שיחות קשות עם עובדים דורשות הכנה יסודית מצד מנהל משאבי האנוש כדי להשיג תוצאות חיוביות.
היכולת להשיג תוצאות חיוביות בשיחות הקשות שיש לערוך עם עובדים מהווה תחום אחריות בסיסי של מנהלי משאבי אנוש
יש פרקטיקות שניתן לנקוט בהן בשיחות אלה עם העובדים, שמספקות מענה יעיל לאתגרים במקום העבודה ובה בעת מחזקות את האמון של העובדים בהנהלה ואת התקשורת בתוך הארגון.
בין אותן שיחות קשות מתייחסות לביצועים לקויים של העובד, לסכסוכים בין עובדים במקום העבודה או אף להפרות של מדיניות החברה, הן דורשות ממנהל משאבי האנוש הכנה קפדנית מראש, כדי להבטיח שהשיחות יהיו פרודוקטיביות ומקצועיות.
להלן 3 טיפים מרכזיים שמנהלי משאבי אנוש צריכים לזכור כאשר הם מתכוננים לשיחה קשה עם עובד:
1 לברר ולאסוף את כל העובדות לפני השיחה:
לפני תחילת שיחה חיוני לאסוף ולאמת את כל המידע הרלוונטי. הסתמכות על נתונים לא מלאים או לא מדויקים עלולה להוביל לאי הבנות ולהחליש את האמינות של מנהל משאבי האנוש.
איך יש להתכונן לכך: יש לעיין בתיעוד, לרבות דו"חות ביצועים, רישומי נוכחות או תלונות בכתב.
במקרים בהם ניתן לדבר עם עובדים או מנהלים אחרים כדי להשיג הקשר נוסף, יש לעשות זאת, תוך שמירה על סודיות ועל הפרטיות של העובד.
יש לארגן את הממצאים בדוגמאות ברורות וספציפיות כדי לתמוך בנקודות שמנהל משאבי האנוש מעלה.
כאשר בידיו של מנהל משאבי האנוש יש את כל העובדות, יש ודאות שהשיחה תהיה מבוססת על אובייקטיביות, הפחתת צורך של העובד לבתגונן והגדלת הסבירות לדיאלוג בונה.
2 לבדוק תחילה את הרגשות של מנהל משאבי האנוש:
המצב הרגשי של מנהל משאבי האנוש יכול להשפיע באופן משמעותי על הטון והתוצאה של שיחה קשה.
לכן עליו להקדיש זמן לשקף את הרגשות וההטיות שלו. זה מסייע למנהל משאבי האנוש לגשת לדיון בבהירות ובמקצועיות.
איך יש להתכונן לכך: על מנהל משאבי האנוש לזהות כל תסכול או הטיות אישיות שיש לו ולהניח אותם בצד.
כמו כן עליו לתרגל הישארות במצב רגוע ונייטרלי, גם אם העובד מגיב רגשית. על מנהל משאבי האנוש להזכיר לעצמו את מטרת השיחה: לטפל בבעיה ולפעול לקראת פתרון.
ההכנה הרגשית מסייעת למנהל משאבי האנוש לשמור על שליטה בשיחה ומבטיחה שהיא תישאר ממוקדת ומכבדת.
3 על מנהל משאבי האנוש להיות ספציפי לגבי בעיות והחלטות:
אמירות מעורפלות או כלליות מדי עלולות לבלבל את העובדים (נשואי השיחה הקשה) ולא להוביל לשינוי משמעותי. תיאור ברור של הנושא והתוצאה הרצויה הוא קריטי לשיחה מוצלחת.
איך יש להתכונן לכך: על מנהל משאבי האנוש להגדיר את ההתנהגויות או התקריות הספציפיות שיש לטפל בהן.
כמו כן יש להסביר לעובד את ההשפעה של נושאים אלו על הצוות או הארגון. כמו כן יש לתאר שלבים מעשיים לשיפור ולהציע תמיכה, כגון הדרכה.
הספציפיות מספקת בהירות ומבטיחה שהעובד מבין את הבעיה וגם את הדרך קדימה, ומטפחת אחריות ושיתוף פעולה.
לחלק א': 5 צעדים מעשיים לניהול שיחות קשות עם עובדים ביעילות ובמקצועיות
לחלק ב': 5 הסוגים הנפוצים ביותר של שיחות קשות עם עובדים