אחת הסוגיות שצריכות להיות בעלת חשיבות רבה עבור מנהלי משאבי האנוש היא, האם להטמיע טכנולוגיה שמאפשרת לכל עובד להכנס לתיק האישי שלו ולראות את כל הנתונים עליו, לרבות הפרופיל שלו בארגון, הערכות ביצועים, משוב, הטבות שמגיעות לו, מספר ימי החופשה שנותרו לו, מסלול הקידום לרבות מועדים לקידום, מועדים להעלאות שכר ועוד.
השאלות המרכזיות בעניין זה הן: האם יש לכך ביקוש מצד העובדים והאם האפשרות הזאת מועילה לארגון.
בסביבת העבודה הדינמית של ימינו, הרעיון של העצמת עובדים על ידי גישה ישירה לקבצי משאבי האנוש האישיים שלהם הוא כבר לא רק הטבה רצויה אלא צו ארגוני חיוני.
הטמעת טכנולוגיה המאפשרת לעובדים לצפות בכל הנתונים הנוגעים להם, לרבות הפרופיל הארגוני שלהם, הערכות ביצועים, משוב, הטבות, מועדי קידום, מסלולי קריירה ולוחות זמנים להעלאת שכר, היא לא רק מועילה, אלא היא הופכת במהירות לציפייה בסיסית מצד כוח העבודה. לא ניתן להפריז בחשיבותה של שקיפות כזו.
להלן 3 היתרונות המרכזיים של טכנולוגיה שמאפשרת לעובדים גישה לתיק האישי שלהם:
1 טיפוח תחושת אמון ופתיחות:
כאשר לעובדים יש גישה בלתי מוגבלת לנתונים שלהם, הם מרגישים שהארגון מכבד ומעריך אותם, בידיעה שאין אג'נדות נסתרות או מידע לא גלוי.
שקיפות זו מגבירה משמעותית את הביטחון הפסיכולוגי, מעודדת עובדים להיות יותר מעורבים במשימות, להציע משוב ולהרגיש בטוחים בתפקידם.
שקיפות זו גם מאותתת שהארגון מחויב להגינות ואחריות, מה שמוביל לתרבות ארגונית חיובית ובריאה יותר.
2 דרישה מצד העובדים:
יש דרישה ברורה לרמת גישה זו מצד עובדים. עובדים בעידן הנוכחי, במיוחד אלו מהדור הצעיר, רגילים לגישה מיידית למידע בכל היבטי חייהם.
הם מצפים לאותה רמת שירות עצמי ובהירות ממעסיקיהם. הם רוצים להבין את מעמדם בחברה, את התקדמותם ואת סיכויי העתיד שלהם, בלי לעבור שכבות של בירוקרטיה או להמתין לאנשי מחלקת משאבי אנוש שיספקו את המידע.
דרישה זו מונעת על ידי רצון לאוטונומיה ושליטה רבה יותר על הקריירה של העובדים.
היכולת לבדוק את מספר ימי החופשה שלהם, לסקור את משוב הביצועים האחרון שלהם, או להבין את הדרישות לקידום הבא שלהם בזמן שנוח להם, מעצימה אותם לנהל את ההתפתחות המקצועית שלהם בצורה יעילה יותר.
עבור הארגון, היתרונות הם משמעותיים ורחבי היקף. פורטל שירות עצמי לעובדים מפחית את הנטל האדמיניסטרטיבי על מחלקות משאבי אנוש.
במקום שאנשי משאבי אנוש יבזבזו זמן יקר בתגובה לפניות שגרתיות בנוגע להטבות, יתרות חופשה או סקירות שכר, העובדים יכולים למצוא מידע זה בעצמם בכל רגע נתון.
זה משחרר את אנשי משאבי אנוש להתמקד ביוזמות אסטרטגיות יותר כגון פיתוח כישרונות, תוכניות מעורבות עובדים וטיפוח תרבות ארגונית חיובית.
היעילות המשופרת מתורגמת לחיסכון בעלויות על ידי הפחתת הצורך בהזנת נתונים ידנית נרחבת ומזעור שגיאות.
3 שיפור מעורבות העובדים ושימורם:
מתברר שגישה שקופה לקבצים אישיים משפרת את מעורבות העובדים ושימורם.
כאשר עובדים מבינים מהי הערכת ביצועיהם, מהם הקריטריונים לקידום ומהי זכאותם להטבות, סביר יותר שהם ישקיעו יותר בתפקידם ובהצלחת החברה.
בהירות זו מטפחת גישה פרואקטיבית לפיתוח קריירה ומפחיתה את אי הוודאות, שהיא גורם נפוץ לחוסר שביעות רצון ותחלופה.
גישה זו מאפשרת לעובדים להתאים את המטרות האישיות שלהם ליעדי הארגון, מה שמוביל לכוח אדם מוטיבציוני ופרודוקטיבי יותר.
בסיכומו של דבר, הטכנולוגיה היעודית שמאפשרת לעובדים לקבל גישה ישירה ומאובטחת לקבצי משאבי אנוש האישיים שלהם, כבר אינה מותרות אלא הכרח אסטרטגי.
זה עונה על הדרישה הגוברת של העובדים לשקיפות ואוטונומיה, ובמקביל מספק יעילות תפעולית משמעותית וטיפוח ארגון מצליח יותר.