קליטת עובד מרחוק המתגורר במדינה אחרת מציבה בפני מנהלי משאבי אנוש אתגרים ייחודיים לעומת גיוס מרחוק מקומי.
למנהל משאבי אנוש יש תפקיד מרכזי בהבטחת חוויה חלקה ומסבירת פנים, תוך הפחתת מכשולים פוטנציאליים הקשורים לתאימות, תרבות ארגונית ותקשורת.
גישה אסטרטגית ואמפתית היא בעלת חשיבות קריטית להצלחתם ארוכת הטווח ולשילובם בארגון.
להלן 4 צעדים מרכזיים לקליטה מוצלחת מרחוק של עובד המתגורר במדינה אחרת:
1 שליטה בתאימות ולוגיסטיקה בינלאומית (לפני הקליטה):
זהו הצעד הבסיסי והקריטי ביותר. לפני יומו הראשון של העובד, על מנהלי משאבי האנוש לטפל בקפידה בדרישות המשפטיות והפיננסיות של המדינה הספציפית.
זה כולל חוזי העסקה, לרבות לוודא עמידה בחוקי העבודה המקומיים, כולל תנאי העסקה, תקופות ניסיון, תקופות הודעה מוקדמת וכללי פיטורים. שיתוף פעולה עם מעסיק רשום יכול לייעל משמעותית את התהליך המורכב הזה.
כמו כן זה כולל שכר ומיסוי: הגדרת שכר בצורה נכונה, ניכוי מס במקור, תשלומי ביטוח לאומי והבנת כל השלכות המס מקומיות.
בנוסף, הטבות: מחקר שוק לגבי הטבות הנהוגות באותה מדינה, כמו למשל, ביטוח בריאות, תוכניות פרישה, ימי חופשה בתשלום. על ההטבות להיות תחרותיות ותואמות את מדינת המגורים של העובד.
דרישות חיוניות נוספות שיש למלא לפני יומו הראשון של העובד קשורות לציוד והקמת פרופיל IT.
יש לארגן את אספקת החומרה הדרושה לעובד מרחוק, לרבות מחשבים ניידים, מסכים, ואביזרים נוספים, והבטחת גישה לכל התוכנות והמערכות הנדרשות לפני תאריך תחילת העבודה.
למתן הוראות התקנה ברורות ותמיכה ייעודית בתחום ה-IT יש חשיבות עליונה.
ולא פחות חשוב: חבילת קבלת פנים. רצוי לשלוח לעובד בחו"ל חבילת קבלת פנים פיזית עם מתנות מהחברה ומסמכים חיוניים שעליו למלא. זה יכול ליצור קשר מוחשי לחברה.
2 בניית תוכנית קליטה מובנית, מפורטת ובהירה לימים הראשונים:
תקשורת לפני היום הראשון: שליחת דואר אלקטרוני לקבלת פנים אישית המפרטת את לוח הזמנים של היום הראשון, אנשי קשר מרכזיים וחומרי קריאה חיוניים.
קבלת פנים ביום הראשון: יש לקבוע פגישת קבלת פנים וירטואלית עם מנהל משאבי האנוש והמנהל הישיר.
חשוב לשמור על חמימות ואינפורמטיביות, תוך התמקדות במשימת החברה, בערכים ובתפקיד המיידי של העובד.
אוריינטציה תרבותית: יש להציע הכשרה או משאבים תרבותיים שיעזרו לעובד החדש להבין את המנהגים המקומיים, הנימוסים העסקיים וסגנונות התקשורת, כמו גם את התרבות הארגונית הפנימית של החברה.
הכשרה ספציפית לתפקיד: יש לספק גישה למודולי הכשרה מובנים, למשאבים ולוודא תיעוד עבור התפקיד הספציפי שהעובד ממלא. יש לשקול גישה מדורגת כדי למנוע עומס של מידע.
מפגשים תקופתיים: יש להטמיע לוח זמנים של מפגשים, עם פגישות קצרות תכופות בשבועות הראשונים (בתחילה יומי, ולאחר מכן הפחתה לשבועי) כדי לענות על שאלות ולספק תמיכה מתמשכת.
3 קידום חיבור ואינטגרציה:
התגברות על מרחק גיאוגרפי ואזורי זמן דורשת מאמצים מכוונים לטיפוח שייכות.
לכן חשוב להקצות מנטור. ציוות עמית מנוסה לעובד החדש, רצוי בתוך הצוות שלו או במחלקה הרלוונטית, של מנטור שיכול לשמש כאדם שאליו פונים בשאלות לא פורמליות, הדרכה ותובנות תרבותיות.
היכרות עם הצוות: חשוב להקל על היכרות וירטואלית עם הצוות המיידי ובעלי תפקידים מרכזיים חוצי-תפקידים.
יש לעודד שיחות חולין לא פורמליות או אירועים חברתיים וירטואליים כדי לבנות קרבה.
מודעות לאזור זמן: יש להיות מודעים להפרשי שעות בעת קביעת פגישות. יש להשתמש בכלי תקשורת אסינכרוניים ולעודד שעות עבודה גמישות במידת הצורך.
קידום כלי שיתוף פעולה: יש לוודא שהעובד בקיא בפלטפורמות תקשורת ושיתוף פעולה ומבין את פרוטוקולי התקשורת של החברה.
4 לבקש משוב קבוע:
משוב קבוע: יש לערוך שיחות קבועות כדי לאסוף משוב על חוויית הקליטה. סקרים אנונימיים יכולים לעודד תגובות כנות.
שיפור מתמיד: יש להשתמש במשוב כדי לזהות נקודות בעייתיות ולשפר את תהליך הקליטה. שיטות עבודה מומלצות לקליטה מרחוק מתפתחות כל הזמן.
תכנון וביצוע קפדניים של שלבים אלה מאפשרים למנהלי משאבי אנוש לוודא שעובדים מרחוק המתגוררים במדינה אחרת ירגישו מוערכים, שיש להם תמיכה ושהם משתלבים באופן מלא בחברה. זה מכין אותם לקראת הצלחה ולתרומה לצמיחה הגלובלית של הארגון.
