בעידן בו כל עובד נדרש לעשות המון משימות בעת ובעונה אחת, יש צורך לאזן בין כולם כדי להספיק הכול. לתת לכל משימה את העדיפות המתאימה. השאלה היא איך ניתן להספיק הכול, ועדיין לשמור על מסגרת של מספר סביר של שעות עבודה. לשם כך יש להשחיז היטב את כישורי ניהול הזמן של העובדים ובעיקר של המנהלים.
יש כמה עקרונות שכדאי להטמיע. חלקם נחשבים למיושנים אבל נראה שהם עדיין עובדים:
1. להתחיל את המשימות מוקדם בבוקר
עד לפני פחות מעשור, אמירה זו התייחסה להגעה מוקדם לעבודה. כיום, כאשר כמעט כל עבודה ניתנת לביצוע מרחוק, ניתן להתחיל את יום העבודה מהבית. אנשים שהשתתפו בסקר של Glassdoor אמרו, כי הם מתחילים בביצוע המשימות להם בשעה שש בבוקר, בעת שהם מאוד פרודוקטיביים ומספיקים הרבה מאוד.
ניתן לנצל את שעות הבוקר המוקדמות כדי להגיב להודעות אימייל, לשלוח אימיילים, להתעדכן בחדשות האחרונות הקשורות לתעשייה בה אתם עובדים, ללמוד חומר במסגרת ההדרכה האחרונה שרציתם לקחת אונליין, ולבצע משימות רבות נוספות שאינן קשורות בצורה ישירה לתפקיד אותו אתם מבצעים ושבדרך כלל גוזלות מזמנכם במהלך יום העבודה.
2. רשימת מטלות
רשימת מטלות שניתן לסמן בהן מה כבר בוצע ומה עדיין לא, יכולה לסייע מאוד בטווח הקצר והארוך כאחת. רשימה כזאת מאפשרת מבט מלמעלה על סך תחומי האחריות ולכן מסייעת מאוד לקבל החלטות במהירות, מאפשרת גמישות בחלוקת הזמן ומסייעת להציב לעצמכם סדר עדיפויות.
ניתן לעשות רשימת מטלות לשבוע קדימה או לחודש קדימה. אבל בנוסף חשוב מאוד לעשות רשימת מטלות לאותו יום. ברשימה זו יש לסמן מטלות על פי סדר הדחיפות שלהן, ולהקפיד גם לבצע אותן על פי סדר דחיפות זה. ביצוע זה על פי סדר עדיפויות של מידת דחיפות, מאפשר לארגן את הזמן בצורה יעילה ביותר.
3. סידור מחדש של סדרי העדיפויות והדחיפויות
קבעו לעצמכם זמן מסויים במהלך היום שבו תבחנו מחדש את סדרי העדיפויות והדחיפות של המטלות. מהלך יום העבודה של כל עובד, מהזוטר ביותר ועד לדרגת המנכ"ל, הוא כזה שיש בו שינויים רבים שלעיתים הם דרמטיים.
לעיתים קרובות, כתוצאה משינויים אלה יש קושי רב ללהטט בין כל המשימות. בנוסף, סדרי העדיפויות משתנים לפתע. על כן, יש לעצור בתוך כל השינויים המהירים ולקחת פסק זמן כדי לשנות סדרי עדיפויות ודחיפויות. שינוי זה עשוי לסייע מאוד בארגון הזמן בצורה יעילה.
4. הקצו זמן למנוחה
בתוך כל תחומי האחריות, המשימות שחייבות להתבצע וכל שאר גורמי הלחץ, חשוב מאוד לקחת גם קצת זמן לעצמכם. להקצות זמן למנוחה. זה יאפשר לשמור טוב יותר על הבריאות, על מידת הערנות ועל החיים האישיים. ומה שיותר חשוב – זה יכול למנוע שחיקה הרסנית. אפשר לצאת לריצה של כשעה, או כל פעילות אחרת שמסייעת לנקות את הראש. פסק זמן כזה גם מאפשר לתכנן טוב יותר את המשכו של יום העבודה.
5. לנצל את זמן הנסיעה למקום העבודה
אם אתם נוסעים לעבודה ברכבת או במונית, זמן הנסיעה יכול להיות זמן איכות. בזמן הזה ניתן לבדוק מה קורה עם תכנון מוצר (או כל משימה אחרת שתצטרכו להתמקד בה במהלך היום), לתקשר עם אנשים שחשוב לכם לדבר איתם לצורך משימות שתבצעו באותו יום, וכוד. מגוון רחב של דברים שיש לעשותם בלי קשר למחשב הנייד.
כלומר, יש למקסם את ניצול הזמן שאתם לא ליד השולחן או המחשב. נסיעות ארוכות יכולות לשמש לצורך עבודה מקוונת. נסיעות קצרות יכולות לשמש לפעילויות שהוזכרו בסעיף זה.
6. המשימה המרתיעה ביותר – ראשונה
אם אתם חייבים לבצע באותו יום משימה מאוד מרתיעה, או כזאת שאתם ממש לא רוצים להגיע אליה, כדאי לשקול לבצע אותה ראשונה ולרודי אותה מהשולחן. ברגע שהיא תבוצע ותרד מסדר היום זה יספק לכם הקלה וכל היום ילד בקלות רבה יותר.
במילים אחרות, לעשות את הדברים השנואים עליכם ביותר, בתחילת היום ולהפטר מהם. לא לדחות אותם, משום שככל שדוחים אותם כך הם מקבלים עוצמה משלהם. בין אם זה פגישה עם לקוח מעצבן, שיחה עם המנהל הבכיר יותר שאתם מנסים להימנע ממנה, דו"חות הוצאות או כל משימה מעיקה אחרת.
