מנהל משאבי אנוש חדש שזה עתה נכנס לתפקידו, חייב להבין כבר בתחילת התפקיד את חמשת היסודות החשובים ביותר של תפקיד ניהול משאבי אנוש: ניתוח, הגדרה, סקירה, יישום ופתרון.
יסודות אלה, שמהווים את עמודי התווך של תפקיד ניהול משאבי האנוש, מספקים למנהל משאבי האנוש גישה מובנית וסיסטמטית להתמודדות עם בעיות ולקידום שיפור בארגון.
יסודות אלה ניתנים ליישום במגוון רחב של אתגרים, החל מאופטימיזציה של תהליכי משאבי אנוש ועד לטיפול בירידה בשביעות רצון העובדים.
להלן פירוט 5 היסודות בבסיס תפקידו של מנהל משאבי האנוש:
1 ניתוח:
השלב הראשון הוא ניתוח הבעיה. שלב זה עוסק באיסוף כל הנתונים הדרושים כדי להבין את הבעיה במלואה.
הוא כרוך בביצוע חקירה יסודית כדי לזהות את שורש הבעיה, ולא רק את התסמינים. לדוגמה, אם יש עזיבה של עובדים, ניתוח נכון יהיה מעבר לציון מספר העובדים בלבד.
יש לחקור משוב עובדים, מגמות שכר והטבות בענף, אסטרטגיות של חברות אחרות בענף לגבי ניהול משאבי אנוש, מדיניות קידום, תהליכי ניוד פנימיים ועוד, כדי לאתר את הסיבות המדויקות לעזיבה.
כלים כמו ניתוח נתונים וראיונות עם עובדים הם קריטיים בשלב זה. ניתוח מעמיק מונע בזבוז מאמצים על פתרונות שאינם מטפלים בבעיית הליבה.
2 הגדרות:
לאחר איסוף הנתונים, השלב הבא הוא הגדרת הבעיה בצורה ברורה ותמציתית.
משמעות הדבר היא הצהרת בעיה רשמית שהיא ספציפית, מדידה, ניתנת להשגה, רלוונטית ומוגבלת בזמן.
לבעיה מוגדרת היטב יש גבולות ברורים ומטרה מוסכמת. לדוגמה, במקום לשפר את שימור העובדים, הגדרה יעילה יותר תהיה: להגביר את אחוזי שימור העובדים ולהקטין את אחוזי התחלופה ברבעון הרביעי ב-45 אחוזים על ידי יישום אסטרטגיית שימור חדשה.
הגדרת הבעיה בצורה נכונה מבטיחה שלכל אחד בצוות משאבי האנוש תהיה הבנה משותפת של מה שצריך לפתור ואיך נראית הצלחה.
3 סקירה:
שלב הסקירה הוא המקום שבו צוות משאבי האנוש מבצע סיעור מוחות ומעריך פתרונות פוטנציאליים.
זה לא אמור להיות אימוץ הרעיון הראשון שעולה, אלא זוהי הערכה ביקורתית של אפשרויות שונות.
על צוות משאבי האנוש לשקול את ההיתכנות, העלות, ההשפעה הפוטנציאלית והסיכונים של כל פתרון מוצע.
שלב זה כרוך לעיתים קרובות ביצירת רשימות של יתרונות וחסרונות, הרצת סימולציות או ביצוע סקרי שביעות רצון.
סקירה יסודית מבטיחה שהפתרון שנבחר הוא היעיל והאפקטיבי ביותר עבור הבעיה הנדונה, ומונע הקצאת משאבים לאסטרטגיה שסביר להניח שלא תצליח.
4 יישום:
כשיש תוכנית מוגדרת היטב ולאחר סקירה קפדנית שלה, צוות משאבי אנוש יכול כעת ליישם את הפתרון.
זהו שלב הפעולה שבו התוכנית יוצאת לפועל. חשוב שתהיה תוכנית יישום ברורה עם תחומי אחריות מוגדרים לכל עובד בצוות משאבי אנוש, לוחות זמנים וכל המשאבים הנחוצים.
תקשורת היא המפתח בשלב זה, כדי לעדכן את כל המנהלים ובעלי תפקידי המפתח בארגון בהתקדמות, ולעמוד בכל אתגר בלתי צפוי שעולה. יישום נכון מבטיח שהפתרון יבוצע בצורה נכונה ויעילה.
5 פתרון:
השלב האחרון הוא לפתור את הבעיה ולמדוד את התוצאות. מדובר במעקב אחר התוצאות של הפתרון המיושם, כדי לראות אם הוא אכן טיפל ביעילות בבעיה הראשונית.
זה כרוך באיסוף וניתוח נתונים חדשים כדי להשוות אותם לנתוני הבסיס שנאספו בשלב הניתוח הראשוני.
אם התוצאות עומדות ביעדים שהוגדרו או אף עולות עליהן, הבעיה נחשבת כפתורה.
אם לא, ניתן לחזור על התהליך, והצוות יכול להתחיל מחדש בשלב הניתוח או ההגדרה כדי לחדד את גישתו. שלב הפתרון מספק לקחים חשובים לאתגרים עתידיים.
