מספק לו הדרכה כיצד להשתפר, ולא מבקר אותו.
הפוך את המשוב לדבר חיובי
משוב הוא אחד החלקים החשובים ביותר שהופך עובדים לטובים ופרודוקטיביים יותר. הבעיה היא שלמילה "משוב" יש בדרך כלל הקשר שלילי. הסיבה לכך היא, כי רב הניסיון שלנו עם משוב נקשר לביקורת במקום לשיפור.
כאשר העובד שומע את המנהל שלו אומר "אני רוצה לעשות איתך שיחת משוב" המחשבה הראשונה בראש שלו היא שלילית.
כמנהל, אם אתה מתייחס לעניין כשיחה חיובית ובונה, מציע לעובד לשוחח איתך על דברים ומעביר את המשוב באגביות, זה נתפש הרבה יותר חיובי, העובד יקשיב לך יותר ובאמת ינסה להשתפר היכן שצריך.
