עזיבתם של עובדים את הארגון, בין אם זוטרים, ותיקים, מנהלים או עובדי מפתח, מובילה בהכרח לאובדן ידע ארגוני.
הידע הארגוני אינו נצבר רק באופן שניתן לתעדו ולכן מניעת אבדנו לא יכולה להתבצע רק על ידי נהלי תיעוד.
יש הרבה מאוד ידע שהולך לאיבוד בעת עזיבת עובדים, שהוא ידע סמוי, לרבות ידע שנצבר על ידי ניסיון של עובדים, כללים לא כתובים, קיצורי דרך לפתרון בעיות, קשרים עם לקוחות ועוד.
מדובר בידע שאגור בתודעת העובדים. מניעת אבדן ידע זה היא קריטית להמשכיות עסקית, יעילות וחדשנות.
אחת האסטרטגיות היעילות ביותר היא לטפח תרבות ארגונית חזקה של שיתוף ידע.
זה חורג מעבר לאמירה פשוטה לעובדים לתעד את עבודתם. טיפוח זה של שיתוף ידע כרוך ביצירת סביבת עבודה שבה מעודדים שיתוף תובנות, ואף מתגמלים עבורו והוא משולב כחלק מהעבודה היומיומית השוטפת.
כלים פנים ארגוניים לרבות פלטפורמות שיתופיות הינם חיוניים לאגירת ידע שניתן לתיעוד.
אבל עבור ידע סמוי, יש צורך בשיטות אינטראקטיביות יותר. תוכניות חונכות הן בעלות ערך רב להעברת ידע מעשי.
שילוב עובדים מנוסים עם עובדים חדשים יותר, ותוכניות חפיפה של שילוב עובדים עם עובדים ותיקים יותר שהם מיועדים לרשת בתפקידם, מאפשר העברת ידע אורגנית באמצעות תצפית ישירה, הדרכה ולמידה מעשית.
גישה בלתי פורמלית אך מובנית זו, מסייעת לגשר על הפער בין תהליכים מתועדים לבין יישום בפועל.
זאת ועוד, יש חשיבות עליונה להטמעת תהליכים מובנים של העברת ידע במהלך מעברי עובדים ממחלקה למחלקה או בעת עזיבת עובד.
תהליכים אלה צריכים להיות מיושמים ברגע שהעובד מודיע על רצונו לעזוב.
במקום רק לערוך ראיון עזיבה המתמקד במשוב כללי, על הארגון לתכנן מפגשי איסוף ידע ספציפיים כחלק בלתי נפרד מהחפיפה.
להלן 4 צעדים שיש לשלב במפגשי החפיפה לצורך שימור הידע:
1 תחקירים מפורטים: יש לבקש מעובדים שעוזבים להעביר בחפיפה את כל מה שקשור לתחומי האחריות המרכזיים שלהם, לרבות בפרויקטים מתמשכים, אנשי קשר קריטיים וכל ההליכים הלא מתועדים.
2 מיפוי תהליכים: יש לבצע מיפוי שיתופי של זרימות עבודה ודרך קבלת ההחלטות (של העובד שעוזב) כדי לקבל תובנות ולהמחיש כיצד משימות מבוצעות באמת.
3 מפגשי סיפורי הצלחה וכשלונות: יש לעודד את העובדים שעוזבים לשתף אנקדוטות, אתגרים והצלחות הקשורים לתפקידיהם, שיכולים לספק הקשר יקר ערך ולמידה בלתי פורמלית.
4 הקלטות וידאו: עבור משימות או מערכות מורכבות, יש לבקש מהעובד שעוזב להקליט הדרכות וידאו כדי לשמור ידע חזותי ושמיעתי.
ארגונים צריכים גם להשקיע במערכות ניהול ידע יעילות. מערכות אלה משמשות כמאגרים מרכזיים לכל הידע הארגוני, מה שמאפשר חיפוש קל ונגיש לעובדים הנוכחיים.
מערכת ניהול ידע טובה אינה רק ארון תיוק דיגיטלי. יש לתחזק אותה באופן פעיל, עם מנהלי ידע ייעודיים המוודאים שהמידע מעודכן, רלוונטי ומסווג ביעילות.
ביקורות ידע תקופתיות יכולות לסייע בזיהוי פערים ולהבטיח שמידע קריטי אינו נמצא אך ורק אצל אדם אחד.
ולבסוף, תכנון פרואקטיבי של חפיפה עם עובדים שמיועדים להיות יורשים בתפקיד של עובדי מפתח ומנהלים, הוא עמוד תווך של שימור ידע.
זיהוי תפקידים קריטיים ופיתוח מועמדים פנימיים לאיושם, מאפשרים לארגונים ליזום העברת ידע, זמן רב לפני שעובד עוזב. זה מפחית משמעותית את אובדן הידע, ומעודד צמיחה פנימית וכוח עבודה חסין יותר.
בסיכומו של דבר, מניעת אובדן ידע דורשת גישה רב-גונית המשלבת טכנולוגיה עם אינטראקציה אנושית, ומטפחת תרבות ארגונית שבה ידע נתפס כנכס קולקטיבי, הנאסף, משותף ומתפתח באופן רציף.
