עבודה מרחוק הופכת להיות יותר ויותר פופולרית, ומנהלים רבים כחלק מתפקידם מנהלים עובדים מרחוק. לעתים, המנהלים עצמם עובדים מרחוק, מה שהופך את הניהול למורכב אף יותר. כשמנהלים מובילים אנשים שהם אינם רואים פנים אל פנים מדי יום, זה מצריך מיומנויות שונות במקצת. כאשר עובדים באזורי זמן שונים, במדינות שונות, וכולם מתקשרים מבעד למסכים שלהם, התקשורת הופכת להיות אפילו יותר חשובה.
כדי ללמד ולהכשיר מנהלים לנהל מרחוק, יש לבצע תכנית הדרכה ייעודית לכך שתכלול את כל מרכיבי הניהול "הרגילים" לצד אתגרי המרחק והתקשורת שאינה "Face to Face".
מה צריכים ללמוד מנהלים מרחוק?
תקשורת פרואקטיבית
אחד התחומים השימושיים ביותר באימון מנהיגות מרחוק הוא שיטות תקשורת פרואקטיביות בקרב צוותים ועמיתים.
"יוזם תקשורת" לוקח את היוזמה לתקשר, כאשר רעיון, שאלה או אתגר עולה, ואינו מחכה לזימון לפגישה מסודרת . הוא יודע בדיוק מתי יש ליצור קשר בדחיפות עם העובדים ומתי ניתן להמתין לזימון מפגש. הדבר יכול לעזור לפתח תהליך ניהול שקוף ופתוח יותר, כמו גם לבנות אמון למנוע בעיות.
הרבה יותר קשה למנהיג מרוחק לנהל צוות, לעומת מנהיג שמנהל צוות באופן אישי. כדי לנהל צוות ממיקום מרוחק, יש לעשות מאמץ חזק לשמור על קשר עם העובדים.
מנהיגים יכולים לתקשר באופן פרואקטיבי על ידי קיום פגישות קבועות עם צוותים ועם יחידים באופן ספציפי, כדי לענות על שאלות ולסייע בפתרון בעיות (לא רק לצורך עדכונים). יש להגדיר הנחיות ברורות כך שכל חברי הצוות ידעו באיזו שיטת תקשורת – דוא"ל, טלפון, הודעות טקסט, שיחות וידאו כנס וכד', ישתמשו בנסיבות מסוימות. לדוגמה, שיחות אישיות או מידע אישי, לא מומלץ לעשות באמצעות אימיילים או הודעות טקסט, אלא בשיחת ווידאו.
מנהיגים מרחוק צריכים גם ללמוד לתקשר את הסיבה לעבודה על פרויקטים חשובים, ולא רק "מתי" ו"איך" לעבוד עליהם.
העברת תרבות החברה
אימון נוסף בתחום הניהול מרחוק, נוגע להעברת תרבות החברה ע"י המנהל לעובדים המרוחקים. יצירת תרבות המטפחת מנהיגות אמיתית היא קשה מספיק כאשר אתה נמצא באותו המשרד עם העובדים שלך, זה קשה הרבה יותר כאשר הם רחוקים.
קשה מאוד להעביר את הפעילויות החברתיות וימי הגיבוש לסביבה הווירטואלית, אך באמצעות הטכנולוגיה המתקדמת של היום, זה לא בלתי אפשרי. ניתן להכניס מצלמת וידאו לכל אירוע, ולבקש מהעובדים מרחוק "להיות נוכחים" באירוע, מהמחשב שלהם.
פגישות פנים אל פנים
גם אם זה פעם בחודש או פע ברבעון, חשוב להיפגש עם העובדים פגישות פנים אל פנים. מנהיגים מרחוק צריכים לעלות על מטוס ולפגוש את העובדים שלהם באופן קבוע, אחת לתקופה. למרות הטכנולוגיה המתקדמת, אין תחליף לפגישה אישית, בלתי אמצעית, אחד על אחד.
בדרך זו, מנהלים יוכלו לתקשר עם חברי צוות שלהם באופן אישי ולחוש את מצבם. בנוסף לכך, מנהיגים מרחוק צריכים להשתמש בכנסים משותפים כדי להיפגש עם עובדיהם, ולפנות לפגישות הללו זמן ייעודי.
