המעבר למודל עבודה היברידי והגמישות הגוברת בשעות העבודה, ובפרט השילוב של עובדים ממדינות מעבר לים, מחייבת את מנהלי משאבי האנוש להקפיד על אופטימיזציה של שעות עבודה ותיאום ביניהם, בהתאם למיקומים השונים ובהתאם לשעות העבודה השונות של העובדים.
אופטימיזציה של תזמון שעות עבודה במצבים של ריבוי מיקומים גיאוגרפיים והבדלי שעות עבודה, הוא תהליך מתמשך הדורש הסתגלות, ומחויבות כדי לוודא שהעובדים בכל המיקומים הגיאוגרפים השונים פועלים באופן שהתזמון הוא יעיל וחסכוני.
ריכוז הכלים שעומדים לרשות מנהלי משאבי האנוש, סטנדרטיזציה במידת האפשר וגמישות בעת הצורך, מאפשרים למנהלי משאבי אנוש לנהל ביעילות כוח עבודה מגוון גיאוגרפית ושבוחר שעות עבודה שונות.
אופטימיזציה כזו של כוח העבודה היא משימה מורכבת אך קריטית, במיוחד עבור מנהלי משאבי אנוש בארגונים בעלי עובדים המפוזרים במקומות שונים בעולם.
להלן 9 אסטרטגיות לביצוע מקסימיזציה ואופטימיזציה של תזמון במצב של ריבוי מיקומים וגמישות בשעות העבודה:
1 הערכת הצרכים של כל עובד במיקום גיאוגרפי שונה:
לפני הכנת תוכניות תזמון שעות, על מנהלי משאבי האנוש להעריך את הצרכים והדרישות הספציפיות של כל מיקום.
יש לקחת בחשבון גורמים כמו שעות פעילות, דרישות כוח האדם ושעות שיא או לחץ בעבודה. כל אלה עשויים להשתנות משמעותית ממיקום גאוגרפי אחד לאחר.
2 כלי טיימינג טכנולוגיים:
יש להטמיע כלים טכנולוגים לניהול התזמון של שעות העבודה השונות. זה מוודא שיש עקביות ומאפשר למנהלי משאבי אנוש לקבל סקירה ברורה של כל כוח העבודה.
3 מדיניות כוח אדם:
יש לפתח מדיניות כוח עבודה סטנדרטית שניתן להחילה בכל המיקומים שניתן להחילה בהם.
זה כולל מדיניות חופשה, שעות עבודה, כללי שעות נוספות והנחיות אחרות הקשורות למשאבי אנוש. סטנדרטיזציה מפשטת את תזמון השעות ומפחיתה את אי-ההתאמות הפוטנציאליות בין מיקומים.
4 גמישות להכלת גורמים מקומיים:
למרות שסטנדרטיזציה מועילה, חשוב להיות גמישים מספיק כדי להכיל גורמים מקומיים בכל אחת מהמדינות בהן מעסיקים עובדים מרחוק.
למשל יכולים להיות דיני עבודה ספציפיים או חגים מקומיים שצריך לקחת בחשבון. יש להתאים את המדיניות לכל מקום.
5 להשתמש בתחזית כוח אדם:
חשוב למנף תחזיות כוח אדם וניתוחי נתונים כדי לצפות מראש את צרכי כוח האדם בכל מקום.
יש לקחת בחשבון נתונים היסטוריים, מגמות עונתיות ומשתנים שהינם יחודיים למיקום, שיכולים לסייע לקבלת החלטות לגבי תזמון השעות.
6 ליצור הנחיות תזמון:
רצוי לפתח הנחיות תזמון ברורות כדי לעזור למנהלים לקבל החלטות עקביות. הנחיות אלו יכולות לכסות נושאים כמו סבבי משמרות, זמני הפסקה וכדומה.
7 גמישות לגבי העדפות העובדים:
יש לקחת בחשבון את העדפות העובדים בעת קביעת לוחות הזמנים. אם לעובדים יש העדפות הקשורות למיקומם, כדאי לנסות להתאים להם את המדיניות במידת האפשר.
זה מגדיל את הסיכויים להגברת האושר במקום העבודה ושימור עובדים.
8 תקשורת ושקיפות:
יש לשמור על תקשורת פתוחה עם מנהלים בכל מיקום גאוגרפי. שקיפות ושיתוף פעולה הינם חיוניים.
בנוסף, יש לסקור באופן קבוע את לוחות הזמנים כדי לוודא שהם עונים על הצרכים של העובדים במיקומים השונים.
9 טכנולוגיה המאפשרת שירות עצמי לעובד:
חשוב לשקול יישום של אפשרויות שירות עצמי לעובדים בתוכנת התזמון. זה מאפשר לעובדים לראות את לוחות הזמנים, לבקש חופשה או להחליף משמרות, מה שיכול להפחית את הנטל הניהולי על מנהלי משאבי האנוש.
