בארגונים המאמצים מודל עבודה היברידי, קביעת המספר האופטימלי של ימי עבודה במשרד, בין אם יום אחד או שניים בשבוע, או שלושה-ארבעה ימים בשבוע, משפיעה על הארגון בהיבט הכלכלי במידה משמעותית, מעבר להוצאות תקורה ועלויות נסיעה לעובדים.
על פניו נראה שפחות ימים במשרד מאפשרים חיסכון בעלויות, אבל מסתבר שניתוח מעמיק שבוצע על ידי חברות מחקר מגלה תמונה מורכבת יותר.
הטיעון התומך ביום אחד עד יומיים בשבוע במשרד:
הטיעון הפיננסי העיקרי לנוכחות מינימלית במשרד סובב סביב הפחתת עלויות נדל"ן.
כלומר, כשיש בכל רגע נתון פחות עובדים במשרד, אפשר לעבוד למשרד קטן יותר ולכן זול יותר, מה שמוביל לחיסכון משמעותי בשכר דירה, שירותים, תחזוקה ושירותי ניקיון.
בנוסף, יש פוטנציאל לפחות בלאי של ציוד משרדי וצריכה מופחתת של ציוד משרדי. כל זה יכול להתבטא במיליוני דולרים בשנה עבור חברות גדולות.
בנוסף, הפחתת מספר הנסיעות למשרד פירושה הוצאות נסיעה נמוכות יותר של עובדים.
במקומות בהם אין הסעות והחזר הוצאות הנסיעה אינו מלא, זה יכול לתרום לשביעות רצון גבוהה יותר של העובדים.
יתר על כן, דגש רב יותר על עבודה מרחוק יכול להרחיב את מאגר הכישרונות, ולאפשר לארגונים לגייס מכל מקום, ולקבל גישה פוטנציאלית לאנשים מיומנים במשכורות תחרותיות יותר במיקומים גיאוגרפיים שונים.
הדבר יכול גם להוביל לשביעות רצון מוגברת של העובדים ולאיזון בין עבודה לחיים אישיים מה שמפחית בעקיפין את עלויות התחלופה הכרוכות בגיוס והכשרה.
הטיעון בעד 3-4 ימים במשרד:
נוכחות תכופה יותר במשרד כרוכה אמנם בעלויות תקורה גבוהות יותר, אבל היא יכולה לייצר יתרונות כלכליים הקשורים לפרודוקטיביות, חדשנות ותרבות ארגונית.
שיתוף פעולה פנים אל פנים מעודד לעיתים קרובות עבודת צוות טובה יותר, סיעור מוחות ספונטני יותר ופתרון בעיות מהיר יותר.
זה יכול להוביל ליעילות מוגברת ולקצב חדשנות מהיר יותר, מה שמשפיע ישירות על הביצועים הפיננסיים של החברה באמצעות מוצרים, שירותים או תהליכים אופטימליים חדשים.
עבור תפקידים הדורשים אינטראקציה פנים אל פנים תכופה, חונכות, או תיאום פרויקטים מורכב, מודל העבודה של שלושה או ארבעה ימים בשבוע במשרד, עשוי להיות פרודוקטיבי יותר, ולמנוע עיכובים ואי הבנות שעלולות להיווצר בסביבות וירטואליות.
זה יכול גם לחזק את התרבות הארגונית והלכידות, שהיא קריטית למעורבות עובדים ולשימור לטווח ארוך.
תרבות ארגונית חיובית יכולה להפחית עזיבת עובדים, לשפר את המחויבות הכוללת של העובדים, ולהוביל לתוצאות טובות יותר.
קשה אמנם לכמת זאת ישירות, אבל העלות של כוח אדם שחש מנותק מהארגון או קצב חדשנות איטי עלולה להיות משמעותית.
להלן 5 שיקולים לגבי מספר ימי העבודה במשרד בנוסף לעלויות כספיות:
1 תשתית טכנולוגית:
גם המודל ההיברידי של יום או יומיים בשבוע עבודה במשרד וגם המודל של 3-4 ימים בשבוע עבודה במשרד, דורשים השקעה בטכנולוגיה חזקה לשיתוף פעולה איכותי מרחוק, כלומר ללא שיבושים, לרבות שיחות וידאו, כלי ניהול פרויקטים, רשתות מאובטחות ועוד.
עם זאת, נוכחות תכופה יותר במשרד עשויה לחייב טכנולוגיה מתקדמת יותר בחדרי ישיבות במשרד כדי לגשר ביעילות על הפער בין משתתפים פיזיים ווירטואליים.
2 רווחת כלכלית ונפשית של העובדים:
עבודה מרחוק מציעה אמנם גמישות, אבל בידוד ממושך יכול להוביל לשחיקה ולאתגרים בריאותיים נפשיים.
אינטראקציה סדירה פנים אל פנים, אפילו רק יומיים או שלושה בשבוע, יכולה להילחם בכך, לטפח תחושת שייכות ולהפחית את העלויות הפוטנציאליות הכרוכות בהיעדרות עובדים והיעדרויות הקשורות לבריאות.
3 הכשרה וקליטה:
קליטת עובדים חדשים יכולה להיות אפקטיבית יותר פנים אל פנים, שכן יש לה פוטנציאל להפחית את הזמן שלוקח לעובדים חדשים להגיע לפרודוקטיביות מלאה.
הדבר יכול להשפיע ישירות על לוחות הזמנים של הפרויקט ועל התפוקה הכוללת.
4 תאימות ואבטחה:
בענפים או בתפקידים מסוימים יש דרישות רגולטוריות ספציפיות או דרישות לאבטחה מוגברת. בענפים ובתפקידים אלה, יש הכרח ליותר נוכחות פיזית.
5 ניהול:
מנהלים המורגלים בפיקוח מקרוב (תוך נוכחות פיזית), עשויים להתקשות במודל מרוחק יותר. עבור מנהלים אלה יש צורך בהשקעה בהכשרה לניהול וירטואלי יעיל.
בהיעדר הכשרה כזאת, ניהול לא יעיל עלול לגרום לעלויות שיקזזו כל חיסכון בעלויות הנובע מהפחתת השטח המשרדי.
בסיכומו של דבר, המודל הרווחי ביותר מבחינה כלכלית אינו עוסק רק במזעור עלויות מיידיות, אלא גם באיזון שמניע פרודוקטיביות, מטפח תרבות ארגונית חזקה, מושך ומשמר כישרונות ותומך ברווחת העובדים.
הגישה של 'מידה אחידה' היא בדרך כלל אינה יעילה. ארגונים חייבים להעריך בקפידה את מספר ימי העבודה במשרד האופטימלי, על פי הענף הספציפי שלהם, התרבות הארגונית, תפקידי העובדים והמטרות האסטרטגיות שלהם.
רק כך ניתן לקבוע את המודל ההיברידי המציע את היתרון הפיננסי הגדול ביותר עבורם בטווח הארוך.
