מנהל משאבי אנוש המתמודד עם צוות שיש בו חילוקי דעות תכופים, ושחבריו מתקשים להגיע להסכמות, חייב לפעול תחילה כחוקר ניטרלי.
אין לקפוץ למסקנות ואין לבחור צד. יש להתחיל בהכרה בבעיה ובהשפעתה על פרודוקטיביות הצוות.
יש לקיים פגישות עם חברי הצוות באופן אישי כדי לקבל את נקודת המבט שלהם על שורש הסכסוך.
חשוב לשאול אותם שאלות, כמו לדוגמה: מה לדעתך מעכב את יכולתו של הצוות להגיע להסכמות, האם תוכל לתת לי דוגמה ספציפית לחילוקי דעות שהתרחשו לאחרונה וכיצד הם טופלו, וכדומה.
הערכה ראשונית זו מסייעת בזיהוי דפוסים ובעיות בסיסיות, שיכולות לנוע בין התנגשויות אישיות ועד להיעדר הגדרות תפקיד ברורות או ערוצי תקשורת.
חשוב גם לדבר עם ראש הצוות כדי להבין את נקודת המבט וסגנון הניהול שלו.
יישום הכשרה בתקשורת ברורה ופתרון סכסוכים:
לאחר שמנהל משאבי האנוש זיהה את הבעיות המרכזיות, השלב הבא הוא לצייד את הצוות בכלים לפתרון חילוקי הדעות באופן בונה.
יש לקיים מפגשי הכשרה מובנים המתמקדים בתקשורת ופתרון סכסוכים. זה יכול לכלול סדנאות על הקשבה אקטיבית, מתן וקבלת משוב בונה והבנת סגנונות תקשורת שונים.
יש ללמד את הצוות להבחין בין ויכוח בריא לסכסוך לא פרודוקטיבי. יש להדגיש את החשיבות של התמקדות בבעיה, לא באדם.
מגשר מיומן יכול להדריך את הצוות בתרגילים שיעזרו להם לתרגל מיומנויות חדשות אלה בסביבה עם סיכון נמוך.
הנחיית מפגש נורמות צוות:
חילוקי דעות תכופים נובעים לעתים קרובות מציפיות לא מוצהרות או סותרות. מנהל משאבי אנוש יכול לקיים מפגש להנחלת נורמות צוות שבו הקבוצה מחליטה יחד על כללי יסוד לשיתוף פעולה.
זהו תרגיל רב עוצמה שבו הצוות מסכים על אופן עבודתו המשותפת, כולל כיצד יקבלו החלטות, יטפלו בחילוקי דעות ויתנו משוב.
לדוגמה, הם עשויים להסכים על כלל כמו: כאשר איננו מסכימים, נציג את נקודת המבט שלנו באמצעות הצהרות 'אני' ונתמקד בנתונים אובייקטיביים, לא בהנחות.
יצירת נורמות אלה ביחד מאפשרת לחברי הצוות לקחת אחריות על הפתרונות וסביר יותר שיעמדו בהם.
להגדיר בבירור תפקידים ותחומי אחריות:
עמימות לגבי תפקידים ותחומי אחריות היא גורם עיקרי לסכסוך. עובדים עלולים לחלוק על מי אחראי על מה, מה שיוביל לכפילות מאמצים או, גרוע מכך, להתעלמות ממשימות מרכזיות.
על מנהל משאבי האנוש לעבוד עם ראש הצוות כדי ליצור תרשים ברור ומפורט של מי אחראי על מה, מי מייעץ ואיך מקבלים מידע, עבור פרויקטים מרכזיים.
מסמך זה מבהיר מי אחראי לכל משימה, מי אחראי להשלמתה, ועם מי צריך להתייעץ או לקבל מידע.
כלי פשוט אך יעיל זה מבטל בלבול ומספק מסגרת לאחריות, שיכולה להפחית באופן דרסטי חילוקי דעות ולשפר את השלמת המשימות.
טיפול בסוגיות מרכזיות אלו מאפשר למנהל משאבי האנוש להפוך צוות לא מתפקד ליחידה מגובשת ופרודוקטיבית.
