מנהלי משאבי אנוש נתפסים לעיתים קרובות על ידי העובדים (ולפעמים גם על ידי המנהלים) כגורם אוכף נוקשה של ההוראות לעובדים. מעין משטרת הכללים של העולם התאגידי.
עם זאת, מנהל משאבי אנוש יעיל יודע שכל 'מדריך' כלומר סט כלים והנחיות, הוא למעשה המפה, לא השטח עצמו.
יש מקרים שבהם הקפדה קפדנית על מדיניות גורמת יותר נזק מתועלת, ויש מקרים אחרים בהם שבהם סטייה יוצרת תקדים רעיל, אפילו בלתי חוקי.
מתי כיפוף הכללים מוצדק:
ההצדקה העיקרית לסטייה מכללים קבועים היא מורכבות אנושית. אחרי הכול, החיים האמיתיים, הרבה פעמים לא מתאימים לרשימה מפורטת של מדיניות ארגונית.
חמלה קיצונית ומשבר: אם מדיניות אבל מאפשרת רק שבוע של ימי חופש, אבל העובד המתאבל מאבד ילד או בן\בת זוג, התעקשות על חזרת העובד מייד לאחר שבוע האבל מסכנת את מנהל משאבי האנוש בשבירת רוח העובד ובמורל הצוות.
במקרה כזה, לדוגמה, כיפוף הכללים כדי להציע חופשה מורחבת או עבודה גמישה הינו מוצדק, משום שמנהל משאבי האנוש מעדיף רווחה נפשית ונאמנות לטווח ארוך על פני בירוקרטיה לטווח קצר.
מצב חירום של פער כישרונות: שווקים נעים לעיתים קרובות מהר יותר מעדכונים פנימיים.
אם ארגון זקוק למומחה נישה ספציפי כדי לשרוד, אבל הכללים הפנימיים של רצועת השכר (טווחי השכר) הם מיושנים, מנהל משאבי האנוש עשוי להצדיק סטייה מהכלל כדי לוודא שניתן לגייס את הכישרון הזה.
במקרה זה, הישרדות עסקי הארגון גוברת על הרצון המנהלי לשוויון שכר מושלם.
תיקון מערכות שבורות: לפעמים יש כללים שהם פשוט מיושנים או לא יעילים, כמו למשל, מדיניות שמפלה בטעות כיסויי ראש דתיים או תרבותיים.
סטייה מהכלל תוך כדי עבודה, בו זמנית לשינויו של כלל כזה היא סוג של אבולוציה ארגונית הכרחית.
באילו מקרים הסטייה מהכללים אינה מוצדקת:
סטייה מהכללים הופכת למסוכנת כאשר היא מונעת על ידי הטיה, נוחות או פחד, ולא על ידי עקרון חיובי.
התעלמות מעבירה של טלנט בעל ביצועים גבוהים: זוהי הסטייה הלא מוצדקת הנפוצה ביותר.
אם איש מכירות בכיר או מנהל מפר קוד התנהגות, כמו למשל הטרדה או בריונות, ומנהל משאבי האנוש מעלים עין משום שהמטריד או הבריון הוא יצרן הכנסות, מנהל משאבי האנוש נכשל.
זה יוצר תרבות שבמסגרתה יש אנשים שלא ניתן לגעת בהם. מצב זה שוחק את האמון וחושף את החברה לאחריות משפטית עצומה.
חוסר עקביות והעדפת מקורבים: כיפוף כלל עבודה מרחוק עבור חבר אישי במשרד, תוך מניעתו מעובד אחר בעל כישורים שווים, הוא מסלול מהיר לתביעת אפליה.
ברגע שכלל מכופף על סמך אישיות ולא על סמך נסיבות, הוא מפסיק להיות כלל.
עקיפת מנדטים משפטיים: כל פתרון עוקף דיני עבודה המפר את דיני העבודה, כמו למשל דילוג על הכשרת בטיחות חובה או סיווג שגוי של עובד כדי לחסוך בזכויות, לעולם אינו מוצדק. כללים אלה אינם רק העדפה של חברה כזאת או אחרת אלא הם דרישות משפטיות.
בסיכומו של דבר, סטייה מוצדקת מהכללים צריכה להתבצע בצורה שקופה, מתועדת ומבוססת על אמפתיה או צורך ארגוני דחוף.
סטייה לא מוצדקת מהכללים נעשית בדרך כלל בחשאי. היא מוטה או מונעת על ידי הימנעות מקונפליקט.
מנהלי משאבי אנוש חייבים לזכור שבעוד שכללים מבטיחים שוויון, גמישות מבטיחה אנושיות. המטרה אינה להיות רובוט, אלא פוסק הוגן לגבי אזורים אפורים.
