יצירת חווית קליטה חיובית ומוצלחת של עובדים חדשים הינה חיונית לשילוב עובדים חדשים בחברה ובתרבות הארגונית שלה, ולטיפוח מחוברות עובדים ארוכת טווח.
תכנון וביצוע מדוקדק של אסטרטגיות קליטת עובדים מאפשרים למנהלי משאבי אנוש ליצור תהליך קליטה שמקנה לעובדים החדשים את המיומנויות והידע הדרושים להם, ובה בעת גורם להם להרגיש שהארגון מעריך אותם ותומך בהם.
התחלה חיובית יכולה להשפיע באופן משמעותי על המעורבות, הפרודוקטיביות והשימור של העובדים החדשים בטווח הארוך.
מנהלי משאבי אנוש יכולים להשיג זאת על ידי תכנון תהליך קליטה מובנה ותומך.
להלן 8 שלבים להפיכת הליך קליטת העובדים לחוויה חיובית ומוצלחת:
1 לשלוח חבילת קבלת פנים:
יש לשלוח לעובדים החדשים שגוייסו, חבילת קבלת פנים לפני תאריך תחילת העבודה שלהם.
חבילת קבלת פנים שכזאת יכולה לכלול מידע על החברה, מכתב קבלת פנים, סקירה כללית של לוח הזמנים של תחילת העבודה, טפסים נחוצים ואישורי גישה.
2 לוגיסטיקה של היום הראשון:
יש לוודא שכל הלוגיסטיקה מטופלת לפני הגעת העובד החדש. זה כולל הגדרת סביבת העבודה שלו, אספקת הציוד הדרוש ולוודא שכל מערכות ה-IT והחשבונות שלו מוכנים.
התחלה חלקה מונעת לחץ מיותר ומראה שהחברה מעריכה את נוכחותם של העובדים החדשים.
3 לוח זמנים מפורט:
יש ליצור לוח זמנים מפורט לקליטת העובד, הכולל את השבועות הראשונים.
לוח זמנים זה צריך לכלול פגישות עם חברי צוות בעלי תפקידי מפתח, מפגשי הדרכה וזמן ללמידה עצמית.
תוכנית מובנית עוזרת לעובדים חדשים לדעת למה לצפות ולהרגיש בטוחים יותר בתפקידם החדש.
4 פגישת הכוונה:
יש לערוך פגישת הדרכה ביום הראשון. זה צריך לכלול היכרות עם ההיסטוריה, הייעוד, הערכים והמבנה הארגוני של החברה.
שילוב של סיור במשרד – או סיור וירטואלי לעובדים מרוחקים – עוזר להם להכיר את הסביבה החדשה שלהם.
5 ציפיות עבודה ברורות:
יש לתקשר בצורה ברורה את ציפיות העבודה מהעובד החדש, תחומי האחריות שלו ויעדי הביצועים.
תיאור תפקיד מפורט ודיון ביעדים קצרי טווח וארוכי טווח, עוזרים לעובדים החדשים להבין את תפקידם וכיצד הם יכולים לתרום.
6 תוכנית הדרכה מקיפה:
יש לפתח תוכנית הכשרה מקיפה הכוללת מיומנויות טכניות ומיומנויות רכות הנדרשות לתפקיד.
זה עשוי לכלול הכשרה מעשית, מודולים של למידה מתוקשבת או הצמדות לעמיתים מנוסים.
התאמת ההכשרה לקצב ולסגנון הלמידה של העובדים החדשים יכולה לשפר משמעותית את חווית הלמידה שלהם.
7 להקצות חבר:
יש לחבר עובדים חדשים לחבר או למנטור מהצוות שלהם. אדם זה יכול לספק הדרכה, לענות על שאלות ולהציע תמיכה במהלך תקופת ההסתגלות הראשונית.
קיום חבר או מנטור עוזר לעובדים החדשים להרגיש בנוח ולהקל על השתלבותם.
8 לימוד התרבות הארגונית של החברה:
יש לשלב את העובדים החדשים בתרבות הארגונית של החברה על ידי עידודם להשתתף באירועים חברתיים, בפעילויות גיבוש צוות ובמסורות של החברה.
הבנה ואימוץ של התרבות הארגונית של החברה עוזרת לעובדים החדשים להרגיש שייכים.
