דחיינות של עובדים היא הרגל של דחיית ביצוע משימות, למרות ההבנה מהן ההשלכות השליליות של דחייה זו, ובאיזו מידה היא יכולה לפגוע בפרודוקטיביות ולהשפיע לרעה על ביצועי החברה.
מנהלי משאבי האנוש שחלק נכבד מהמשימות שלהם הוא בהגברת יעילות הארגון והפרודוקטיביות, נמצאים בעמדה ייחודית להתמודדות עם אתגר זה.
הבנת הגורמים הבסיסיים לדחיינות של עובדים ויישום אסטרטגיות ממוקדות מאפשרים למנהלי משאבי האנוש לטפח כוח עבודה פרואקטיבי ופרודוקטיבי יותר.
ראשית, מנהלי משאבי האנוש יכולים למלא תפקיד מכריע בזיהוי הסיבות הבסיסיות לדחיינות של עובדים ספציפיים.
לשם כך נדרש טיפוח ערוצי תקשורת פתוחים ויצירת מרחב בטוח לעובדים להביע את חששותיהם.
להלן 3 דברים בסיסיים שעל מנהל משאבי האנוש לבדוק כדי להבין את שורש בעיית הדחיינות של העובדים ולהתמודד איתה:
1 האם מדובר בחוסר בהירות בציפיות מהעובדים לגבי המשימות.
2 האם העובדים חשים שהם טובעים בעבודה בגלל עומס גדול מדי.
3 האם יש בקרב העובדים פחד מפני כישלון או פרפקציוניזם שמשתקים אותם.
ניתן לבדוק את התשובות לשאלות אלה באמצעות סקרים, פגישות אישיות ומנגנוני משוב. כלומר, יש לאסוף תובנות חשובות לגבי הגורמים הספציפיים לדחיינות בתוך החברה.
לאחר הבנת הגורמים התורמים לדחיינות, על מנהלי משאבי אנוש לשתף פעולה עם המנהלים המקצועיים כדי ליישם מסגרות ברורות יותר לקביעת יעדים למיגור הדחיינות.
להלן 6 אסטרטגיות שמאפשרות להתמודדות עם דחיינות של עובדים:
1 פירוק למשימות קטנות הניתנות לניהול:
ניתן להעצים את העובדים לפרק משימות גדולות לשלבים ניתנים לניהול, על ידי הכשרתם להשיג יעדים ספציפיים, מדידים, ניתנים להשגה, רלוונטיים, ומוגבלים בזמן.
השגת יעדים כאלה יכולה להפחית תחושות של עומס היתר בעבודה.
2 הבנת העובדים את חשיבות המשימות:
יש לוודא שהעובדים מבינים את מטרת המשימות שלהם, למה הם מבצעים אותן ואיך ביצוע משימות אלה תואם את היעדים הכוללים של החברה.
הבנה זו יכולה להגביר את המוטיבציה של העובדים ואת ותחושת המטרה שלהם, ובכך להפחית את הדחיינות.
3 קידום ניהול זמן יעיל ומיומנויות:
מנהלי משאבי האנוש יכולים ליזום סדנאות ולספק משאבים לטכניקות כמו למשל טכניקה לקביעת זמן שבו העובד יתמקד במשימה מסוימת ללא הפרעות או הסחות דעת.
ניתן גם לצייד את העובדים בכלים מעשיים לניהול עומס העבודה והדדליינים שלהם, כדי להפחית משמעותית דחיינות הנובעת מתכנון לקוי וחוסר שליטה.
4 תרבות ארגונית של אחריות ומשוב בזמן:
יישום בדיקות התקדמות סדירות ומתן משוב בונה, מהווים חיזוק חיובי להשלמת המשימות בזמן.
בנוסף, הדרכת העובדים להתגברות על מכשולים, יכולה לעזור לעובדים להישאר במסלול.
זיהוי השלמת משימות בזמן וחגיגתה, יכולים ליצור תמריץ להתנהגות פרואקטיבית בביטול דחיינות.
5 ניהול מתחים ורווחה נפשית:
יש חשיבות עליונה להתייחסות מנהלי משאבי האנוש לגורמים פסיכולוגיים.
מנהלי משאבי האנוש יכולים להקל על העובדים את הגישה למשאבים המקדמים וליישם ניהול מתחים ורווחה נפשית.
רמות מתח גבוהות ושחיקה עלולות לעיתים קרובות להוביל לנטייה לדחיינות.
ניתן להציע לעובדים סדנאות בנושא מיינדפולנס, חוסן נפשי ואיזון בין עבודה לחיים אישיים כדי לצייד אותם במנגנוני התמודדות לניהול לחץ ולהפחתת הסבירות לדחיינות כתגובה ללחץ.
6 קידום סביבת עבודה תומכת ושיתופית:
יש לעודד את העובדים לתמוך בעמיתיהם. זה יכול ליצור תחושת אחריות משותפת ולהפחית תחושות בידוד של עובדים שלעיתים יכולות לתרום לדחיינות.
יש להכשיר את המנהלים המקצועיים לזהות סימנים של עובדים שמתקשים ולהציע להם סיוע או להתאים את עומסי העבודה בעת הצורך.
טיפוח תרבות ארגונית שבה מעודדים חיפוש וקבלת עזרה ושיתוף פעולה, מאפשר למנהלי משאבי האנוש ליצור רשת תמיכה המסייעת לעובדים להתגבר על הדחף לדחות את ביצוע המשימות.
בסיכומו של דבר, התגברות על דחיינות של עובדים דורשת גישה רב-גונית.
התמקדות בזיהוי הגורמים העיקריים לדחיינות, יישום מסגרות ברורות, קידום מיומנויות יעילות, טיפוח תחושת אחריות אישית, טיפול ברווחה פסיכולוגית וקידום תרבות ארגונית תומכת, מאפשרים למנהלי משאבי אנוש להתמודד ביעילות עם בזבוז הזמן שנגרם כתוצאה מדחיינות ולטפח כוח עבודה פרואקטיבי, פרודוקטיבי ובסופו של דבר מצליח יותר.
