הן מחפשות טלנטים מתאימים בכל פינה בארץ ובעולם, הן מאתרות את הטלנטים הרלוונטיים, בין אם הם מועמדים פאסיבים או אקטיביים, והן מבצעות את הסינונים הראשונים: חברות ההשמה מהוות מרכיב חיוני בענף גיוס העובדים.
התחרות ההולכת וגוברת בשווקים בכל העולם, יוצרת תחרות קשה גם בשוק העבודה ומחייבת את הארגונים להגיע במהירות לטלנטים המתאימים ביותר.
לכן, שיתוף פעולה עם חברות השמה יכול להוות אסטרטגיה חשובה עבור מנהלי משאבי אנוש המעוניינים לייעל את הגיוס ולקבל גישה למאגר רחב ככל האפשר של מועמדים מתאימים.
עם זאת, כדי לוודא ששיתופי פעולה אלה יהיו חכמים, יעילים וחסכוניים, על מנהלי משאבי אנוש לאמץ גישה אסטרטגית ופרואקטיבית.
להלן 6 צעדים שמאפשרים עבודה חכמה, יעילה וחסכונית עם חברות ההשמה:
1 הגדרה ברורה של צרכי החברה:
לפני שמתקשרים עם כל חברת השמה, מנהלי משאבי האנוש חייבים להבין במדויק את התפקידים הספציפיים שיש לאייש, להבין מהם הכישורים והניסיון הנדרשים, את התרבות הארגונית של החברה ואת התקציב המוקצה לגיוס עובדים חדשים.
הגדרות מפורטות יאפשרו למנהלי משאבי האנוש לבחור שותפי השמה המתמחים בתעשיות ובמערכי הכישורים הרלוונטיים, תוך הימנעות מבזבוז זמן ומשאבים על מועמדים לא מתאימים.
שיתוף טווחי שכר ריאליים מראש, יבטיח גם שחברת ההשמה תתמקד במועמדים במסגרת הפרמטרים הפיננסיים של החברה.
2 לבצע בדיקת נאותות יסודית של שותפי השמה פוטנציאליים:
מנהלי משאבי האנוש צריכים לחקור את הרקורד של חברת ההשמה, את המוניטין שלה בתעשייה הרלוונטית, המלצות מלקוחות ושיעורי הצלחה.
יש לבקש המלצות כדי להפיק תובנות חשובות לגבי המומחיות והיעילות של כל חברה.
כמו כן, מומלץ להבין מראש את מבנה העמלות ואת תנאי המשא ומתן כדי להבטיח יעילות כלכלית ולמנוע הוצאות בלתי צפויות.
3 ליצור קשר חזק ושיתופי עם חברות ההשמה שנבחרו:
לא מומלץ להוציא את כל תהליך הגיוס למיקור חוץ (לחברות השמה) בשיטת 'שגר ושכח', בלי לעשות עבודת הכנה ובלי שמנהל משאבי האנוש מעורב בכל ההליך.
על מנהלי משאבי אנוש לפעול כשותפים אסטרטגיים של חברת ההשמה שנבחרה.
כמו כן, יש לספק לחברת ההשמה עדכונים שוטפים על ההתפתחויות בחברה (בנושא צרכי הגיוס), משוב על מועמדים שהוגשו (על ידי חברת ההשמה) ותובנות לגבי פרופיל המועמד האידיאלי.
תקשורת פתוחה ושקופה תאפשר לחברת ההשמה להבין טוב יותר את צרכיה המתפתחים של החברה ולעדכן את החיפוש שלה בהתאם, מה שיוביל למועמדים רלוונטיים ואיכותיים יותר.
בנוסף, כדי למקסם את היעילות, מנהלי משאבי אנוש צריכים לייעל את התקשורת והמשוב. לדוגמה, קביעת איש קשר במחלקת משאבי אנוש, לכל שותף השמה, יכולה למנוע בלבול ולהבטיח תגובות בזמן.
פרט לכך, ישום תהליך סטנדרטי לבדיקת קורות חיים ועריכת ראיונות יאיץ גם את תהליך הבחירה.
כמו כן, מתן משוב בונה וספציפי לגבי הסיבות שבגללן מועמדים מסוימים אינם מתאימים, יעזור לחברת ההשמה לחדד את קריטריוני החיפוש שלה ולהימנע מהגשת פרופילים דומים בעתיד.
4 לוודא יעילות כלכלית:
בהיבט הכלכלי, על מנהלי משאבי האנוש לנהל משא ומתן על תנאים נוחים ולבחון מבני עמלות שונים.
אפשר לסכם על עמלות מותנות, שבהן התשלום מתבצע רק לאחר השמה מוצלחת.
אבל יש מודלים נוספים מבוססי שימור או היברידיים, שעשויים להיות חסכוניים יותר עבור גיוס לתפקידים בכירים או לתפקידי נישה מסוימים.
בחינת הנחות כמות, או הסכמי שותפות ארוכי טווח, יכולים להוביל לחיסכון משמעותי בעלויות.
רצוי לבצע סקירה קבועה של הביצועים של שותפי ההשמה ולהשוות עמלות ושיעורי הצלחה, מול אפשרויות אחרות, כדי לוודא שמקבלים תמורה מתמשכת לכסף.
5 מינוף טכנולוגיות:
על מנהלי משאבי האנוש למנף טכנולוגיה ביעילות בשיתופי הפעולה עם חברות ההשמה.
שימוש במערכות מעקב אחר מועמדים, שיכולות להשתלב עם המערכות של חברות ההשמה, יכול לייעל את שיתוף המידע והמשוב של המועמדים.
כלי שיחות וידאו יכולים להקל על ראיונות וירטואליים יעילים, לחסוך זמן ועלויות נסיעה.
6 הערכה קבועה של ביצועי שותפויות ההשמה:
יש לעקוב אחר מדדים מרכזיים לרבות זמן גיוס, איכות הגיוסים, שיעורי שימור של עובדים שגוייסו ועלות הגיוס.
מעקב כזה יעזור למנהלי משאבי האנוש להעריך את האפקטיביות וההחזר על ההשקעה של שיתופי פעולה אלה.
בסיכומו של דבר, מנהלי משאבי אנוש יכולים לקבל החלטות מושכלות בהתבסס על נתונים אלה, לגבי אילו שותפויות (עם חברות השמה) לשמר, אילו שותפויות להתאים, או עם אילו חברות השמה לסיים את ההתקשרות.
זאת, כדי לוודא שחברות ההשמה מספקות באופן עקבי פתרונות גיוס חכמים, יעילים וחסכוניים.
אימוץ שיטות אסטרטגיות אלה מאפשר למנהלי משאבי האנוש להפוך את מערכות היחסים עם חברות השמה למנועי גיוס כישרונות חזקים וחסכוניים.
