"כולם חושבים שיודעים לקנות כי זה נראה לא מסובך: בסך הכל למרימים טלפון לספק ומזמינים, אבל רכש זה הרבה מעבר לכך, זה תהליך חשוב שמשפיע על עסק הליבה של הארגון", מסביר שרון צרפתי, מנכ"ל ובעלים של RFP- פתרונות מתקדמים לרכש חכם, המספקת פתרונות בעולם הרכש לארגונים בינוניים וגדולים ובנוסף, שירותי השמה של בכירים מתחום הרכש. צרפתי (בן 38, נשוי +1), נמנה בעבר על הצוות הראשוני שהקים את מחלקת הרכש בסלקום, שכיום היא אחת ממחלקות הרכש הגדולות בארץ ומגלגלת כ-3 מיליארד שקל בשנה. אחרי 8 שנים בסלקום עבר לסונול, שם הקים בעצמו מחלקת רכש שגלגלה 400 מיליון שקל בשנה – לא כולל דלק. לאחר שנתיים בסונול פרש והקים את RFP, מאחר וזיהה כי "יחידות הרכש ברוב הארגונים בארץ, הן פחות מקצועיות ופחות מושקעות יחסית ליתר היחידות בארגון".
ראה הראיון מורחב עם שרון צרפתי לאחר הסרטון:
למה ההזנחה הזאת?
שרון צרפתי: מחוסר הבנה את מורכבות התחום. רכש זה מקצוע לא ברור, אין לו מתודולוגיה ברורה, אין תואר אקדמי ברכש, זה מקצוע ערטילאי ובכל ארגון זה נתפס אחרת והוא כפוף למנהל אחר. לרוב מתמקדים בתפקיד שנחשב כתפקידו העיקרי של איש הרכש: ניהול משא ומתן עם ספקים וקנייה. לכן עשויים לבחור לתפקיד איש אגרסיבי, מתוך מחשבה שהוא יצליח לכופף את הספקים ולחסוך כסף לארגון. אבל אגרסיביות אצל מספק שירות פנים ארגוני- שהוא בעצם עיקר תפקידו של הרכש, היא בעייתית. מה גם שאגרסיביות יתר נגד ספקים זה גם לא טוב.
איך אתה רואה את תפקידה של מחלקת הרכש?
שרון צרפתי: רכש היא יחידה שמקיימת יחסי גומלין עם כל היחידות בארגון, נותנת שירות לכל המחלקות ומדווחת להרבה יחידות. תפקיד זה מחייב אותה להיות מאוד שירותית, שיטתית ומקצועית. צריך שהיחידה תיטמע נכון בארגון כדי שתוכל לקיים את כל האינטראקציות עם יתר היחידות על הצד הטוב ביותר. אם המחלקה תהיה מאוד מקצועית אבל תרכוש מוצרים שלא מתאימים למשתמשי הקצה בארגון למשל– היא לא מילאה את תפקידה.
יש ארגונים שבהם רק הרכש אחראי על הקשר עם גורם חיצוני, אם מנהל משאבי אנוש לדוגמה, מעוניין לפנות לחברת השמה לצורך גיוס וסינון מועמדים לעבודה, הוא יקבע את השירותים והסטנדרטים המקצועיים שהא זקוק להם, אבל מחלקת הרכש היא זו שתנהל את המשא ומתן עם חברות ההשמה ותחתום על ההסכם. מכאן החשיבות של קשר טוב ומסודר עם כל יחידות הארגון, כדי שיחידת הרכש תספק לא רק מוצר שיחסוך לארגון כסף – אלא את המוצר שהמחלקה, במקרה זה משאבי אנוש, זקוקה לו. דוגמה נוספת זה אירועי החברה. לרוב האחריות על האירועים היא של משאבי אנוש, אבל מי שמוציא את המכרזים זה הרכש.
מה מספקת RFP?
שרון צרפתי: אנחנו מספקים יעוץ תהליכי. הרבה חברות מעוניינות להקים מערך רכש מהיסוד אבל לא יודעות איך לעשות זאת. אנחנו משמשים חברת ייעוץ, באים לארגון, לומדים אותו ואת יחסי הגומלין עם היחידות האחרות, מספקים תכנית עבודה מוגדרת, שאומרת איך ומה לעשות לצורך תהליך הטמעה נכון של מחלקת הרכש באותו ארגון. במקרה שמחלקת הרכש כבר קיימת, נספק תכנית על מנת לשפר אותה ולהפוך אותה למקצועית.
אנחנו ממצבים את הרכש בארגון כגוף שירותי, שאמור לספק שירותי פנים ארגוני לכל המחלקות. המלצתנו היא למצב את הרכש כיחידה עצמאית ואת מנהל הרכש כמנהל בכיר בחברה, אבל למקם אותו נכון במערכת ההתנהלות הארגונית. צריך להיות ברור שהמחלקות האחרות מספקות את התוכן המקצועי, את הדרישות והצרכים שלהם ואילו הרכש עוסק במתן פתרונות במסגרת אותן דרישות מקצועיות. נקודה זו צריכה להיות ברורה על מנת למנוע סרבול ביורוקראטי ומאבקי אגו בין הרכש למחלקות אחרות.
אתם מלווים את כל תהליך?
שרון צרפתי: לפעמים אנחנו נותנים דוח למנכ"ל והולכים ולפעמים אנחנו מלווים את כל התהליך בארגון עד שהוא מושרש. אנחנו מציעים גם את מודל הרכש במיקור חוץ, שמוכר כיום כ-BPO (Business Process Outsourcing). מדובר בניהול תהליכי מיקור חוץ. להביא את הידע המקצועי, לנהל את התהליך באופן מלא ולקחת אחריות על ההתנהלות בפועל. לנהל רכש ב-BPO זה אומר להיות כפופים לסמנכ"ל כספים או סמנכ"ל תפעול בארגון ולנהל עבורו את כל תהליך הרכש. אנחנו מביאים מתודולוגיות מתקדמות, עוסקים בתמחור, ניהול משא ומתן, הסכמים ועוד. הכל עובר דרכינו והמנגנון שאנו יוצרים מבטיח לאותו מנהל בארגון שקט תעשייתי. בנוסף, אנחנו בונים יעדים שמתאימים ספציפית לארגון מבחינת כמות הרכש, מספר ההסכמים, הרווח והחיסכון ועוד, ונמדדים לפי עמידתנו ביעדים. אנחנו מתוגמלים לפי הצלחה ולא לפי כמות עובדים. זה הבדל גדול ביחס למיקור חוץ פשוט.
אתה בעצם מתפקד כמנהל הרכש של החברה…
שרון צרפתי: כן, במודל הזה מנהל הרכש הוא בעצם אני, RFP. זה דומה למצב שחברת יחסי ציבור מספקת לארגון מסוים יעוץ תקשורתי וגם מתפקדת כדובר החברה לכל דבר ודבר. עד היום הייתה מחשבה מסורתית שמנהל רכש חייב להיות איש החברה, אבל חברות רבות הבינו שאין ערך מוסף במנהל רכש משל עצמם, מה גם שלא קל למדוד את התפוקה ואת דרגת ההצלחה של מנהל רכש כזה. לעומת זאת, אנחנו נמדדים על פי עמידתנו ביעדים ברורים. יש חברות שמוציאות החוצה חלק מהרכש ואנחנו מנהלים רק את אותו חלק, אם זה הרכש המכאני או הכללי, בהתאם לצרכים של אותה חברה.
איך הגעתם לשירותי השמה לאנשי רכש?
שרון צרפתי: זה לא עסק הליבה של החברה אבל היות ואנחנו עובדים עם הרבה ארגונים בתחום, יש לנו קשרים רבים וכל הזמן נמצאים בתהליכי גיוס של אנשי רכש לפרויקטים שלנו, אז נותנים גם שירות של השמה בתחום. לעיתים חברות פונות אלינו בבקשות, לעיתים מנהלי רכש פונים אלינו ולעיתים אנחנו פונים אליהם כשמזדמן תפקיד שיכול לתאים למישהו, אז בודקים אתו עד כמה הוא מרוצה בתפקידו הנוכחי…
זה שונה מהשמה בתחומים אחרים?
שרון צרפתי: זה אחד המקצועות הקשים ביותר להשמה וזה מתחיל, כפי שציינתי קודם, בבעיית ההכשרה. יש תואר בלוגיסטיקה של אוניברסיטת בר אילן אבל זה תואר כללי. אין הכשרה פורמאלית למנהלי רכש והיות שבכל ארגון זה מתנהל אחרת, הצלחה כמנהל רכש בארגון אחד לא מבטיח הצלחה בארגון אחר. בגלל התפיסה המסורתית שהרכש הוא לא יחידה חשובה, נוצר מצב בארץ שמנהלי רכש התגלגלו לתפקידם ונשארו בו שנים רבות בלי שאף פעם הוכשרו לתחום באופן מתודולוגי. לעיתים נוצר מצב שאותם מנהלים גוררים טעות מסוימת לאורך שנים וכשהם באים לארגון אחר זה פתאום לא עובד.
איך מנהלי משאבי אנוש מגייסים אנשי רכש?
שרון צרפתי: מנהלי משאבי אנוש מתקשים לאכול אותם. יש סדרה של כישורים שמנהל רכש אמור שלוט בהם אבל קשה מאוד לבדוק אותם. הם יכולים לחפש מישהו עם ניסיון במו"מ ובקנייה, אבל איך בודקים יכולת לניהול משא ומתן?
מה הכישורים שמנהל משאבי אנוש צריך לחפש אצל מנהל רכש?
שרון צרפתי: מנהל רכש צריך להיות איש שירות מדרגה ראשונה כי זה גוף שירותי. צריך לדעת להבדיל בין עיקר לטפל, לדעת לא להשקיע יותר מדי זמן ואנרגיה ברכישות קטנות, כמו טלפונים ניידים לעובדים למשל, כדי שזה לא יבוא על חשבון הרכישות הגדולות – כי שם החברה עשויה להפסיד מיליונים לעומת רווח לא משמעותי ברכישת הטלפונים. איש רכש זקוק גם ליכולת טכנולוגית גבוהה, כי כמעט כל דבר היום קשור לטכנולוגיה. בנוסף, צריך להתמצא במתודולוגיות, לדעת ולהבין איך תהליכים עובדים. לבסוף, ואנחנו אכן ממקמים את התכונה הזו בסוף: איש רכש צריך יכולת ניהול משא ומתן. זה כלי חשוב שאנחנו לא מזלזלים בו, אבל מבחינתנו הוא זקוק לכלים אחרים חשובים לא פחות.
