לא אחת קורה שצוותים מתפרקים בגלל עזיבה או פיטורים של חלק מהעובדים. כאשר כמה עובדים עוזבים או מפוטרים בתוך פרק זמן קצר יחסית, הצוותים נותרים חסרים ולעיתים מתפרקים.
במקרה כזה, מוטלת על המנהלים ובעיקר על מנהלי משאבי האנוש, להקים צוות חדש שחבריו מגיעים מאותם צוותים שהתפרקו.
כאשר יוצרים צוות חדש משרידי צוותים מפורקים, במיוחד לאחר עזיבות או פיטורים של עובדים, המנהל הישיר מתמודד עם אתגר ייחודי של מיזוג של כמה תרבויות ארגונית (היחודיות לכל צוות) ומורל שעלול להיות פגוע.
כדי להצליח בכך, יש להכיר בעבר, תוך בניית עתיד משותף, לקבוע נורמות חדשות וציפיות ברורות, ולטפח ביטחון פסיכולוגי ותמיכה הדדית.
להלן 3 כללים שמאפשרים ליצור צוות מגובש ובעל ביצועים גבוהים, מעובדים מכמה צוותים שהתפרקו:
1 להכיר בעבר ולבנות עתיד משותף:
הצעד המכריע הראשון הוא להכיר בחוויות הצוות הקודמות של העובדים, במיוחד בנסיבות פירוק הצוותים הקודמים שלהם.
התעלמות או ביטול עברם עלולים להוליד טינה. יש לערוך פגישה ראשונית שבה חברי הצוות יכולים לשתף בקצרה את חוויותיהם, את נקודות החוזק של הצוותים הקודמים שלהם, ואולי אף לקחים שנלמדו מהאתגרים שעמדו בפניהם.
לא מדובר בהתעכבות על השלילי, אלא באימות ההיסטוריה שלהם וההשפעה הרגשית של השינוי.
לאחר ההכרה בעבר, יש לעבור מיד לבניית עתיד חדש ומשותף. יש לנסח בבירור את מטרת הצוות החדש, את משימתו, את ההזדמנויות והאתגרים שעומדים בפניו.
יש להדגיש שזוהי התחלה חדשה, והזדמנות למנף חוויות מגוונות לתוצאה קולקטיבית משופרת.
יש לערב את הצוות בהגדרת החזון החדש, לטפח תחושת אחריות ומטרה קולקטיבית מהיום הראשון.
מטרה משותפת זו פועלת ככוח מאחד רב עוצמה, המפנה את הנאמנויות האישיות מצוותים קודמים לקולקטיב החדש.
2 לקבוע נורמות חדשות וציפיות ברורות:
כאשר עובדים מגיעים מצוותים שונים, הם מביאים איתם סגנונות עבודה שונים, הרגלי תקשורת וכללים לא כתובים.
כדי למנוע חיכוכים ואי הבנות, על המנהל הישיר לקבוע באופן יזום מערך ברור של נורמות וציפיות חדשות לצוות, הכוללות:
פרוטוקולי תקשורת: איך יתקבלו החלטות, מהם ערוצי התקשורת המועדפים, לדוגמה אימיילים, ווטסאפ, פגישות, ובאיזו תדירות ייפגש הצוות.
הנחיות לשיתוף פעולה: איך יחולקו המשימות, איך ייפתרו סכסוכים, ומהו התהליך למתן משוב.
סטנדרטים לביצועים: איך נראית הצלחה עבור הצוות החדש, מהם מדדי הביצועים המרכזיים.
יצירת נורמות אלו ביחד עם הצוות, הינה מועילה ביותר, משום שהיא מאפשרת לכל אחד מהעובדים בצוות לתרום את רעיונותיו והעדפותיו.
גישה שיתופית זו מבטיחה הסכמה ומחויבות משותפת לדרך העבודה החדשה. תיעוד נורמות אלו ובחינתן מחדש מעת לעת, מסייעים בחיזוק התנהגויות רצויות בטיפול בכל בעיה שמתעוררת.
ציפיות ברורות מפחיתות עמימות ומספקות מסגרת איתנה לשיתוף פעולה יעיל.
3 טיפוח ביטחון פסיכולוגי ותמיכה הדדית:
המטרה הסופית היא ליצור סביבה שבה כל חבר צוות מרגיש בטוח, ושמכבדים אותו ותומכים בו.
זה חיוני במיוחד עבור צוות שזה עתה הוקם, מכיוון שהעובדים עשויים להסס להשתתף באופן מלא או לבטוח בעמיתים חדשים.
מנהלים חייבים לטפח באופן פעיל ביטחון פסיכולוגי. כלומר, לאפשר לחברי הצוות להרגיש בנוח לקחת סיכונים, לשאול 'שאלות טיפשיות', להודות בטעויות ולדבר ללא חשש ממבוכה או עונש.
להלן 4 דרכים לעודד תמיכה הדדית בין חברי הצוות:
1 לקדם הכשרה הדדית:
יש לעודד את העובדים בצוות לשתף את כישוריהם ואת הידע הייחודי שלהם, כדי להפוך את הצוות לעמיד יותר.
2 לחגוג הצלחות קולקטיביות:
יש להדגיש איך תרומות אישיות הובילו להישגי צוות, וחיזקו את ערך שיתוף הפעולה.
3 להקל על אינטראקציות בלתי פורמליות:
יש לעודד פעילויות גיבוש צוות, אפילו וירטואליות, כדי לעזור לחברים להכיר זה את זה ברמה האישית.
4 לתת דוגמה אישית:
מנהלים שמראים שאין להם את כל התשובות יכולים לעודד אחרים לעשות את אותו הדבר, ולטפח אווירה פתוחה ותומכת יותר.
בסיכומו של דבר, התמקדות בשלושת הכללים הללו, מאפשרת למנהל להפוך אוסף של עובדים מצוותים מפורקים ליחידה מגובשת, שיתופית ובעלת ביצועים גבוהים.
