הגדרת יעדים ברורים לתוכנית מנטורינג בארגון, תכנון קפדני של תוכנית מנטורינג מובנית, בחירה והתאמת המשתתפים, מתן הכשרה ומשאבים, הערכת תוצאות, תמיכה מתמשכת וטיפוח תרבות ארגונית של חונכות, הם הבסיס להקמת תוכנית מנטורינג מוצלחת בארגון.
מנהלי משאבי אנוש ממלאים תפקיד קריטי בכל אחד מהשלבים הללו, לרבות בתכנון ויישום התוכניות.
עליהם לוודא שהתוכניות עונות על הצרכים של המדריכים והחניכים כאחד, ומתואמות עם היעדים הארגוניים.
להלן 18 צעדים להקמת תוכנית מנטורינג מוצלחת בארגון:
1 זיהוי יעדי התוכנית:
יש לקבוע את היעדים העיקריים של תוכנית החונכות. הם יכולים לכלול פיתוח מנהיגות, העברת ידע, שיפור מיומנויות, קידום קריירה או טיפוח תרבות ארגונית של שיתוף פעולה. מדובר במטרות ברורות המסייעות בתכנון התוכנית ובמדידת הצלחתה.
2 תאימות לאסטרטגיה הארגונית:
יש לוודא שתוכנית החונכות תואמת את היעדים האסטרטגיים של החברה. לדוגמה, אם הארגון שואף לפתח מנהלים עתידיים, התוכנית צריכה להתמקד בכישורי מנהיגות ובתכנון רצף איוש משרות.
3 להגדיר מדדי הצלחה:
יש להגדיר כיצד תימדד הצלחת תוכנית ההדרכה. המדדים יכולים לכלול שיעורי שימור עובדים, שיעורי קידום, ציוני מחוברות עובדים ועוד.
4 להחליט על מודל החונכות:
יש להחליט על סוג המנטורינג המתאים ביותר לצרכי הארגון. המודלים הנפוצים כוללים חונכות אחד על אחד, חונכות קבוצתית, חונכות עמיתים וגם חונכות 'הפוכה', שבה עובדים צעירים חונכים עמיתים בכירים יותר.
5 לקבוע ציר זמן:
יש לקבוע את משך קשרי החונכות ואת תדירות הפגישות. זה יכול לנוע בין כמה חודשים לשנה, עם שיחות קבועות בתדירות של פעמיים בשבוע או פעם בחודש.
6 ליצור קווים מנחים:
יש לפתח קווים מנחים ברורים למנטורים ולחניכים, המתאר את תפקידיהם, הציפיות ותחומי האחריות שלהם.
יש לספק מסגרת ליחסי החונכות, כולל נושאים לדיון, הגדרת יעדים ומנגנוני משוב.
7 לגייס חונכים:
יש לעודד השתתפות של מנטורים על ידי תקשור היתרונות של התוכנית. יש לכוון למנטורים פוטנציאליים בעלי הניסיון, הכישורים והנכונות להנחות אחרים, ולחניכים ששואפים ללמוד ולצמוח.
8 תהליך הגשת מועמדות ובחירה:
יש ליישם תהליך הגשת בקשה לאיסוף מידע על תחומי העניין, המטרות ותחומי ההתמחות של המשתתפים. זה עוזר בקבלת החלטות מושכלות לגבי התאמת החונך לחניך.
9 קריטריוני התאמה:
יש להתאים מנטורים וחניכים על סמך קריטריונים רלוונטיים כגון רקע מקצועי, כישורים, שאיפות קריירה ותאימות אישיות. ניתן לעשות זאת באופן ידני או בעזרת כלי תוכנה המיועדים לתוכניות הדרכה.
10 מפגשי הדרכה:
יש לערוך מפגשי הכשרה למנטורים ולחניכים כדי להכין אותם לתפקידיהם. ההדרכה צריכה לכלול תקשורת יעילה, הצבת יעדים, מתן וקבלת משוב ופתרון קונפליקטים פוטנציאליים.
11 מדריך חונכות:
יש לפתח 'מדריך' או ערכת כלים להדרכה הכוללת הנחיות, שיטות עבודה מומלצות, טיפים ליחסי חונכות מוצלחים ומשאבים לתמיכה נוספת.
12 תמיכה שוטפת:
יש להציע תמיכה שוטפת באמצעות שיחות קבועות, הזדמנויות הכשרה נוספות וגישה למשאבים כגון מאמרים, סמינרים מקוונים וסדנאות.
13 מפגש פתיחה:
יש לארגן מפגש פתיחה או אירוע כדי להציג את המשתתפים, לשרטט את מבנה התוכנית ולהגדיר ציפיות. זה עוזר לבנות קרבה ראשונית והתרגשות לקראת פתיחת התוכנית.
14 מנגנוני משוב:
יש להקים מנגנוני משוב פורמליים לאיסוף תובנות ממנטורים ומחניכים. סקרים, ראיונות או טפסי משוב יכולים לעזור להעריך את יעילות התוכנית ולזהות תחומים לשיפור.
15 מדידת תוצאות:
יש להשתמש במדדי ההצלחה שהוגדרו, כדי להעריך את השפעת התוכנית. יש לנתח נתונים על שימור עובדים, שיעורי קידום, ציוני מחוברות ומשוב משתתפים כדי לאמוד הצלחה.
16 שיפור מתמיד:
בהתבסס על ההערכה, יש לבצע שיפורים מתמידים בתוכנית. יש להתאים את המבנה, ההדרכה, תהליך ההתאמה או המשאבים לפי הצורך כדי לשפר את יעילות התוכנית.
17 לחגוג הצלחות:
להכיר ולחגוג את ההישגים של זוגות החונך-חניך והתוכנית הכוללת. חשוב לשתף סיפורי הצלחה בארגון כדי להדגיש את השפעת התוכנית ולעודד המשך השתתפות.
18 מחויבות ארוכת טווח:
יש לוודא שיש מחויבות ארוכת טווח לתוכנית החונכות מצד ההנהלה הבכירה והקצאת משאבים הדרושים כדי לקיים את התוכנית לאורך זמן.
