התמודדות של מנהלי משאבי אנוש עם קיום שיחות קשות עם עובדים היא אחד מתחומי האחריות היותר מאתגרים של מנהלי משאבי אנוש ומנהלים עסקיים בארגון.
בין אם מתייחסים לבעיות ביצועים, קונפליקטים במקום העבודה או אתגרים אישיים, המפתח הוא להישאר מקצועי תוך טיפוח הבנה ופתרון.
כאשר שיחות קשות עם עובדים מטופלות בצורה מקצועית, הן יכולות להוביל לצמיחה ולשיפור.
על ידי הכנה יסודית, גילוי אמפתיה, תקשורת ברורה, שמירה על מקצועיות ומעקב, מנהלי משאבי אנוש יכולים להפוך דיונים מאתגרים להזדמנויות לשינוי חיובי.
להלן 5 צעדים מעשיים לניהול שיחות קשות עם עובדים ביעילות ובמקצועיות:
1 להכין היטב את כיוון השיחה:
לפני תחילת השיחה יש להקדיש זמן לאיסוף עובדות רלוונטיות ולהבהרת מטרת הדיון. יש להבין את הנושא הספציפי העומד על הפרק ולהכין דוגמאות או נתונים כדי לתמוך בנקודות עליהן יסוב הדיון.
איך להתכונן: יש להבין מהי התוצאה הרצויה של השיחה. כמו כן יש לצפות את התגובות האפשריות של העובד ולתכנן תגובות כדי לשמור על שליטה בדיון. בנוסף, יש לבחור הגדרה פרטית, ניטרלית כדי להבטיח סודיות.
למה זה חשוב: ההכנה מוכיחה מקצועיות ומבטיחה שהשיחה תישאר ממוקדת ובונה.
2 להתחיל עם אמפתיה וכבוד כלפי העובד:
יש להתחיל את השיחה בהכרה בתרומת העובד והבעת כוונה לתמוך בו. יש לגשת לדיון בנימה של שיתוף פעולה במקום עימות.
איך להראות אמפתיה: יש להשתמש בביטויים כמו, אני מעריך את העבודה שלך, ואני רוצה לדון בדרכים שבהן נוכל לטפל בנושא הזה ביחד.
יש להקשיב לעובד באופן אקטיבי והימנע מלהפריע כאשר העובד חולק את נקודת המבט שלו. במקביל, יש להיות מודעים לשפת הגוף, ולשמור על מחוות פתוחות ונגישות.
למה זה חשוב: אמפתיה עוזרת לבנות אמון, מפחיתה את ההתגוננות, ויוצרת דיאלוג פתוח יותר.
3 לתקשר בצורה ברורה וספציפית:
אי בהירות יכולה להוביל לבלבול ותסכול. יש לנסח בצורה ברורה את הנושא, השפעתו על הצוות או הארגון, והשינויים הנדרשים.
כיצד לתקשר ביעילות: יש להתמקד בהתנהגויות, לא באישיות. לדוגמה, יש לומר, שמתי לב לתאריכים שהוחמצו, במקום לומר: אתה לא אמין.
כמו כן יש להשתמש בהצהרות בגוף ראשון כדי להימנע מלהישמע מאשים, כמו למשל "הבחנתי ב…".
יש לשמור על שיחה הממוקדת בפתרון, תוך דיון בפעולות ספציפיות כדי לטפל בבעיה.
למה זה חשוב: תקשורת ברורה ממזערת אי הבנות ומבטיחה שהעובד מבין את הציפיות.
4 להישאר רגוע ומקצועי:
תגובות רגשיות עלולות להרוס את השיחה ולהגביר את המתח. לכן על מנהל משאבי האנוש להישאר רגוע, גם אם העובד מתגונן.
איך להישאר מקצועי: יש לעשות הפסקות אם הרגשות עולים כדי להחזיר את קור הרוח. יש להמנע מהאשמה ולשמור על טון ניטרלי. בנוסף, יש להתמקד במציאת פתרונות במקום במניית התקלות.
למה זה חשוב: המקצועיות נותנת את הטון לשיחה מכבדת ומסייעת בהורדת הסלמה בקונפליקט.
5 לעקוב ולספק תמיכה:
לאחר השיחה יש להקפיד לעקוב אחר הפעולות המוסכמות. יש להציע משאבים או תמיכה נוספת כדי לעזור לעובד להצליח.
כיצד לעקוב: יש לתעד נקודות מפתח ולשתף סיכום עם העובד. יש לתזמן שיחות כדי לעקוב אחר ההתקדמות ולספק משוב. כמו כן יש לחגוג שיפורים כדי לחזק שינוי חיובי.
למה זה חשוב: המעקב מדגים את המחויבות של מנהל משאבי האנוש לעזור לעובד.
לחלק ב': 5 הסוגים הנפוצים ביותר של שיחות קשות עם עובדים
לחלק ג': איך להתכונן לקראת שיחה קשה עם עובד