חפיפה נכונה והעברת תפקיד חלקה ממנהל משאבי אנוש עוזב למנהל משאבי אנוש חדש שנכנס לתפקיד מהוות צעדים קריטיים לשמירה על המשכיות עסקית, אמון העובדים ועמידה בדרישות החוק.
תהליך חפיפה תקין כרוך בתכנון קפדני ושיתוף פעולה על מנת להבטיח שלא ילך לאיבוד מידע חיוני וכדי שדברים לא יפלו בין הכיסאות.
להלן 3 השלבים העיקריים של חפיפה נכונה ויעילה בין מנהל משאבי אנוש יוצא למנהל משאבי אנוש נכנס:
שלב 1 – הכנה ותיעוד:
לפני מנהל משאבי האנוש עוזב את מקום העבודה, יש לגבש תוכנית מקיפה. ליבת שלב זה היא תיעוד מפורט.
מנהל משאבי אנוש העוזב צריך ליצור מסמך חפיפה המשמש כמקור היחיד לכל פעילויות משאבי אנוש השוטפות.
מסמך זה צריך לפרט את כל הפרויקטים הפעילים, מועדי היעד המרכזיים ואת מצב תיקי יחסי העובדים.
כמו כן, חיוני לתעד את כל קשרי הספקים הקשורים למחלקת משאבי האנוש, כולל פרטי קשר ותנאי חוזה עבור שירותים כמו שכר, ניהול הטבות ותוכנות משאבי אנוש.
על המנהל העוזב גם ליצור מדריך מעודכן של בעלי תפקידי מפתח פנימיים מרכזיים, כולל ראשי מחלקות, יועצים משפטיים ומנהלים בכירים, ולספק סקירה של העדפות התקשורת שלהם וכל צרכי משאבי האנוש הייחודיים.
יש להכין לוח שנה ברור של משימות חוזרות, כגון מחזורי הערכת ביצועים, הרשמה פתוחה להטבות ומועדי ציות לדיני עבודה, כדי לוודא שמנהל משאבי האנוש החדש יוכל להתחיל לעבוד במהירות ובלי להחמיץ אף מועד.
שלב 2 – ביצוע והעברת ידע:
שלב הביצוע הוא תקופה של שלב זה העברת ידע פעילה. באופן אידיאלי, מנהל משאבי אנוש החדש צריך להיות בעל חפיפה של לפחות שבועיים עם המנהל היוצא.
במהלך תקופה זו, מנהל משאבי האנוש היוצא צריך לערוך לו סיורים מפורטים של כל המערכות והתהליכים הקריטיים.
זה כולל סקירה של מערכת המידע של משאבי אנוש, ולהראות למנהל משאבי האנוש החדש כיצד לגשת לנתוני עובדים, להפעיל דו"חות ולנהל הטבות.
עליו גם להציג את מנהל משאבי האנוש החדש לבעלי תפקידי מפתח פנימיים ולספקים חיצוניים באופן אישי או באמצעות שיחות וידאו.
זה הזמן עבור מנהל משאבי האנוש החדש לשאול שאלות, להבין את הניואנסים של התרבות הארגונית של החברה ולקבל תדרוך על כל נושא רגיש או חקירות מתמשכות.
מנהל משאבי האנוש היוצא צריך גם לשתף את מנהל משאבי האנוש החדש בתובנות לגבי מה שעבד טוב בעבר ולאילו אתגרים לצפות.
שלב 3 – תמיכה ומעקב לאחר המעבר:
גם לאחר עזיבתו של מנהל משאבי האנוש היוצא, המעבר לא באמת הסתיים. מנהל משאבי האנוש החדש יזדקק לתמיכה מתמשכת מההנהלה וממחלקות אחרות.
המנהל שאליו מדווח מנהל משאבי האנוש צריך לוודא שהוא לא טובע בעבודה ושיש לו את כל המשאבים הנדרשים להצלחה.
יש לגבש תוכנית מעקב שתאפשר למנהל משאבי האנוש החדש לפנות אליו (למנהל שמעליו) בכל שאלה דחופה.
תמיכה זו מסייעת לבנות ביטחון ומבטיחה שמנהל משאבי האנוש החדש יוכל לטפל ביעילות בחששות העובדים ולנהל סיכונים משפטיים.
חפיפה שבוצעה היטב מהווה איתות חזק לכל הארגון שמחלקת משאבי האנוש ממשיכה לתפקד כפונקציה יציבה ואסטרטגית, ושההנהלה מחויבת להצלחתה.
